Tim Lutz
13. Januar 2021

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft (oder auch Materialwirtschaft genannt) ist ein Teilgebiet der Produktionswirtschaft und der Produktionslogistik und umfasst alle Aspekte der Verwaltung, Planung und Steuerungen der internen und externen Materialbewegungen eines Unternehmens. Hiermit soll sichergestellt werden, dass alle benötigten Güter in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt in der gewünschten Qualität am richtigen Ort sind – und dies zu möglichst geringen Kosten.

Ziele der Warenwirtschaft

Mit der Warenwirtschaft werden drei Hauptziele verfolgt:

  1. Das Sachziel – umfasst die materielle Liquidität
  2. Das Formalziel – soll zur Optimierung der Lagerhaltung führen
  3. Das Sozialziel – beinhaltet Aspekte zur Nachhaltigkeit

Das Sachziel – Die materielle Liquidität

Hier streben Unternehmen die sogenannten sieben “Rs” der Logistik an, also dass:

  • das richtige Produkt
  • zur richtigen Zeit
  • am richtigen Ort
  • in der richtigen Menge
  • in der richtigen Qualität
  • mit den richtigen Informationen
  • zum richtigen Preis

nach Bedarf zur Verfügung stehen soll, damit sowohl Kundenbedürfnisse optimal befriedigt als auch das Wachstum des Unternehmens gefördert werden können.

Das Formalziel – Die Optimierung der Lagerhaltung

Bei diesem Ziel gilt, das in den Lagerbeständen gebundene Kapital zu reduzieren und somit Kostenersparnisse zu erreichen. Das können Unternehmen bewirken, indem sie ihre Lagerbestände und die Nachfrage analysieren und unnötig große Lagerbestände verringern.

Die Kunst hierbei ist jedoch, dass trotz der Reduzierung noch genügend Waren und Vorräte vorhanden sein sollen. Unternehmen müssen dabei das Einsparungspotenzial optimieren, also die Kosten für die Bereitstellung von Gütern und die Kosten für einen eventuellen Mangel an benötigten Waren (Fehlmengenkosten) miteinander abwägen.

So können Unternehmen ihre Lagerbestände analysieren:

Als Erstes werden die vorhandenen Lagerbestände aufgenommen. Beispielsweise stellt sich heraus, dass 5000 Einheiten von Produkt X im Lager sind, davon werden jedoch nur 500 Einheiten pro Monat verkauft. Die Nachfrage ist also deutlich geringer und nicht proportional zum Lagerbestand. Nun kann das Unternehmen eine Optimierung vornehmen und den Lagerbestand abbauen. Es ergibt aber Sinn, nicht nur 500 Einheiten im Lager zu behalten, sondern einen kleinen Puffer mit einzuberechnen, falls es zu Lieferrückständen oder Verzögerungen kommt. Wenn das Unternehmen also 1000 Einheiten im Lager behält, ist die Wahrscheinlichkeit recht gering, dass sie irgendwann ausverkauft sein werden.

Das Sozialziel – Die Nachhaltigkeit

Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich mit dem Aspekt der Nachhaltigkeit, und das nicht nur wegen der immer schärfer werdenden Regulationen zu Emissionen, Gebrauch und Entsorgung von verschiedensten Materialien. Der Trend wächst immer weiter, dass Konsumenten bei der Auswahl und beim Kauf auch darauf achten, wie umweltfreundlich und nachhaltig ein Unternehmen wirtschaftet.

Deshalb können sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil mit einem umweltfreundlichen, nachhaltigen Image verschaffen, wenn sie zum Beispiel:

  • nachhaltige Produkte einkaufen
  • recyclebare Verpackungen verwenden und
  • umweltfreundliche Transportmethoden wählen.
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Aufgabenbereiche der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft wird in mehrere Teilaufgaben unterteilt, die sich mit der Organisation und Planung aller Prozesse zur betrieblichen Leistungserstellung beschäftigen, die vom Beschaffen der Ware bis zum Absatz relevant sind.

