3 Arten von Maverick Buying und wie Sie sie erkennen
Maverick Buying wird auch als „wilder Einkauf“ bezeichnet, weil er beschreibt, wie Fachabteilungen Bestellungen „am Einkauf vorbei“ vornehmen. Die Abteilungen unterschlagen dabei unbewusst die Expertise der Einkaufsabteilung und sorgen dafür, dass vielfältige Einsparungspotenziale ungenutzt bleiben. Der wilde Einkauf kann so Mehrkosten von bis zu 15 % verursachen. Aber Maverick Buying ist nicht gleich Maverick Buying. Welche Arten es gibt und wie Sie diese erkennen und ihnen entgegenwirken können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
1. Beschaffungsvorgänge laufen gänzlich am Einkauf vorbei
Im ersten Fall von Maverick Buying wählen andere Bereiche als der Einkauf (z. B. das Marketing, die IT oder Einzelpersonen z. B. aus Geschäftsführung oder Vorstand) Lieferanten aus, verhandeln mit ihnen und führen Bestellungen durch. Alles, ohne den Einkauf zu involvieren. Bündelungsoptionen oder andere Einsparungsmöglichkeiten, die die Einkaufsabteilung hätte aushandeln können, bleiben so in der Regel ungenutzt.
2. Der Einkauf wird in Beschaffungsvorgänge einbezogen – jedoch zu spät
In diesem Fall beziehen die anderen Fachbereiche den Einkauf zwar ein – allerdings erst, wenn alle Verhandlungen, bei denen Mitarbeiter aus der Einkaufsabteilung ihr wertvolles Knowhow zu Einsparpotenzialen hätten einbringen können, schon gelaufen sind. So übernimmt der Einkauf lediglich die Rolle des operativen Bestellabwicklers.
3. Vorhandene Verträge werden nicht genutzt
In der letzten Version des Maverick Buyings liegen der bestellenden Abteilung zwar die vom Einkauf verhandelten Verträge vor, sie nutzt sie aber nicht. Bereits ausgehandelte günstige(re) Konditionen und Preise bleiben so ungenutzt und heben das Kostenniveau unnötig an. Die Höhe der Kosten, die die drei Arten des Maverick Buying Ihrem Unternehmen verursachen, steigen von Typ 1 zu Typ 3 signifikant an. Daher ist es wichtig, den wilden Einkauf so früh wie möglich zu erkennen.
So erkennen Sie Maverick Buying
Grundsätzlich können Sie Maverick Buying an folgenden Merkmalen erkennen:
- Sie haben Rechnungen vorliegen, für die der Einkauf keine Bestellung getätigt hat
- Der Rechnungspreis weicht von den Vereinbarungen in den Rahmenverträgen ab
- Die Zahlungskonditionen in der Rechnung weichen von denen in den Rahmenverträgen ab
Um zu ermitteln, wie verbreitet Maverick Buying in ihrem Unternehmen ist, können Sie verschiedene Kennzahlen heranziehen.
Maverick-Buying-Quote: Diese Quote stellt dar, wie groß der Anteil an Rechnungen, die auf Bestellungen des Einkaufs basieren, am gesamten Rechnungsvolumen ist. Sie soll Aufschluss darüber geben, wie viel Prozent aller Bestellungen tatsächlich von der Einkaufsabteilung durchgeführt wurden und wie viel an ihr vorbeiläuft.
Vertragsnutzungsquote: Die Vertragsnutzungsquote lässt Rückschlüsse darauf zu, wie hoch der Anteil des Bestellvolumens ist, bei dem existierende Verträge Anwendung finden.
Preis-Compliance: Als Gegenteil der Vertragsnutzungsquote zeigt diese Kennzahl an, welcher Anteil des Einkaufsvolumens ohne den Einbezug bestehender Verträge bestellt wurde.
Konditions-Compliance: Die Konditions-Compliance gibt an, inwieweit die vom Einkauf ausgehandelten Vertragskonditionen mit den tatsächlich angewandten Konditionen (z. B. bezüglich Liefer-Konditionen) übereinstimmen.
So verhindern Sie Maverick Buying
Um Maverick Buying zu verhindern, bieten sich verschiedene Strategien an. Am wichtigsten ist es zunächst, dass Sie klare Regeln und Strukturen einführen, an denen sich der gesamte Einkaufsprozess sowie alle Beteiligten orientieren müssen. So könnten Sie beispielsweise einen Step-by-Step-Leitfaden für Bestellungen ausarbeiten, die für jeden Mitarbeiter verbindlich ist.
Zudem empfehle ich Ihnen die Verwendung einer E-Procurement-Lösung, die Ihren Beschaffungsprozess vereinheitlicht. Die elektronische Beschaffung läuft über ein zentrales System ab und gestaltet Ihre Einkaufsprozesse deutlich (kosten-)effizienter. In einem intuitiv bedienbaren System können Sie all Ihre Bestellungen zentral erfassen und Optimierungen vornehmen. Gerne stelle ich Ihnen in einer unverbindlichen Websession Ihre Möglichkeiten vor – von der klassischen SAP-MM-Lösung über unser mindsquare-E-Procurement-Add-on bis hin zu SAP Ariba.
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Fazit
Maverick Buying kann Ihrem Unternehmen erhebliche Mehrkosten verursachen. Um den wilden Einkauf zu verhindern, müssen Sie wissen, in welchen Formen er auftritt und wie Sie ihn erkennen können. Am besten eignen sich hierfür Rechnungen, anhand derer Sie beispielsweise Abweichungen von in Rahmenverträgen vereinbarten Konditionen feststellen können. Verschiedene Kennzahlen wie die Vertragsnutzungsquote oder die Konditions-Compliance geben Ihnen zusätzlich Aufschluss darüber, wie weit verbreitet Maverick Buying in Ihrem Unternehmen ist.
Gehen auch in Ihrem Unternehmen Einsparungspotenziale flöten, weil Bestellungen am Einkauf vorbeilaufen? Wenn Sie das in Zukunft verhindern und eine E-Procurement-Lösung in Betracht ziehen oder sich erstmal beraten lassen möchten, melden Sie sich gerne bei uns oder nehmen Sie die – bereits oben angekündigte – Websession wahr. Wir helfen Ihnen in jedem Fall weiter. Bis dahin finden Sie in diesem Beitrag weitere Anregungen, wie Sie Maverick Buying verhindern können.
