Tim Lutz
 - 2. Juni 2021

Strategischer Einkauf

Der Einkauf dient vorranging zur Bedarfsdeckung eines Unternehmens mit benötigten Waren und Dienstleistungen. Mittlerweile ist der Aufgabenbereich in der Beschaffung so stark angewachsen, sodass der moderne Einkauf oftmals in spezialisierte Abteilungen segmentiert wird. Ein zentraler Bestandteil ist der strategische Einkauf: Er erkennt auszuschöpfende Potenziale der Einkaufsorganisation durch regelmäßige und vorausschauende Analysen der unternehmensweiten Beschaffung und erarbeitet eine wettbewerbsorientierte Strategie, um langfristig erhebliche Kosten einzusparen.

Was ist strategischer Einkauf?

Preisfindung, Lieferantenmanagement, Lagerlogistik, Produktionsengpässe und Gewinnmaximierung: Die Beschaffung von Rohstoffen, Waren und Dienstleistungen ist ein komplexer Prozess mit vielen zu beachtenden Einzelheiten, die unternehmensweite Auswirkungen haben können.

Noch dazu ist Einkauf nicht gleich Einkauf – schließlich ist es ab einer gewissen Betriebsgröße von Vorteil, die Beschaffung in spezialisierte Bereiche aufzuteilen. Dabei wird grundsätzlich zwischen dem operativen und dem strategischen Einkauf unterschieden.

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Operativer Einkauf

Der operative Einkauf übernimmt hauptsächlich Routineaufgaben des Tagesgeschäfts, hält den Kontakt zu bestehenden Lieferanten aufrecht und sichert die aktuelle Materialverfügbarkeit. Er kümmert sich um Angelegenheiten wie z.B. Bedarfsermittlung, Disposition, Bestellabwicklung, Termin- und Lieferungsverfolgung, die Abwicklung von Retouren und Reklamationen sowie die Stammdatenpflege.

Strategischer Einkauf

Im Gegensatz dazu geht der Verantwortungsbereich des strategischen Einkaufs über den reinen Erwerb von Waren und Dienstleistungen hinaus: Sein Ziel ist die Erarbeitung einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie zur langfristigen Optimierung von Beschaffungsprozessen. So beschäftigt sich der strategische Einkauf bspw. mit der Auswahl neuer Lieferanten, führt Preisverhandlungen, betreibt Warengruppenmanagement, verwaltet die Lagerhaltung und beteiligt sich an Entscheidungen zur Fertigung eigener Bauteile.

Im strategischen Einkauf werden Methoden der Datenerfassung, Ausgabenanalyse und Marktforschung miteinander verknüpft, um eine Übersicht der Beschaffungsmärkte zu erhalten, Wertanalysen durchzuführen und Preisentwicklungen erkennen zu können. Gewonnene Erkenntnisse werden in die Entscheidungsfindung miteinbezogen und beim Abschließen zukünftiger Verträge berücksichtigt. Die Einkaufsstrategie wird mit der Gesamtstrategie des Unternehmens abgestimmt und dann im operativen Einkauf konkret umgesetzt.

Taktischer Einkauf & Projekteinkauf

Einige Unternehmen unterteilen ihre Beschaffung noch in zusätzliche Bereiche wie den taktischen Einkauf und den Projekteinkauf.

Der taktische Einkauf stellt quasi das Bindeglied zwischen dem (kurzfristig orientierten) operativen und (langfristig orientierten) strategischen Einkauf dar. Hier geht es darum, die strategischen Entscheidungen gemäß der Unternehmensstrategie zu konkretisieren, etwa indem regelmäßige Ausschreibungen durchgeführt und mittelfristige Lieferverträge abgeschlossen werden.

Der Projekteinkauf wird meist an den strategischen Einkauf angelehnt und ist speziell für alle Beschaffungsmaßnahmen im Rahmen spezifischer Projekte zuständig. Dafür besorgt er die nötigen Ressourcen zur Umsetzung zeitlich befristeter Vorhaben wie bspw. der Einrichtung neuer Hardware oder dem Bau eines Firmengebäudes.