Diese Aufgaben umfassen die folgenden Bereiche:

  • Wareneinkauf: Es werden Waren für das Unternehmen X zum Vertrieb eingekauft.
  • Wareneingang: Die gekaufte Ware wird an das Unternehmen geliefert.
  • Warenlagerung: Die Ware wird im Hauptlager eingelagert, bis sie an die einzelnen Filialen (wenn vorhanden) transportiert wird.
  • Warenvertrieb: Dies umfasst den Überblick darüber, wie hoch die Nachfrage und der Verkauf in den einzelnen Filialen ist.
  • Warenversand: Ziel ist es hier, genügend Einheiten der Ware an jede Filiale zu liefern, damit die Nachfrage gedeckt werden kann.
  • Warenausgang: Die Ware wird aus dem Hauptlager ausgelagert und an die Filialen gesendet.

Es werden also alle Güterbewegungen notiert, verwaltet, geplant und gesteuert. Wenn all diese Warenbewegungen nicht notiert werden, ist es fast unmöglich für ein Unternehmen, die Nachfrage richtig zu decken und genügend Waren an der richtigen Stelle zur Verfügung zu stellen.

Funktionen der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft steuert die Warenbewegungen mittels verschiedenster Funktionen. Diese Funktionen liegen in den Bereichen der Beschaffung von Waren, der Logistik und Produktion.

Je nachdem, welche Funktionen in der Warenwirtschaft angewandt werden, ist diese in drei Ansätze zu unterteilen:

Die integrierte Warenwirtschaft (Minimalansatz)

Bei diesem Ansatz beschäftigen sich Unternehmen mit der Beschaffung von Waren, bei der sie ermitteln, wie hoch die Nachfrage ist und mit welchem Bedarf sie diese decken können.

Auch der Aspekt der Logistik spielt hier eine große Rolle, da sie den Warenbestand, die Lagerung und den innerbetrieblichen Transport planen müssen.

Der letzte Bereich ist die Produktion, die optimiert werden soll, indem die Unternehmen ermitteln, wie hoch der Verbrauch ist und wie sie Materialien kostengünstig recyclen und entsorgen können.

Die erweitert integrierte Warenwirtschaft

Zu den vorigen drei Funktionen kommt bei diesem Ansatz noch die Produktionsplanung hinzu. Hier beschäftigen sich die Unternehmen auch mit Produktionsprogrammplanung, der Materialbedarfsplanung, der Termin- und Kapazitätsplanung, der Auftragsfreigabe und der Auftragsüberwachung während der Produktion.

Die total integrierte Warenwirtschaft (Maximalansatz)

In der total integrierten Warenwirtschaft werden auch die logistischen Aspekte der Distribution mit einbezogen. Das Ziel ist hier also, dass alle anfallenden Aufgaben so auf die verfügbaren Ressourcen verteilt werden, dass keine Ressourcen überlastet werden. Die Entscheidungen müssen auch so getroffen werden, dass alle Teile des Unternehmens mit allem versorgt sind, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Tangierte Objekte

Die Funktionen der Warenwirtschaft tangieren alle Objekte, die als Ware bezeichnet werden können:

  • Alle Produkte aus Eigenfertigung, auch unfertige Erzeugnisse
  • Materialien, die in das Produkt mit einfließen (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halbfabrikate)
  • Materialien, die zur Produktion aufgewendet werden (z. B. Maschinenöl)
  • Abfall- und Verschleißstoffe, die entsorgt oder recycelt werden müssen
  • Kuppelprodukte, die wertvoll sein können oder auch kostenintensiv entsorgt werden müssen
  • Handelswaren, die zum Weiterverkauf erworben wurden
  • Ersatzteile für Betriebsmittel
  • Immaterielle Güter (z. B. Dienstleistungen)
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Überschneidungen zu anderen Bereichen

Es besteht eine enge Verbindung zwischen der Warenwirtschaft, der Logistik, der Disposition, der Finanzbuchhaltung und dem Controlling.

