SAP Business Partner

SAP Business Partner ist ein sogenanntes SAP Strategic Object Model. Genauer genommen handelt es sich um eine Funktionalität in SAP S/4HANA, welche die Stammdatenpflege vereinfacht und eine Harmonisierung zwischen den Stammdaten erzeugt. SAP BP dient also dazu Stammdaten von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zentral anzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten.

Einordnung

SAP Business Partner (BP) wurde entwickelt, um technische Vorteile wie Datenintegrität zu gewährleisten und Redundanzen zu vermeiden. Dabei sollen vor allem die Effizienz bei der Kundenpflege und Neukundengewinnung gegenüber vorherigen Lösungen stärker in den Vordergrund rücken.

SAP BP dient als Ersatz eingeschränkter Lösungen des Kunden- und Lieferanten-Objektmodells. Mit den vorherigen Lösungen konnten keine unterschiedlichen Rollen und nur eine einzige Adresse für einen Geschäftspartner angelegt werden. Zudem bestand keine Möglichkeit für die Synchronisation der Daten zwischen Kunden- und Lieferanten-Objekten.

Im Verlauf einer Geschäftsbeziehung kann ein Geschäftspartner, der durch ein SAP Business Partner-Objekt repräsentiert wird, wechselnde Geschäftspartnerrollen annehmen. Dank SAP BP muss nicht jedes Mal ein kompletter neuer Datensatz erstellt werden, sodass die redundante Erstellung und Speicherung von Daten vermieden wird und keine Inkonsistenzen auftreten können. Außerdem ist es möglich, bereits vorhandene Partnerdaten in mehreren Systemen zusammenzuführen.

E-Book: SAP SD in S/4HANA

Hier bekommen Sie einen Einblick in die SAP S/4HANA Line of Business (LoB), welche die ehemalige „Sales & Distribution“ (SAP SD) umfasst.

SAP BP-Funktionalität in SAP-Komponenten

Die Funktionalität von SAP Business Partner wird seit 2001 in folgenden SAP-Komponenten eingesetzt:

  • Collections Management
  • Credit Management
  • Treasury and Risk Management
  • Loans Management
  • Customer Relation Management
  • Supply Chain Management
  • Supplier Relationship Management

Erst mit der Einführung von SAP S4/HANA setzte sich die Nutzung der SAP Business Partner-Funktionalität durch und wurde seit dem HANA-Release 1511 verpflichtend.

Umstellung vom alten Debitoren- und Kreditorenmodell

Zuvor wurden in SAP ERP-Systemen Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) als getrennte Stammdaten gehandhabt. Auch wenn es bei der Umstellung naheliegt, jede Gruppe von Debitoren- und Kreditorenkonten als Business Partner-Gruppe anzulegen, sind Customizing-Modelle des SAP Business Partners nicht direkt mit dem bereits erwähnten Szenario vergleichbar. Der SAP BP kann mehrstufig nach Typ, Gruppe und BP-Rolle angepasst werden.

Konzept

Mit SAP Business Partner werden Geschäftspartnerinformationen zentral erfasst und verwaltet. Ein SAP Business Partner-Objekt definiert die Geschäftsbeziehungen, die ein Unternehmen zu einer Person oder Organisation hält. Einem SAP BP werden entsprechend den möglichen Arten von Geschäftsbeziehungen sog. Geschäftspartnerrollen zugeordnet, wie Debitor, Kreditor, Lieferant, Auftraggeber oder Warenempfänger. Neue Geschäftspartnerrollen können allerdings auch im Verlauf einer Geschäftsbeziehung entstehen und dem SAP Business Partner-Objekt hinzugefügt werden.

Struktur eines SAP Business Partner-Objekts

Geschäftspartner haben als SAP Business Partner-Objekt einen Typ, gehören einer Gruppierung an und nehmen eine oder mehrere Geschäftspartnerrollen ein. Der Typ kann eine natürliche Person, eine Organisation (juristische Person) oder eine Gruppe (z.B. Wohngemeinschaft, Ehepaar) sein. Beim erstmaligen Anlegen eines Geschäftspartners im System wird diesem automatisch die Rolle Allgemeiner Geschäftspartner zugeordnet.

Die allgemeinen Daten des Geschäftspartners werden einmalig eingegeben und den Geschäftspartnerrollen (GP-Rollen) zugeordnet. Für jede Geschäftspartnerrolle werden spezifische Daten gespeichert, die redundanzfrei und unabhängig von den allgemeinen Daten sind. Jeder Geschäftspartner wird anhand einer eindeutigen Geschäftspartnernummer (GP-Nummer) identifiziert.

