SAP SRM

Mit dem Modul SAP SRM (Supplier Relationship Management) können Unternehmen ihr Beschaffungs- und Lieferantenmanagement abbilden.

SAP SRM unterstützt bei der Planung und Steuerung der Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten, indem das Modul den gesamten Geschäftsprozess von der Bedarfsermittlung über die Erteilung der Aufträge bis zur Bezahlung (Source-to-Pay) darstellt. Langfristig lassen sich aus der Nutzung eines SRM-Systems unter anderem eine Verbesserung der Kundenbeziehungen und Erweiterung strategischer Einkaufspotentiale ableiten.

Aufbau und Einsatzzweck von SAP SRM

Ein Einsatzzweck von SAP SRM ist es, den Procurement-to-Pay-Prozess abzubilden und zu optimieren. Procure-to-Pay kann mit „von der Beschaffung bis zur Bezahlung“ übersetzt werden. SAP SRM umfasst demnach alle Aktivitäten des Prozesses – von der Warenbeschaffung über den Warenerhalt bis zur Zahlung. Durch Automatisierung und Zentralisierung des Prozesses ermöglicht die Lösung eine Vereinfachung der einzelnen Arbeitsschritte.

SAP SRM ist eine Anwendungs- und Datenbankinstallation, die auf dem SAP NetWeaver Application Server basiert. Die Besonderheit daran ist, dass das Modul von verschiedenen Datenbanken aus auf unterschiedliche Betriebssystemplattformen zugreifen kann. So ist es beispielsweise für Einkäufer möglich, mit der SAP Bidding Engine Angebotsanfragen zu erstellen und zu bearbeiten – Lieferanten wiederum können entsprechend auf die Ausschreibung reagieren und Angebote abgeben. Dadurch wird eine Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Parteien in Echtzeit ermöglicht.

Procurement-to-Pay

Der Procurement-to-Pay-Prozesses verfolgt das Ziel, die einzelnen Bestandteile innerhalb des Prozesses nahtlos miteinander zu verbinden und einen reibungslosen Transaktionsfluss der Daten (die an die Lieferanten gesendet werden sowie sämtliche Daten, die mit der Warenbestellung- und Bezahlung verknüpft sind) zu gewährleisten.

Mit SAP SRM kann der gesamte Prozess automatisiert und kontrolliert werden: Genehmigungen werden beispielsweise automatisch an die Verantwortlichen weitergeleitet und nach Bestätigung in eine Bestellung umgewandelt, die anschließend per Mail an den Lieferanten gesendet wird.

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Bidding Engine: Effizienz für Ausschreibungen und Auktionen

Im Einkauf geht es nicht mehr nur um eine bloße Warenbeschaffung. Im strategischen Einkauf werden Ausschreibungen genutzt, um den eigenen Bedarf in bestimmten Bereichen komplett oder zumindest teilweise zu decken. Auf Basis solcher Ausschreibungen werden zudem oft Rahmenverträge verhandelt, die dann auch direkt im SAP-System abgelegt werden können.

Ausschreibungen sind auch ein Mittel in der betrieblichen Ausrichtung des Geschäftes, denn sie werden zur Sondierung des Marktes genutzt, was einem Competition-Check gleichkommt. Neben der Informationsgewinnung geht es in der Warenbeschaffung um finale Preisverhandlungen.

Die Bidding Engine innerhalb des SRM-Moduls führt beide Bereiche zusammen: So können in dieser Anwendung sowohl Ausschreibungen aufgesetzt und Bedarfe erstellt werden, die den Lieferanten umgehend zugänglich gemacht werden, als auch eingehende Angebote bearbeitet und zugeordnet werden.

SAP SRM: Funktionen

  • Aufbau und Pflege von Lieferantenbeziehungen
  • Einhaltung von Verträgen und Einkaufsrichtlinien
  • Optimierung von Beschaffungsprozessen
  • Kostenmanagement

Lieferantenverwaltung mit SAP SUS

SAP SRM stellt mit dem Modul SUS (Supplier Self-Services) einen Bereich zur Verfügung, in dem Lieferanten in großem Umfang in den Beschaffungsprozess eingebunden werden können. Mit SAP SUS benötigen Lieferanten keine eigenen Systeme zur Lieferung von Waren und Dienstleistungen, sondern haben über einen Webbrowser direkten Internetzugang zum Beschaffungssystem des Einkäufers. Auf diese Weise sind sie in der Lage, schnell auf vom Host empfangene Auftragsfunktionen zu reagieren.

SUS wird separat installiert und konfiguriert, um mit SAP SRM oder SAP ERP als Beschaffungssystem zusammenzuarbeiten. Aus technischer Sicht stellt die Verbindung zu SAP SRM ein eigenständiges Szenario mit einem Backend-System der Finanzbuchhaltung (FI) dar.

Der Prozess wird von einer Bestellung auf Seiten des Unternehmens ausgelöst, die an das SUS geleitet wird. Für den weiteren Verlauf des Bestellprozesses ist es nun wichtig, wie genau SAP SUS eingestellt ist. Auch der Typ des Belegs ist wichtig für die weitere Verarbeitung der Bestellung im SUS.