Logistik und Disposition

Dies ist eine der wichtigsten Überschneidungen der Warenwirtschaft. In Bezug auf die Warenwirtschaft beschäftigt sich ein Unternehmen hier mit der internen Bewegung von Materialien und Daten.

Die interne Logistik und Disposition umfasst verschiedene Aufgaben, wie zum Beispiel die Beschaffung benötigter Güter und eine optimale Lagerhaltung. Es gilt auch, den innerbetrieblichen Transport und Zwischenlagerungen während des Produktionsprozesses richtig zu planen und zu steuern sowie die Endlagerung der fertigen Ware, das Recycling und die Abfallentsorgung zu verwalten.

Finanzbuchhaltung und Controlling

Da bei der Warenwirtschaft auch die Preise und die Bestandsmengen im Lager festgehalten werden, ist sie eng mit der Finanzbuchhaltung und dem Controlling verbunden.

Die Finanzbuchhaltung ist insofern in die Warenwirtschaft integriert, dass hier die Materialbestände bewertet werden. Genauer gesagt werden die Lagerbestände und die Waren in Arbeit mit dem Materialpreis bewertet. Diese bewerteten Bestände fließen unmittelbar in die entsprechenden Bilanzpositionen ein.

Die Warenwirtschaft ist auch für das Controlling wichtig, da der Materialverbrauch ermittelt werden muss. So können Fertigungsaufträge zum richtigen Zeitpunkt aufgegeben sowie Preis- und Mengenabweichungen ermittelt werden.

Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem (auch oft WaWi oder WWS genannt) ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, die Warenwirtschaft möglichst effizient zu gestalten. Damit können Unternehmen alle Daten zu den Materialbewegungen permanent erfassen und verwalten. Sie ermöglicht Unternehmen einen Überblick und eine detaillierte Analyse der Warenbewegungen, ohne welche keine Optimierungspotenziale identifiziert werden können.

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Alternativen zu Warenwirtschaftssystemen auf dem Markt, sodass Unternehmen sie leicht an ihre Bedürfnisse anpassen können, um die Prozesse einfach und effizient zu gestalten.

Zu diesen Prozessen gehören zum Beispiel:

  • Beschaffung und Führung der Bestände
  • Erfassung von Warenein-/-ausgängen und des Inventars
  • Planung zur Lieferung von Nachschüben
  • Steuerung von Waren
  • Bereitstellung von Informationen für die Unternehmensführung und das Management
  • Buchhalterische Vorgänge und Rechnungslegung
  • Erfassung statistischer Daten und Auswertungen

Ein Warenwirtschaftssystem bietet Unternehmen auch Schnittstellen zu verschiedenen anderen Bereichen, wie zum Beispiel dem Finanzmanagement, dem Controlling, für Onlineshops, Kassensysteme usw.

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Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Mit der Nutzung eines Warenwirtschaftssystems können sich Unternehmen die Warenwirtschaft deutlich leichter gestalten. Die Hauptvorteile einer solchen Software sind:

  • Mehr Transparenz
  • Besserer Überblick
  • Geringere Fehleranfälligkeit
  • Einfachere Optimierung und Steuerung
  • Mehr Effizienz und Zeitersparnis
  • Flexiblere Handlungsfähigkeit
  • Schnittstellen zu anderen Bereichen
  • Schnelleres Wachstum

Mehr Transparenz

Wenn Unternehmen ein WWS nutzen, müssen keine Daten mehr in manuellen Tabellen und Listen gesammelt werden, da alle Prozesse in einem einzigen System abgebildet werden. Dadurch liegen auch allen Mitarbeitern die gleichen Daten vor und es gibt keine Diskrepanzen im System, da die Daten immer aktuell erfasst und auf dem Ist-Stand sind.

