Tim Lutz
 - 6. April 2021

Katalogbeschaffung

Viele Unternehmen arbeiten in der Beschaffung noch auf Basis von Freitextbestellungen per E-Mail, Telefon oder sogar per Fax. Das ist nicht nur extrem zeitintensiv und aufwendig auswertbar, sondern auch fehleranfällig. Besser geht’s per Katalogbeschaffung, am besten in digitaler Form.

Analoge Katalogbeschaffung

Nur, wenn Lieferanten ihren Kunden qualitativ hochwertige und stets aktuelle Produktdaten in (E-)Katalogen zur Verfügung stellen, können diese präzise und effiziente Bestellungen aufgeben und ihre Wertschöpfungskette optimieren.

Traditionell übermitteln Lieferanten ihren Kunden Kataloge in Papierform. Dort führen sie detailliert alle relevanten Produktinformationen (Maße, Lieferumfang, Preis, etc.) auf. Der Kunde nutzt dann Bestellformulare, in die er die gewünschten Produkte einträgt und an den Lieferanten weiterleitet. Diese Art der Bestellung ist zwar weniger fehleranfällig als Freitextbestellungen. Werden Bestellformulare, Bestellbestätigungen und Rechnungen in Papierform hin- und hergeschickt und manuell ins ERP-System eingepflegt, ist der Zeitaufwand aber noch immer enorm.

Eine weitere Schwierigkeit der analogen Kataloge: Sie sind schnell überholt. Ändert sich ein kleines Detail im Sortiment eines Händlers, müssen alle Kataloge, die sich im Umlauf befinden, korrigiert werden. Auch hat nicht jeder Mitarbeiter, der gerade etwas bestellen möchte, einen gedruckten Katalog zur Hand. Einfacher geht’s mit E-Katalogen.

Elektronische Katalogbeschaffung

In den meisten Unternehmen läuft der Einkauf zunehmend digital ab. Besonders zentral dafür sind E-Kataloge, mit denen Sie Bestellungen schnell und unkompliziert abwickeln können. Um diese nutzen zu können, brauchen Lieferanten und ihre Kunden standardisierte Systeme, auf die sie gemeinsam Zugriff haben, sogenannte elektronische B2B-Marktplätze. Auf diesen Plattformen stellen Lieferanten ihre Produkte in einem eigenen E-Katalog aus. Per Mausklick können Unternehmen darüber Waren bestellen – schnell und komfortabel wie in einem Onlineshop.

E-Book: Effiziente Beschaffung: Kosten im Einkauf senken mit E-Procurement

Effiziente Beschaffung: Kosten im Einkauf senken mit E-Procurement

In kaum einem Bereich versäumen Unternehmen so häufig Einsparungspotenziale wie in der Beschaffung. Wie diese mit E-Procurement genutzt werden, erfahren Sie im E-Book.

Varianten von elektronischen Katalogen

Es gibt im Grunde zwei verschiedene Varianten von E-Katalogen: statische und dynamische Kataloge. Die beiden Katalog-Arten unterscheiden sich nicht in ihrem Inhalt (sie enthalten jeweils relevante Produktinformationen und Preise), sondern bzgl. des anfallenden Aufwands für die Datenpflege.

Statische Kataloge

Statische bzw. gehostete Kataloge werden vom Lieferanten betrieben. In statischen Katalogen stellt der Lieferant den Kunden seine Katalogdaten zur Verfügung: einkaufende Unternehmen laden die Daten in ihr Beschaffungssystem, sodass sie ihnen direkt in ihrer Einkaufslösung zur Verfügung stehen. Allerdings müssen die Daten statischer Kataloge stets manuell auf dem aktuellen Stand gehalten werden: Preise oder Produktmerkmale, die sich ändern, gehen nicht automatisch in das Angebot ein. Stattdessen muss ein Mitarbeiter des Anbieters diese händisch in das System einarbeiten und ein Mitarbeiter des einkaufenden Unternehmens den Katalog neu synchronisieren – ein Vorgang, der zeitliche und personelle Ressourcen bindet.

Dynamische Kataloge

Dynamische Kataloge sind statischen Katalogen sehr ähnlich, allerdings sind sie etwas „selbstständiger“. Änderungen der Produktdetails gehen beispielsweise automatisch in den Katalog ein. Manuelle Zwischenschritte sind kaum mehr notwendig.

Vorteile von E-Katalogen gegenüber der analogen Variante

Obwohl sich statische und dynamische Kataloge in der Datenpflege unterscheiden, bieten sie Ihnen doch weitgehend die gleichen Vorteile:

  • Bestellprozesse laufen über eine gemeinsame Plattform ab.
  • Bestellvorgänge laufen für alle Beteiligten schnell und transparent ab.
  • Bei identischen Katalogaustauschformaten können Sie Medienbrüche innerhalb der Lieferkette minimieren.
  • Individuelle Angebote und Konditionen für Einkäufer sind möglich (bedeuten bei statischen Katalogen aber mehr Aufwand, da diese manuell erstellt werden).
  • Geringes Fehlerrisiko bei Bestellungen, da Katalogdaten automatisch in die Beschaffungssysteme der beschaffenden Unternehmen übertragen werden.

Elektronische Katalogbeschaffung mit SAP

Für den Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP E-Procurement-Systemen und beliebigen anderen Katalogen bietet SAP seinen Nutzern eine offene, standardisierte Katalogschnittstelle: Open Catalog Interface (OCI). Um direkt auf die Kataloge Ihrer Lieferanten zugreifen zu können, wenn Sie eine Bestellanforderung erstellen, binden Sie die OCI-Schnittstelle im Bestellanforderungs- oder Bestellprozess in SAP MM ein.

Nutzer des Beschaffungsmoduls SAP Ariba Buying können die integrierte Kataloglösung SAP Ariba Catalog nutzen, um Katalogartikel aus lokalen Katalogen, inventarisierten Artikeln oder Katalogen bevorzugter Lieferanten zu suchen.

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Fazit

Mit Katalogbeschaffung verabschieden Sie sich von ineffizienten Beschaffungsprozessen mittels Freitextbestellungen. Besonders effizient ist Katalogbeschaffung erst in ihrer digitalen Form. E-Kataloge können statisch oder dynamisch, etwas aufwändiger in der Datenpflege oder etwas „selbstständiger“ sein. Egal in welcher Variante – Sie ermöglichen Ihnen schnelles, komfortables Einkaufen mit minimalen Medienbrüchen.

Haben Sie noch Fragen zu elektronischer Katalogbeschaffung oder deren technischer Umsetzung? Melden Sie sich gerne bei uns. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihr Anliegen.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


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