Tim Lutz
 - 13. Januar 2021

Warenwirtschaft

In der Warenwirtschaft planen, verwalten und steuern Mitarbeiter die Materialbewegungen des Unternehmens. Sie schließt mehrere Unternehmensbereiche wie die Beschaffung, die Lagerwirtschaft sowie den Verkauf ein. Für produzierende oder Handelsunternehmen stellt eine effektive Warenwirtschaft daher einen wichtigen Punkt dar, da von hier aus viele weitere Prozesse abhängig sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, was unter Warenwirtschaft zu verstehen ist, welche Aufgaben in den Bereich fallen und wie Ihnen ein zentrales, digitales Warenwirtschaftssystem dabei helfen kann, die Abteilungen miteinander zu verbinden und den Arbeitsablauf so effizient wie möglich zu gestalten.

Was ist unter Warenwirtschaft zu verstehen?

Die Warenwirtschaft verfolgt das Ziel, dass alle benötigten Güter in der richtigen Anzahl zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, damit alles nach Plan laufen kann und sich kein Folgeschritt wie der Versand unnötig in die Länge zieht, weil ein bestimmtes Teil noch fehlt.

Neben diesem Ziel spielt zudem die Kosteneffizienz der Warenwirtschaft eine wichtige Rolle – in Handelsunternehmen bspw. stellt die Warenwirtschaft eine der Kernaufgaben dar. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten, sind intakte warenwirtschaftliche Geschäftsprozesse unerlässlich.

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Welche Aufgaben hat die Warenwirtschaft?

Verantwortliche im Bereich Warenwirtschaft kümmern sich hauptsächlich um die Warenbewegungen im Unternehmen und den Warenaustausch mit Abnehmern und Lieferanten. Außerdem organisieren sie den Wareneingang sowie -ausgang und sind für den Warenvertrieb, -versand und die -lieferung zuständig.

Und da sich Mitarbeiter in der Warenwirtschaft auch um die Warenbewegungen kümmern, stellen die Disposition und Logistik weitere wichtige Punkte dar. Damit ein reibungsloser Ablauf zwischen den Instanzen möglich ist, müssen alle Prozesse der Warenwirtschaft ineinandergreifen. Im Blick auf die Logistik versucht die Warenwirtschaft, Lagerbestände gering, aber trotzdem wichtige Ware stets vorrätig zu halten.

Steuerung und Überwachung Ihrer Warenbewegungen

Damit die Warenbewegungen so optimal wie möglich gehalten werden können, müssen diese durchgängig gesteuert und überwacht werden. Dies ist erforderlich, da sich die Bedingungen rund um die Warenwirtschaft stets verändern und daher angepasst werden müssen. Sie müssen sich u. a. auf Veränderungen wie neue Produkte oder neue Kunden einstellen.

Ein softwaregestütztes Warenwirtschaftssystem (WaWi oder WWS) ist die Lösung, wenn Sie Ihre Prozesse effizient steuern und überwachen wollen. Das System erfasst alle Warenbewegungsprozesse digital, analysiert und steuert sie. Mithilfe des Systems können Ihre Mitarbeiter u. a. den Lagerbestand oder die Bewegungen zwischen dem Lieferanten, Lager und Kunden einsehen.

Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems

Abbildung 1: Ein softwaregestütztes Warenwirtschaftssystem verbindet die Bereiche Einkauf, Verkauf, Lager, Buchhaltung, Supplier-Relationship-Management (SRM) und Customer-Relationship-Management (CRM).

Ein WaWi verbindet die abgebildeten Abteilungen miteinander, um auch für komplexe Unternehmensstrukturen effiziente Arbeitsabläufe garantieren zu können. Bspw. können Sie im System direkt einsehen, welche Materialien Sie vorrätig auf Lager haben, um den Einkauf effizienter gestalten zu können.

Ein WaWi kann zudem alle Geschäftsabläufe aus den unterschiedlichen Bereichen abbilden, die in folgenden Ebenen eingeteilt werden:

  • Warenprozesse: Unter Warenprozesse sind physische Prozesse wie das Einladen, Einlagern und Transportieren von Ware zu verstehen.
  • Dispositionsprozesse: Diese Prozessart wird durch Warenprozesse ausgelöst und stellt bspw. Aufträge oder Bestellungen dar.
  • Abrechnungsprozesse: Hier werden Waren- und Dispositionsprozesse abgebildet.
  • Planungsprozesse: Bei Planungsprozessen werden alle Daten zu den vorigen Prozessen gesammelt und analysiert, um Optimierungspotenziale für unterschiedliche Bereiche aufdecken zu können. Bspw. kann durch die Datenanalyse das Lagermanagement oder die Sortimentspolitik effizienter gestaltet werden.
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Das sind die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein WaWi führt alle Daten in einem System zusammen. Dadurch reduziert sich der Arbeitsaufwand für die Datenpflege und die Datenqualität wird zugleich erhöht. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein WaWi in der Lage ist, Automatisierungspotenziale aufzudecken und dadurch manuelle Aufwände zu reduzieren, wodurch Zeit eingespart wird und Fehler minimiert werden. Standardaufgaben wie die Rechnungserstellung werden nun mit nur einem Klick durchgeführt.

Zudem unterstützt ein WaWi auch Lagermitarbeiter. Lagermitarbeiter können Waren und auch Lagerauswertungen (also die Analyse von Lagerdaten) einfacher und schneller erfassen, wodurch eine hohe Lagertransparenz und reduzierte Lagermenge erzielt werden. Auch die Inventur läuft schneller ab und Retouren werden effizienter verwaltet, da ein WaWi alle Retouren-Vorgänge dokumentiert. Das System wertet u. a. Retourengründe besser aus, wodurch Sie wiederum Kenntnisse zum Kundenverhalten gewinnen können.

Darum lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem

Ein WaWi ist bspw. im Verkauf eine wichtige Hilfestellung, da hier viele einzelne Schritte zusammenkommen. Zunächst müssen Mitarbeiter das Angebot, den Auftrag, den Lieferschein und die Rechnung erstellen. Diese Schritte können bei einer manuellen Bearbeitung viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einem WaWi sparen Sie Zeit ein, da das System diese Schritte viel schneller erstellt und zudem weitere Funktionen bietet. U. a. erstellt das WaWi eine Auftragsbestätigung, einen Werkstattauftrag oder auch die Kundenverfolgung. Die Funktionen des Systems im Verkauf haben den Zweck, einen wirksamen Kaufvertrag zu erstellen.

Ein Hauptziel des Warenwirtschaftssystems ist die Transparenz aller Prozesse. U. a. bildet ein WaWi eine Lieferantenliste ab, sodass Mitarbeiter die Vertragsbedingungen mit den Lieferanten einsehen können. Alle Daten über die Kernprozesse der Warenbeschaffung, Lagerhaltung und des Warenabsatzes stehen in Echtzeit für alle Nutzer zur Verfügung, wodurch jeder Prozess nachvollzogen werden kann.

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Fazit

Ein systematisches Warenwirtschaftssystem unterstützt Unternehmen in den Bereichen Warenbeschaffung, Warenvertrieb sowie Warenlagerung und sorgt neben einer Kosten- und Zeitoptimierung auch für eine Prozessautomatisierung. Dadurch, dass Warenwirtschaftssysteme die Bereiche sinnvoll miteinander verknüpfen und somit für konsistente Daten sorgen, stellen Unternehmen sicher, dass die richtige Ware zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort ist.

Haben Sie Fragen, Anregungen oder Erfahrungen? Teilen Sie diese gerne mit mir. Ich freue mich auf den Austausch!

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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