Ein besserer Überblick

Da jeder stets den Überblick darüber behält, wie groß die aktuellen Lagerbestände sind, wann etwas nachbestellt oder nachgeliefert werden sollte und wo eventuell schon etwas bestellt wurde, ist auch eine sinnvolle Planung leichter möglich. Alle wichtigen Zahlen und Daten sind an einem Ort einzusehen, ohne dass sich Mitarbeiter durch endlose Tabellen durchklicken müssen, die eventuell noch Fehler enthalten.

Geringere Fehleranfälligkeit

Mit einem WWS können alle Mitarbeiter Abläufe, Vorgänge und Daten gemeinsam verwalten. Dadurch sind die Daten nicht nur immer auf dem neuesten Stand, sondern müssen auch nicht mehr hin und her übertragen und daraufhin abgeglichen werden. Die automatische Erfassung der Daten bringt einen geringeren Spielraum für mögliche Fehler mit sich.

Einfachere Optimierung und Steuerung

Da jeder Mitarbeiter die gleichen Daten zur Hand hat, wird es auch keine Unstimmigkeiten in der Planung geben. Warenbewegungen können besser und schneller optimiert und gesteuert werden, ohne dass erst verschiedenste Tabellen abgeglichen werden müssen.

Mehr Effizienz und Zeitersparnis

Ein WWS automatisiert viele Abläufe der Warenwirtschaft, sodass Mitarbeiter nicht mehr andauernd Datensätze aktualisieren, abgleichen und pflegen müssen. Dadurch sparen Mitarbeiter viel Zeit ein und können ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, sodass sie sich mehr auf den Ausbau des Kerngeschäfts konzentrieren können.

Flexiblere Handlungsfähigkeit

Wenn einem Unternehmen stets alle aktuellen Daten und Zahlen zur Verfügung stehen, können schneller Handlungen zur Optimierung und Anpassung eingeleitet werden. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel anhand des WWS erkennt, dass in Lager A nur noch wenig Einheiten von Produkt X zur Verfügung stehen, Lager B aber noch über viele Einheiten verfügt, kann schnell eine Umlagerung eingeleitet werden, ohne dass zuerst alle Einheiten durchgezählt, erfasst und abgeglichen werden müssen.

Schnittstellen zu anderen Bereichen

Die Warenwirtschaftssysteme verfügen heutzutage über intelligente Schnittstellen, mit denen Unternehmen andere wichtige Tools z. B. für die Verwaltung des Onlineshops und Bestellungen, Kassensysteme oder fürs Finanzmanagement integrieren können. Somit wird den Mitarbeitern Arbeit erspart und es werden mehr Prozesse automatisiert.

Schnelleres Wachstum

Unternehmen können mit einem WWS viele Arbeitsabläufe optimieren und automatisieren. Ihnen stehen dadurch auch mehr Ressourcen zur Verfügung, da sie Kosten einsparen oder Kapital erschließen, das in zu hohen Lagerbeständen gebunden ist, wenn sie diese abbauen. All diese Ressourcen können sie dann ins Kerngeschäft stecken und enorm viel Zeit einsparen. So können sich Unternehmen auf den Ausbau des Geschäfts und die Erschließung neuer Unternehmensbereiche konzentrieren.

Fazit

Die Warenwirtschaft ist ein essenzieller Bereich der Betriebswirtschaft, mit der Warenbewegungen in einem Unternehmen systematisch und zielgerichtet erfasst, organisiert und verwaltet werden. Mittlerweile gibt es verschiedenste Warenwirtschaftssysteme, die diese Prozesse erleichtern und die nötigen Daten permanent und detailliert erfassen.

Mit einer effizienten Warenwirtschaft können Unternehmen gewährleisten, dass die richtigen Produkte in der richtigen Menge und Qualität am richtigen Ort zur richtigen Zeit mit den nötigen Informationen zu einem möglichst geringen Preis zur Verfügung stehen. Die Nachfrage kann dadurch optimal gedeckt und Ausgaben können so gering wie möglich gehalten werden.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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