Allgemeine Daten eines GPs

  • Name, Adresse und Kommunikationsdaten
  • Identifikationsdaten wie Branche, Identifikationsnummer und Steuernummer
  • Statusdaten, z. B. der Status der Geschäftsbeziehung

Die von der jeweiligen Rolle unabhängigen Daten, wie Adressdaten, müssen nur einmal erfasst werden und stehen dann für jede zugeordnete Rolle zur Verfügung. Redundanz und Uneinheitlichkeit durch mehrfache Dateneingabe und -haltung wird so vermieden. Das Objekt SAP Business Partner ist den verschiedenen Rollen eines Partners übergeordnet, wodurch eine einfache Pflege und Harmonisierung der Stammdaten gewährleistet werden.

Spezifische Daten in der Geschäftspartnerrolle

Die Geschäftspartnerrolle beschreibt die betriebswirtschaftliche Klassifizierung eines Geschäftspartners in Abhängigkeit zur Art der Geschäftsbeziehung. Beispiele für Rollen sind Kunde, Auftraggeber, Lieferant, Warenempfänger, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, abweichender Rechnungsempfänger und Regulierer.

Wenn ein Geschäftspartner beispielsweise sowohl Kunde (er kauft Waren bei Ihrem Unternehmen) als auch Lieferant (er liefert Ihrem Unternehmen auch Waren) ist, werden in der Rolle „Kunde“ der Kundenstammdatensatz und in der Rolle „Lieferant“ der Lieferantenstammdatensatz gespeichert. Für die Verbindung zwischen den beiden Rollen wird in den Kundenstammdaten die Nummer des Lieferanten und in den Lieferantenstammdaten die Nummer des Kunden erfasst.

Vorteile

Die Transaktion BP ist in SAP S/4HANA der einzige Zugangspunkt für die Stammdatenverwaltung von Kunden und Lieferanten. Gegenüber klassischen ERP-Transaktionen hat die Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten über das SAP BP-Modell folgende Vorteile:

  • SAP BP ermöglicht die Pflege mehrerer Adressen für einzelne Instanzen mit zugeordneten Verwendungszielen (z.B. Firmenadresse, Privatadresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse)
  • Allgemeine Daten eines Geschäftspartners sind für verschiedene Rollen verfügbar, die er einnimmt; für jede Rolle können wiederum spezifische Daten gespeichert werden.
  • Bei klassischen Transaktionen kann ein Kunde nur einer Kontengruppe zugeordnet werden. Mit SAP BP können demselben Geschäftspartner mehrere Rollen zugeordnet werden. Zum selben Geschäftspartner können mehrere verschiedene Beziehungen verwaltet werden.
  • Separate Pflege der Stammdaten (wie Adresse, Beziehungen, Bankverbindung) je nach Rolle.
  • Pflege der verschiedenen Beziehungen der Geschäftspartner untereinander wie z.B. „ist verantwortliche Person für“ oder „ist Kontaktperson zu“.
  • Maximaler Datenaustausch und Wiederverwendung von Daten zugunsten der Datenkonsolidierung.
  • Option der Zeitabhängigkeit für Eigenschaften wie Rollen, Adressen, Beziehungen, Bankdaten, usw. So können beispielsweise wechselnde Ansprechpartner zu unterschiedlichen Zeiten eingestellt werden.

Integration

In einer integrierten Systemlandschaft mit SAP Enterprise Resource Planning (SAP ERP) und SAP Transportation Management (SAP TM) ist das ERP-System häufig das führende Stammdatensystem. In diesem Fall werden die Kunden- und Lieferantenstammdaten im ERP-System gepflegt und von dort über das SAP Core Interface (CIF) für die Auftragsausführung an das SAP TM übertragen. Die SAP-Komponente Customer/Vendor Integration (CVI) stellt die Synchronisation zwischen einem Geschäftspartnerobjekt und Kunden-/ Lieferantenobjekten sicher.

In Geschäftsvorfalldokumenten, z. B. einem Speditionsauftrag, wird das Business Partner-Stammdatenobjekt als Teilnehmer an Transportprozessen angezeigt. Der Teilnehmer kann in diesem speziellen Fall die Rolle als Empfänger, Versender oder Auftraggeber annehmen.


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