Tim Lutz
14. Oktober 2020

SAP Wareneingang buchen

Trifft neue Ware in Ihrem Unternehmen ein, ist das für Sie der Auslöser für eine Reihe von manuellen Einzelschritten, die erforderlich sind, um den Wareneingang zu buchen. Trotz aller Sorgfalt passieren hier nicht selten Fehler. Dadurch können nachfolgende Prozesse ins Stocken geraten, was unnötige Zeit und Kosten verschlingt.

Wenn Sie den Wareneingang allerdings vollständig in SAP digitalisieren und teilweise automatisieren, können Sie eine Vielzahl an Fehlerquellen eliminieren und Ihre Effizienz steigern. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die digitale Wareneingangs-Buchung abläuft und welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben.

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Schwächen des papierbasierten Wareneingangs

Wie komplex die Wareneingangsprüfung ist, soll folgendes Beispiel verdeutlichen:

Ein Unternehmen hat seinen Hauptstandort in Berlin. Über diesen bestellt es Ware nach Berlin und zu den Zweigstellen nach Bielefeld und Köln. An allen drei Standorten müssen Mitarbeiter die Ware auf Vollständigkeit und Qualität prüfen und den Wareneingang auf dem Lieferschein quittieren. Dann schicken sie ihren jeweiligen Lieferschein an die Zentrale.

Erst wenn alle drei Lieferscheine in Berlin angekommen sind, kann ein Mitarbeiter des Hauptstandorts den Wareneingang buchen. Dazu sucht er die Bestellung im SAP-System heraus und bucht diese manuell. In diesem Teil des Prozesses können leicht Fehler passieren, da die einzelnen Schritte händisch und dezentral ausgeführt werden.

Im nächsten Schritt ordnet ein zuständiger Mitarbeiter die Belege per Hand der ursprünglichen Bestellung zu. Dafür müssen die Belege in der Nähe des Mitarbeiters aufbewahrt werden – Platz- und Übersichtsprobleme sind hier vorprogrammiert. Warum also nicht den Wareneingang da optimieren, wo er am fehleranfälligsten ist und ihn digitalisieren?

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Digitaler Wareneingang in SAP – so funktioniert’s

Im Rahmen des automatisierten Wareneingangs in SAP können Sie Lieferscheine direkt nach Erhalt der Ware einscannen und digital erfassen. Ein Programm zur Texterkennung liest die Lieferscheine aus und überträgt alle relevanten Daten (Lieferant, Bestellnummer, Liefermenge, etc.) direkt in Ihr SAP-System. Über Workflows werden die Daten aus dem Lieferschein ohne Umwege digital an die verantwortlichen Kollegen weitergeleitet. So kommt es nicht zu Verzögerungen. Gleichzeitig wird der Lieferschein revisionssicher archiviert.

Ein großer Vorteil des digitalen Wareneingangs liegt in der direkten Verknüpfung mit der zugrundeliegenden Bestellung. Bestellung und Wareneingang können schon miteinander abgeglichen und verknüpft werden, wenn Sie den Lieferschein einscannen. Das System gleicht die Bestellpositionen der Bestellung mit dem Wareneingang ab. Ein Mitarbeiter im Warenlager kann so auf einen Blick erkennen, ob die Bestellung vollständig ist.

Bei angelieferten Rohstoffen, die wichtig für die Produktion sind, können Sie eine n-stufige Freigabe hinterlegen. Diese stellt sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter den Wareneingang verbuchen können. So können sich alle in den Prozess involvierten Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über den aktuellen Wareneingang verschaffen.

Vorteile des digitalen Wareneingangs im Überblick

Im Folgenden finden Sie noch einmal die wesentlichen Vorteile des digitalen Wareneingangs-Prozesses in SAP aufgelistet:

  • Alle Beteiligten erhalten einen transparenten und schnellen Überblick über Wareneingänge
  • Eingehende Lieferungen können direkt in SAP überprüft und verbucht werden
  • Nachgelagerte Prozesse lassen sich beschleunigen. Insbesondere die logistische Eingangsrechnungsverarbeitung lässt sich hier steigern.
  • Eingescannte Lieferscheine werden automatisch archiviert, um jederzeit an zentraler Stelle abrufbar zu sein.
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Wareneingang buchen – Step-by-Step

Wenn Sie einen Wareneingang in SAP buchen möchten, können Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Rufen Sie die Transaktion über folgenden Menüpfad auf: Logistik > Materialwirtschaft > Bestandsführung > Warenbewegung > Wareneingang > Zur Bestellung > Bestell-Nr Bekannt und geben Sie den Transaktionscode MIGO ein.

2. Geben Sie Ihre Bestellnummer in das entsprechende Feld ein.

3. Setzen Sie ein Häkchen in das freie Kästchen. Die Kopfdaten Ihrer Bestellung werden in die Positionsübersicht übernommen. Wenn Sie einzelne Positionen anklicken, werden diese am unteren Bereich Ihres Bildschirms in einer Detailansicht angezeigt, in der Sie beispielsweise die eingehende Menge ändern können.

4. Nehmen Sie im Kopfdatenbereich unter Allgemein folgende Eingaben vor:

Feld Daten
Belegdatum Heutiges Datum
Buchungsdatum Heutiges Datum

5. Wählen Sie Positionsdetail, um den Positionsdetailbereich zu öffnen.

6. Kontrollieren Sie die Organisationsdaten in der Registerkarte WO.

7. Markieren Sie im Positionsübersichtsbereich das Kennzeichnen OK für Ihre Position.

8. Wählen Sie Buchen. Das System quittiert die Buchung und ordnet ihr eine Materialbelegnummer zu.

Fazit

Um Wareneingänge manuell prüfen und buchen zu können, ist eine Vielzahl an oft unübersichtlichen Teilschritten erforderlich. Meist müssen die einzelnen Schritte über Betriebsgrenzen hinaus koordiniert werden. Fehler, die auch nachfolgende Prozesse verlangsamen, sind hier vorprogrammiert.

Um diese zu eliminieren und Ihre Effizienz zu steigern, können Sie den Wareneingang mit SAP vollständig digitalisieren und teilweise automatisieren.

Tim Lutz

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Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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