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Aufgaben des strategischen Einkaufs

Der Verantwortungsbereich des strategischen Einkaufs umfasst eine Vielzahl von Aufgaben. Dazu zählen u.a.:

  • Erarbeiten & Umsetzen einer Beschaffungsstrategie
  • Vertragsverhandlungen & Abschluss
  • Lieferantenmanagement (Supply Chain Management)
  • Kostenplanung & -steuerung
  • Vertragsmanagement
  • Innovationsmanagement
  • Projektteamsteuerung
  • Prozessoptimierung
  • Standardisierung von Abläufen

Im Rahmen dieser Aufgaben können Beschaffungsmaßnahmen kosten- und prozesseffizient ausgerichtet werden. Dies geschieht, indem Unternehmen ihren Bedarf korrekt ermitteln, Nachschub sicherstellen und ideale Einkaufszeitpunkte erkennen können.

Darüber hinaus sollen Risiken minimiert, Lagerkapazitäten effizient ausgenutzt und die Innovationsfähigkeit sichergestellt werden. Zur langfristigen Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit werden außerdem Marktentwicklungen beobachtet und Strategien im Hinblick auf die Position des eigenen Unternehmens angepasst.

Prozesse im strategischen Einkauf

Methoden

Zur Gewährleistung hoher Qualität und sauberer Prozesse kommen im strategischen Einkauf verschiedene Methoden zum Einsatz, dazu zählen z.B.:

  • Herstellungskostenanalyse
  • Lebenszykluskonzepte
  • Lieferantenscoring
  • ABC-Analyse & XYZ-Analyse
  • TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership)
  • Benchmarking
  • Wertanalyse
  • Einkaufsportfolioanalyse
  • Beschaffungsmarktforschung
  • Früherkennungsmethoden

Um die aufgeführten Methoden effizient durchführen zu können, wird ein gewisser Digitalisierungsgrad im Beschaffungsmanagement vorausgesetzt. Aus diesem Grund ist in den letzten Jahren ein Wechsel von analogen Mitteln zu digitalen Lösungen im Einkauf erkennbar. B2B-Onlineshops und digitale Tools erleichtern den strategischen Einkauf, etwa indem sie datengestützte Analysen ermöglichen und Mitarbeiter beim Anfordern von Angeboten bzw. Aufgeben von Bestellungen unterstützen.

Digitalisierung im strategischen Einkauf

Das Wälzen von Katalogen und Erstellen handschriftlicher Tabellenkalkulationen ist aufwendig und fehleranfällig. Digitale Lösungen für den strategischen Einkauf lösen die Katalogbeschaffung zunehmend ab: Sie beschleunigen Prozesse, schaffen Transparenz, verhindern Prozesslücken und führen zu deutlichen Kosteneinsparungen. Zudem lassen sich die Anwendungen meist nahtlos in das Geschäftsnetzwerk integrieren und erleichtern somit die Kommunikation mit Lieferanten und anderen Unternehmensbereichen.

Zu den wichtigsten Einkaufsprozessen, die von der Digitalisierung profitieren, zählen folgende:

  • Datenerfassung & Ausgabenanalyse: Die Dokumentation von Lieferantendaten und Ausgaben ermöglicht die Optimierung der Lieferantenbasis.
  • Lieferantenfindung & Ausschreibung: Der Zugriff auf Lieferantendaten in digitalen Netzwerken erleichtert Angebotsvergleiche und bietet Unternehmen einen strategischen Vorteil bei der Bezugsquellenfindung.
  • Verhandlungen & Vertragsabschlüsse: Automatisierte Tools vereinfachen und beschleunigen Arbeitsabläufe, etwa indem elektronische Vertragsablagen angelegt und Benachrichtigungen für anstehende Vertragsverlängerungen eingerichtet werden können.
  • Implementierung & Optimierung: Durch Automatisierung und Digitalisierung wird dem strategischen Einkauf das Treffen bestmöglicher Vereinbarungen ermöglicht, indem Lieferanten kontinuierlich bewertet und Feedbackschleifen in den Prozess integriert werden.
SAP Ariba und S4HANA

Infografik: SAP Ariba

Mit dieser Infografik erhalten Sie einen Überblick über die Vorteile der Integration von SAP Ariba in Ihr Unternehmen.

