Darum sind Bestellungen ohne E-Procurement-System kostenintensiv
Viele Mitarbeiter bestellen immer öfter im Alleingang und am zentralen Beschaffungssystem vorbei, da Bestellungen über das Unternehmenssystem meist zu umständlich sind. Warum also nicht einfach selbst etwas bestellen und erst im Nachhinein die Bestellanforderung manuell ausfüllen? Ganz einfach: Auf den ersten Blick ist prozessual alles in Ordnung, aber auf den zweiten Blick entsteht ein hoher Aufwand und damit hohe Kosten in Folgeprozessen. Anhand eines Szenarios, das in zahlreichen Unternehmen tagtäglich geschieht, erläutere ich Ihnen die Herausforderungen solch einer Bestellung und wie Sie diese mithilfe eines E-Procurement-Systems überwältigen können.
Mal eben eine Laptoptasche bestellen
Im besagten Szenario wollte ein Projektleiter lediglich eine Laptoptasche bestellen. Da für ihn die Bestellung über das Unternehmenssystem zu kompliziert erschien, hat er die Bestellung „außerhalb“ des Systems direkt im Onlineshop des Lieferanten getätigt. Dadurch wollte er die Wartezeit verkürzen und die Tasche so schnell wie möglich erhalten. Was soll schon bei einer einfachen Bestellung eines einzelnen Artikels schieflaufen? Schließlich geht es lediglich um eine Laptoptasche.
Der Projektleiter ging also auf die Webseite des Lieferanten und bestellte die Laptoptasche, die er am besten fand. Zwei Tage später erhielt er sie, ohne jegliche Probleme – jedenfalls für ihn. Der Projektleiter füllte die Bestellanforderung nachträglich aus und leitete die Rechnung an die Buchhaltung weiter.
Alles läuft nach Plan, oder nicht?
Zwar hat der Projektleiter die Bestellanforderung ausgefüllt, jedoch hat er dies ziemlich lieblos getan und ihm sind währenddessen ein paar Fehler unterlaufen. Der Prozess ging an dieser Stelle also erst richtig los: Zwar hat die Buchhaltung die Rechnung erhalten, jedoch konnte sie diese durch die Fehler in der Bestellanforderung nicht richtig zuordnen. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung mussten lange suchen und haben viel Zeit investiert – nach mehreren Telefonaten und zahlreichen E-Mails haben sie letztendlich die Bestellanforderung dem Mitarbeiter korrekt zuordnen können.
Was bedeutet das für das Unternehmen?
Dadurch, dass der Projektleiter die Bestellung erst verspätet eingetragen hat, löste er den internen Prozess erst nachträglich aus. Zudem hat er die Felder der Bestellanforderung nicht gründlich ausgefüllt und sich dadurch nicht um eine ordentliche Verarbeitung gekümmert. Dieses Vorgehen ging nicht spurlos am Unternehmen vorbei: Da die Buchhaltung viel Zeit und Mühen in die Zuordnung investiert hat, entstanden hohe Kosten. Dem Projektleiter war nicht bewusst, dass seine Laptoptasche für 30 € unternehmensinterne Kosten von mehreren hundert Euro ausgelöst hat.
Diese Herausforderungen bringt eine Bestellung außerhalb des Systems mit sich
Solche Bestellungen, wie oben geschildert, entgehen dem ERP-System, da sie erst gar nicht über das System getätigt werden. Dadurch erhalten Sie keine Informationen über die Bestellung und können ohne Daten bspw. keine Analyse über Bestellungen durchführen.
Zudem finden viele Freitextbestellungen statt, mit unterschiedlichen Formulierungen und Schreibfehlern. Laptoptasche wird dann bspw. auch Computer- oder Notebooktasche genannt. Diese Schreibalternativen führen zu Fehlern in Folgeprozessen bspw. in der Logistik oder der Rechnungsabteilung. Dann kann u. a. auch kein Wareneingang gebucht und die Rechnung nicht zugeordnet werden. Mitarbeiter müssen nachträglich viel Arbeit investieren, um die Prozesse wieder gerade zu ziehen. Und da Freitextbestellungen oft unterschiedliche Formulierungen enthalten, können Mitarbeiter im Bereich Einkauf keine Auswertungen durchführen.
Darum nutzen Mitarbeiter das System nicht
Doch warum nutzen so viele Mitarbeiter das System nicht? Die Absicht der Mitarbeiter ist keine böse: im Beispiel wollte der Projektleiter lediglich seine Laptoptasche schnell erhalten. So wie viele Mitarbeiter auch, nutzte er das System nicht, da der Prozess für den Anwender zu kompliziert ist – die geringe Benutzerfreundlichkeit führt dazu, dass Mitarbeiter Bestellungen außerhalb des ERP-Systems durchführen.
Nutzer sind im privaten Umfeld einfachere Bestellungen gewohnt, bspw. auf Amazon: Der Anwender gibt das gewünschte Produkt in der Suchleiste ein, sucht das passende Produkt aus und hat sogar die Möglichkeit, die Bestellung mit nur einem Klick durchzuführen.
Mit einem E-Procurement-System so einfach bestellen wie bei Amazon
Mit einem E-Procurement-System (Electronic Procurement oder elektronische Beschaffung) sind Anwender in der Lage, im geschäftlichen Umfeld so einfach wie bei Amazon zu bestellen. Durch E-Procurement erzielen Sie Kosteneinsparungen, da Bestellabwicklungen schneller und meist einfacher durchgeführt werden. Und da das System mit Ihrem ERP-System verbunden ist, entgeht Ihnen keine Bestellung mehr.
Abbildung 1: Ein E-Procurement-System ist mit ihrem ERP-System verbunden.
Somit werden alle Bestellungen systemseitig erfasst und Folgeprozesse können automatisiert werden. Das bedeutet also, dass Sie Wareneingangsbuchungen durchführen können, der Rechnungseingang wird zudem einfacher gestaltet und Prozesse erhalten ein Automatisierungspotenzial.
Zudem sind Sie mit einem E-Procurement-System in der Lage, Bestellungen auszuwerten, da diese nun nicht mehr außerhalb Ihres Systems durchgeführt werden. Sie können also einsehen, wie viele Laptoptaschen bestellt werden und können dadurch z. B. mit Ihren Lieferanten Preise vereinbaren. Insgesamt erhalten Sie schlankere Prozesse und kürzere Durchlaufzeiten. Das ultimative Ergebnis dabei: Pro Warengruppe können Sie etwa 2-4 % Kosten einsparen.
Fazit
Das beschriebene Beispiel zeigt, dass sich die Investition in ein E-Procurement-System lohnt, da Ihre Mitarbeiter dadurch nicht mehr an dem ERP-System „vorbei“ bestellen. So umgehen Sie u. a. Freitextbestellungen, die durch Schreibfehler oder alternative Schreibweisen hohe Kosten verursachen können. Alle Bestellungen werden systemseitig erfasst und Sie können somit Analysen durchführen.
Haben Sie Fragen zu E-Procurement-Systemen? Dann stellen Sie mir diese gerne. Ich freue mich auf den Kontakt!
