Purchase to Pay

Purchase to Pay (kurz P2P, teils auch Procure to Pay) beschreibt einen Prozess im Unternehmen, der beim Einkauf von Waren beginnt und mit dem Ausgleich der Lieferantenrechnung endet. Die zutreffendste deutsche Übersetzung ist „von der Beschaffung bis zur Bezahlung“.

Aufbau und Einzelschritte

Der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst zahlreiche Einzelschritte und betrifft neben den Bedarfsträgern insbesondere den Einkauf, die Lagerlogistik und die Buchhaltung. Im Vordergrund der einzelnen Vorgänge stehen der Datenaustausch zwischen dem einkaufenden Unternehmen und dem Lieferanten. Zudem enthält P2P in der Regel mehrere interne Prüf- und Freigabeschritte.

Im Allgemeinen kann der Purchase-to-Pay-Prozess wie folgt skizziert werden:

  • Schritt 1: Erstellen einer Bedarfsmeldung durch den Bedarfsträger
  • Schritt 2: Prüfung und Freigabe der Bedarfsmeldung
  • Schritt 3: Bestellung bei Lieferanten
  • Schritt 4: Bestellbestätigung (Auftragsbestätigung) vom Lieferanten erhalten
  • Schritt 5: Wareneingang mit Bezug zur Bestellung buchen
  • Schritt 6: Rechnung empfangen und erfassen (unterschiedliche Formate)
  • Schritt 7: Abgleich von Rechnung und Bestellung
  • Schritt 8: Freigabe der Rechnung
  • Schritt 9: Zahlung

Bedeutung in der betrieblichen Praxis

Der vorherige Abschnitt zeigt, dass Purchase to Pay ein durchaus komplexer Prozess ist, an dem viele Organisationseinheiten und Mitarbeiter beteiligt sein können. Werden sämtliche Schritte manuell durchlaufen, entsteht daher ein enormer finanzieller und zeitlicher Aufwand. Zudem ist der Prozess in diesem Fall häufig zu schwerfällig und zu langsam, wodurch regelmäßig Skontoverluste eintreten. Nicht zuletzt fehlt oftmals der Überblick, in welchem Status sich die einzelnen Vorgänge aktuell befinden. Dies erschwert unter anderem die Liquiditätsplanung.

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Das Ziel ist es daher, Purchase to Pay in möglichst hohem Maße zu automatisieren. Hierfür sind Software-Lösungen erforderlich, die eine Abbildung der Prozessschritte ermöglichen und die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe auf ein Minimum reduzieren.

Funktionsweise von Purchase-to-Pay-Systemen

Um sämtliche Schritte im P2P-Prozess digital abzubilden, sind mehrere Software-Komponenten erforderlich. Zu nennen sind insbesondere die folgenden:

  • E-Procurement-Lösung (inkl. Lieferantenkataloge), vergleichbar mit einem Online-Shop
  • ERP- oder Warenwirtschaftssystem
  • Lösung zum elektronischen Austausch von Dokumenten (Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen), z.B. EDI (Electronic Data Interchange)
  • Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen (für alle Rechnungsformate, auch eingescannte Papierrechnungen)
  • Buchhaltungssystem für die elektronische, automatisierte Zahlung

Nachfolgenden werden diese Lösungsbestandteile näher beschrieben.

E-Procurement-Lösung

Insbesondere bei alltäglichen Bedarfen mit geringem Wert, zu denen beispielsweise Büromaterial oder Hilfsstoffe zählen, sollte der Purchase-to-Pay-Prozess in einem internen Shopsystem beginnen. Dieses kann die Artikelkataloge der Stammlieferanten enthalten und ermöglicht es dem Bedarfsträger, den Beschaffungsvorgang eigenständig durchzuführen. Bei nicht vorhandenen oder höherwertigen Artikeln kann ein E-Procurement-System auch dazu verwendet werden, eine frei formulierte, elektronische Bedarfsmeldung im Einkauf zu platzieren. Die E-Procurement-Lösung sollte außerdem in der Lage sein, individuelle Freigabeprozesse abzubilden.

ERP- oder Warenwirtschaftssystem

ERP- und Warenwirtschaftssysteme sind ebenfalls integraler Bestandteil von Purchase to Pay. Hier werden alle prozessrelevanten Stammdaten wie Lieferanten und Materialien vorgehalten. Die Systeme dienen zudem der Verwaltung wichtiger Belege wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Wareneingängen. Im Optimalfall führen die Vorgänge aus der vorgeschalteten E-Procurement-Lösung automatisch zur Anlage von Belegen im ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem, sodass manuelle Eingriffe nicht notwendig sind. Weiterhin sind die Software-Lösungen für die Erfassung von Wareneingängen erforderlich.

Lösung zum elektronischen Austausch von Dokumenten

Der papierlose Austausch von Daten zwischen einkaufendem Unternehmen und Lieferant ist eines der wichtigsten Merkmale von Purchase to Pay. Das Ziel ist es, alle relevanten Belege (insbesondere Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen) elektronisch zu übermitteln. Systemtechnisch kann dies entweder über ein ERP-System oder eine separate Middleware abgebildet werden. Optimal ist es, wenn die Daten direkt – also ohne manuelle Importe und Exporte – in die Systeme beider Partner einfließen. Hierfür sind standardisierte Verfahren und Formate erforderlich.

Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Neben der Beschaffung ist die Eingangsrechnungsverarbeitung der zweite wichtige Teil des P2P-Prozesses. Die Herausforderung liegt in diesem Bereich darin, dass Lieferantenrechnungen in unterschiedlichsten Formaten (Papier, PDF, XML usw.) eingehen. Für diese Problematik gibt es mehrere Lösungsansätze. Zunächst kann angestrebt werden, dass alle Lieferanten ihre Rechnungen in einem einheitlichen elektronischen Format („E-Invoicing“) bereitstellen. Da in der Praxis jedoch nicht alle Lieferanten diese Anforderung erfüllen können oder möchten, sind folgende Optionen denkbar:

  • Einschaltung eines Dienstleisters, der Eingangsrechnungen in das gewünschte Format umwandelt
  • Einsatz einer Lösung, die alle Eingangsrechnungsformate verarbeiten kann

Letzter Ansatz erfordert das Vorhandensein eines Scanners mit Zeichenerkennungssoftware, sodass auch Papierrechnungen automatisiert verarbeitet werden können.

Buchhaltungssystem für die elektronische, automatisierte Zahlung

Das Ende von Purchase to Pay ist die Bezahlung der Lieferantenrechnung. Hier kommt erneut das ERP-System ins Spiel – diesmal mit seinem Buchhaltungsmodul. Ein hoher Automatisierungsgrad kann in diesem Bereich erreicht werden, wenn die Zahlung von Rechnungen anhand definierter Regeln erfolgt. Eine Regel dieser Art kann beispielsweise lauten: „Stimmen Bestellung und Wareneingangsbuchung überein, soll die Zahlung der Rechnung automatisch erfolgen.“ Ergänzend können Regeln dieser Art an Wertgrenzen, deren Überschreiten eine manuelle Freigabe erfordert, gekoppelt werden.

ERP-Software hat in diesem P2P-Prozessschritt außerdem eine wichtige strategische Bedeutung. Sie ermöglicht es, Zahlungsströme differenziert zu steuern. Hierbei lassen sich beispielsweise Aspekte wie die aktuelle Liquidität und Skonti berücksichtigen.

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