Lieferantenmanagement

Eine zentrale Aufgabe des strategischen Einkaufs ist das Lieferantenmanagement, welches sich mit der Auswahl potenzieller Zulieferer und deren Integration in die eigenen Prozesse beschäftigt.

Bei der Auswahl können unterschiedliche Methoden angewandt werden, um das Potenzial der unterschiedlichen Anbieter abwägen zu können. Neben allgemeiner Marktforschung für Angebotsvergleiche können bspw. ABC-Analysen oder BCG-Matrizen (Boston Consulting Group Portfolioanalyse) zur Lieferanten- und Produktbewertung dienen, um Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken und den Zugang zu Innovationen zu sichern.

Innovationen müssen oftmals mittels externer Lieferketten gedeckt werden, da unternehmensinterne Ressourcen zu knapp für die eigene Versorgung sind. Aus diesem Grund lohnt sich eine ständige Marktbeobachtung und ein transparenter Umgang mit innovativen Lieferanten, geprägt durch einheitliche Verfahrensweisen und zentrale Informationspools in der externen Kommunikation.

Zulieferbetriebe haben einen maßgeblichen Einfluss auf die Produktqualität ihrer Abnehmer. So kann die Qualität der eigenen gewährleistet oder ggf. sogar erhöht werden, indem man große Sorgfalt bei der Wahl geeigneter Lieferanten an den Tag legt und auf Aspekte wie geringe Leistungstiefe und die Konzentration auf Kernkompetenzen achtet.

Beispieldarstellung einer ABC-Analyse verschiedener Güterklassen zur Lieferantenbewertung

E-Procurement mit SAP Ariba

Es existieren verschiedene Anwendungen, welche zur Digitalisierung von Beschaffungsaktivitäten dienen und somit Prozesse im Einkauf optimieren können. Eine davon ist SAP Ariba – ein cloudbasiertes E-Procurement-System, welches eine Komplettlösung für alle Bereiche der Beschaffung bietet und dank seiner spezialisierten Module den Einkauf in allen Tätigkeitsbereichen unterstützen kann.

SAP Ariba überzeugt durch seine intuitive Benutzeroberfläche, einfache Rollenverwaltung, sein umfassendes Customizing und die schnelle Integration in bestehende Systemlandschaften. Es stellt seinen Nutzern einen umfangreichen B2B-Marktplatz zur Verfügung: Je nach Bedarf sind dort verschiedene Lösungen zugänglich, um Beschaffungsprozesse zu digitalisieren, die Aufgaben im operativen wie strategischen Einkauf zu vereinfachen und Mitarbeiter beim Lieferantenmanagement und der Kommunikation mit Zulieferern zu unterstützen. So können ausgewählte Funktionen gezielt in Einkaufsaktivitäten integriert werden, um Prozesse zu verschlanken und Gefahren wie das Maverick Buying zu vermeiden.

Konzepte für die optimale Versorgung

Im Folgenden werden einige Konzepte für den strategischen Einkauf vorgestellt, mit denen die optimale Versorgung des eigenen Unternehmens durch systematische und auf langfristige Ziele ausgerichtete Maßnahmen gewährleistet werden kann.

In manchen Unternehmen leidet der strategische Einkauf unter einem schlechten Ruf, da er oftmals für minderwertige Materialien, überfüllte Lager und Lieferverzögerungen verantwortlich gemacht wird. Weil der strategische Einkauf nicht im Tagesgeschäft tätig ist, besteht tatsächlich die Gefahr, dass Maßnahmen zur Kostenreduktion und Prozessverschlankung unangenehme Folgen für andere Abteilungen mit sich bringen können. Daher ist es von enormer Wichtigkeit, den Bedarf des eigenen Unternehmens zu kennen und entsprechend herauszufinden, welche Ansprüche zu beschaffende Produkte und Dienstleistungen erfüllen müssen.