Im Normalfall nimmt es die Bestellung entgegen und eine Bestätigung darüber wird direkt an das SRM-System weitergeleitet. Werden Änderungen an den Bestellungen vorgenommen, so werden diese auch direkt an das SAP SUS weitergeleitet.

Abschließend kann der Versender der Lieferung dem Empfänger auch den Versand der Lieferung ankündigen lassen. Im SAP SRM wird der Vorgang dann automatisch erfasst und als Anlieferung verbucht. Die Rechnungsstellung erfolgt im Anschluss automatisch. Neben der Materialbestellung können auch andere Dienstleistungen im SUS erfasst werden, welche dann aber erst durch die passenden Fachbereiche freigegeben werden müssen.

Verträge zwischen Unternehmen und Lieferanten müssen mit Hilfe von SAP SRM ausgehandelt werden.

Verträge – komplexe Verwaltung ganz einfach

Verträge sind unerlässlich für Unternehmen – sei es zur eigenen Betriebsabsicherung oder zur Grundlage einer Zusammenarbeit. Die Vertragsverwaltung ist komplex und nimmt viel Zeit in Anspruch – agiert ein Unternehmen auch noch global, dann gewinnt dieses Thema nochmals an Relevanz.

Rahmenverträge, die mühsam ausgehandelt wurden, liegen in den meisten international agierenden Unternehmen vor. Oftmals können sie aber nicht komplett genutzt werden, weil das System der Vertragsverwaltung dies nicht zulässt. Eine mangelnde Transparenz über laufende Geschäftsmodelle und deren vertragliche Grundlagen kann schnell für zusätzliche Probleme sorgen.

Kündigungsfristen oder Zahlungen geraten nur allzu schnell in Vergessenheit, was mit einem passenden Monitoring vermieden werden könnte. Im SAP-SRM-System lassen sich alle Verträge bündeln.

Optimierung von Beschaffungsprozessen

Dadurch, dass SAP SRM den gesamten Geschäftsprozess zwischen Unternehmen und deren Lieferanten abbildet, lässt sich der Beschaffungsprozess langfristig optimieren. Prozesse werden meist möglich automatisiert, sodass Einkäufer mit einem Klick nach benötigten Produkten suchen können und ihre individuelle Bedarfsanforderung ganz einfach ergänzen. Somit können diese ihren Fokus auf strategische Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens auslegen.

Auch die Kommunikation mit den Lieferanten wird durch die gemeinsame Integration in den elektronischen Produktkatalog deutlich reduziert – Bestellungen werden direkt an die internen Verantwortlichen weitergeleitet und die Bestätigung automatisch in einen Bestell- und Rechnungsprozess umgewandelt. Das erspart dem Unternehmen nicht nur viel Zeit, sondern bringt auch eine erhebliche Kostenersparnis.

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Kostenmanagement

Die Kostenreduzierung ergibt sich unter anderem aus zwei Faktoren. Zum einen werden betriebsinterne Vorgänge durch die elektronische Beschaffung deutlich vereinfacht und personalbedingte Aufwände reduziert. Zum anderen ergeben sich Kostenvorteile in der Reduzierung der Beschaffungskosten. Auktionen und Verhandlungen im Beschaffungskatalog sorgen für ein besseres Preisniveau und können langfristige Kooperationen möglich machen.

Vorteile im Überblick

Katalogverwaltung

Lieferanten können Katalogdaten einfach verwalten und diese Daten können problemlos in Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzen und Planung integriert werden.

Procure-to-Pay-Optimierung

Der gesamte Procure-to-Pay Prozess wird durch die Unterstützung von SRM bei dem Versorgungsmanagement, Bestellanforderungen, Bestellung, Empfang, Rechnungsabgleich und Abrechnungsverbindlichkeiten optimiert und gleichzeitig wird die Kommunikation mit dem Lieferanten dadurch erheblich verbessert.

Strategischer Einkauf

Endbenutzer können Produkte anhand mehrerer Produktkataloge durchsuchen und es hilft ihnen dabei, Produkte zu finden und im Optimalfall einzukaufen, die mit der Einkaufs- und Beschaffungspolitik des eigenen Unternehmens übereinstimmen.

Berichtsfunktionalität

Mit SAP SRM können Sie Berichte zu Beschaffungsaktivitäten, zum Compliance- und Vertragsmanagement sowie zur Verwaltung der Kalkulation im Beschaffungsprozess erstellen.

Vertragsmanagement

Sie können Verträge über ein sicheres zentrales Repository verwalten. Dies trägt dazu bei, Compliance-Verstöße zu reduzieren und ermöglicht es Endanwendern, Geschäftsprozesse während der Selbstbedienungsbeschaffung zu verfolgen.

Fazit

Eine Beschleunigung der Arbeitszyklen und ein effizienterer Einkaufsprozess sind die Ziele des Einsatzes von SAP SRM. Durch ein effektives Monitoring und die Vernetzung mit anderen SAP-Modulen wie SAP SUS entsteht eine Kostenreduktion bei Prozessen und Materialien.

Eine Vernetzung der einzelnen Fachbereiche und die Verfügbarkeit von Verträgen werden dank der Anbindung an verschiedene SAP Module gestärkt. Jedoch kann das SAP SRM auch ohne andere Module eigenständig arbeiten – seine Stärken spielt das System jedoch in Verbindung aus.


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