Einbindung in Unternehmensleitung & Produktentwicklung

Um brachliegende Potenziale tatsächlich nutzen zu können und Kostenvorteile zu erwirtschaften, muss der strategische Einkauf mit der Unternehmensleitung und der Produktentwicklung im gegenseitigen Austausch stehen.

Dies gewährleistet die enge Verknüpfung von Unternehmensplanung und der Formulierung von Einkaufszielen, sodass Lieferanten- und Materialstrategien entsprechend abgestimmt werden können. So werden Zielkonflikte mit anderen Bereichen vermieden und es kann flexibler auf neue Marktentwicklungen reagiert werden.

Aufbauen von Wettbewerbsvorteilen

Zusätzlich zur Optimierung der eigenen Beschaffungsorganisation lohnt sich die Betrachtung äußerer Marktinformationen, um Einkaufskennzahlen und einen Überblick über die Aufstellung der Konkurrenz zu erhalten.

Von besonderer Bedeutung ist die Identifikation geeigneter Lieferanten und Innovationspartner, um eine enge Zusammenarbeit zu schaffen und individuelle Lösungen zu erarbeiten. Somit entsteht für beide Seiten eine Win-Win-Situation und es können deutliche Wettbewerbsvorteile gewonnen werden.

Aussagekräftiges Controlling

Im Rahmen der Globalisierung und der verstärkten Nutzung von Fremdleistungen hat der Einkauf an Bedeutung für den Gesamterfolg des Unternehmens gewonnen. Aus diesem Grund sollte er ein effektives Controlling mit Nutzung aussagekräftiger Kennzahlen beinhalten. Dies ermöglicht die konsequente Beurteilung von Beschaffungsprozessen und erhöht die Leistungsfähigkeit der Einkaufsorganisation.

Ihre maßgeschneiderte Einkaufsstrategie

Bei Mindlogistik haben wir uns auf die Unternehmensbereiche Einkauf, Produktion und Vertrieb spezialisiert, um Sie bei der ganzheitlichen Analyse und Optimierung Ihrer Wertschöpfungsketten zu unterstützen. Unsere Ressourcen zum Thema Einkauf erläutern die Vorteile von E-Procurement-Lösungen wie SAP Ariba, geben Einblicke in effektives Lieferantenmanagement und liefern Ansätze zum erfolgreichen SRM und SCM.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch und gemeinsam erarbeiten wir eine Einkaufsstrategie, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

FAQ

Was versteht man unter strategischem Einkauf?

Grundlegend wird zwischen operativem und strategischem Einkauf unterschieden. Während der operative Einkauf für Routineaufgaben im Tagesgeschäft verantwortlich ist, kümmert sich der strategische Einkauf um die langfristige Optimierung der ganzheitlichen Beschaffungsprozesse eines Unternehmens.

Was sind die Aufgaben im strategischen Einkauf?

Der strategische Einkauf nutzt Methoden der Datenerfassung und Marktforschung, um eine Übersicht der Einkaufsmärkte zu erhalten. Somit gewonnene Erkenntnisse unterstützen die Entscheidungsfindung bei der Organisation zukünftiger Beschaffungsmaßnahmen wie bspw. der Auswahl neuer Lieferanten.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung & Automatisierung der Beschaffung?

Mithilfe von E-Procurement-Systemen wie SAP Ariba lassen sich Einkaufslösungen im Unternehmensnetzwerk integrieren. So können im Einkauf Prozesse beschleunigt, Fehler vermieden und Kosten gespart werden. Zudem wird die Transparenz der Beschaffungsaktivitäten erhöht, wodurch die Kommunikation mit anderen Abteilungen und externen Dienstleistern erleichtert wird.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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