Tim Lutz
 - 23. November 2020

E-Procurement

E-Procurement-Systeme automatisieren den Einkaufs- und Verkaufsprozess sowohl auf Seiten des Käufers als auch auf Seiten des Lieferanten und bieten so erhebliche Effizienzsteigerungs- und Einsparungspotenziale. In diesem Beitrag erfahren Sie, was es mit E-Procurement auf sich hat und wie Sie und Ihre Mitarbeiter von der digitalen Lösung für den Einkauf profitieren.

Im Zuge der Digitalisierung verändern sich verschiedene Prozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen stark. Viele Vorgänge lassen sich durch digitale Lösungen beschleunigen und effizienter gestalten. Dazu gehört auch der Beschaffungsprozess, der häufig noch im Rahmen von Freitextbestellungen per Mail oder Telefon losgelöst vom ERP-System abläuft. Die Folge? Dezentrale, nicht standardisierte und ineffiziente Prozesse behindern den Einkauf und sorgen für Verzögerungen in sämtlichen Folgeprozessen. Die Lösung? Digitale Beschaffung (E-Procurement).

Was ist E-Procurement?

E-Procurement, oder zu Deutsch elektronische Beschaffung, bildet praktisch den Online-Handel für den B2B-Bereich. Es geht dabei also nicht um Warenbestellungen von Privatkunden, sondern um Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, die digitale Netzwerke nutzen.

Ein E-Procurement-System löst papierbasierte Prozesse ab und wandelt sie in einen weitgehend automatisierten Ablauf um. So bildet es sämtliche Prozessschritte der Beschaffung digital ab (Angebotsmanagement, Genehmigungsprozess, Transaktion, Tracking, Zahlung, Reporting). Das System umfasst zumindest die Bestellabwicklung, meistens auch die unmittelbar mit der Bestellung verbundenen Schritte wie die Freigabe oder Auftragsbestätigung.

E-Procurement mit SAP
E-Procurement ist die Antwort auf fast alle Fragen in der Beschaffung. Ein E-Procurement-System steigert die Effizienz im Einkauf, senkt Kosten und beugt Maverick Buying vor.

Es gibt verschiedene E-Procurement-Systeme

Zunächst werden E-Procurement-Systeme in offene, halb offene und geschlossene Systeme unterschieden.

Geschlossene Systeme

In geschlossenen E-Procurement-Systemen können lediglich zwei über das System miteinander verbundene Unternehmen kommunizieren und Geschäfte abwickeln. Andere Unternehmen sind hiervon gänzlich ausgeschlossen.

Halb offene Systeme

Das halb offene System wird häufig von größeren Händlern genutzt und bietet seinen Kunden ein Portal, um Produkte bei ihm einzukaufen.

Offene Systeme

Offene Netzwerke sind für eine Vielzahl von Nutzern zugänglich, die vorher oftmals eine Registrierung und Zulassung durchlaufen müssen. Offene Systeme werden auch Katalogsysteme genannt, weil sie Kataloge verschiedener Anbieter enthalten, in denen Käufer Angebote vergleichen können.

Weiterhin werden E-Procurement-Systeme danach unterschieden, wer das Portal betreibt.

Lieferantensysteme (Sell-Side-Systeme)

Sell-Side-Systeme werden von der Lieferantenseite eingerichtet. In seinem System gibt der Lieferant vor, wie die Abnehmer Bestellungen bei ihm vorzunehmen haben. So muss sich der Käufer beispielsweise im System des Zulieferers registrieren oder eine VPN-Verbindung einrichten. Dabei bemüht sich der Lieferant, Hard- und Softwareanforderungen gering zu halten, um einer möglichst großen Zahl an potenziellen Kunden den Zugang zu erleichtern. Vergleichbar sind Lieferantensysteme mit herkömmlichen Online-Shops wie Amazon.

Für Verkäufer birgt diese Lösung den Vorteil, dass sie ihre Waren optimal präsentieren können, um möglichst viele Aufträge zu generieren. Zudem lässt sich die Lösung problemlos in ihre ERP-Systeme integrieren.

Für Kunden bedeuten Sell-Side-Systeme allerdings eine schlechte Vergleichbarkeit der verfügbaren Angebote, weil ihnen lediglich die Angebote des betreffenden Lieferanten angezeigt werden. Zudem erschweren oft uneinheitliche Navigationsstrukturen und Medienbrüche bei der Vernetzung mit dem System eine intuitive Bedienung.

Beschaffersysteme (Buy-Side-Systeme)

Im Gegensatz zum Sell-Side-System können Unternehmen oder Zusammenschlüsse von Unternehmen, wenn sie eine gewisse Marktmacht haben, dem Lieferanten ein System vorgeben. Zulieferer müssen ihre Lösungen dann sowohl in Bezug auf inhaltliche Vorgaben zu Lieferdatum, Lieferumfang und Wiederholung der Lieferung als auch in Bezug auf technische Anforderungen bezüglich der Kataloge an das System des Käufers anpassen. Das bestellende Unternehmen kann die Prozesse so in seinem Sinne durchführen und vereinfachen.

So funktionieren Beschaffersysteme: Sie pflegen die externen Kataloge der Lieferanten über ein Desktop-Purchasing-System (DPS) in das eigene ERP-System ein. Über das eigene Open Catalog Interface (OCI) können Sie oder Ihre Mitarbeiter dann Bestellungen vornehmen.

Das Buy-Side-System bietet Käufern den Vorteil, dass sie Angebote leicht vergleichen und die Lösung in ihr eigenes Warenwirtschaftssystem integrieren können.

Elektronischer Marktplatz (Many-to-Many-System)

Bei dem dritten möglichen System, dem Marketplace-Side-System, stellt ein unabhängiger Marktplatzbetreiber (wie z. B. SAP Ariba) eine Online-Beschaffungs-Plattform mit entsprechender Funktion für die Bestellabwicklung inkl. standardisierter Schnittstellen bereit. Gegen Gebühren können Lieferanten und Käufer diese Dienstleistungen nutzen und ihre Waren auf der Plattform anbieten bzw. über die Plattform bestellen. Zudem ermöglicht es eine einheitliche Benutzeroberfläche mit einem Multilieferantenkatalog, Vergleiche zwischen den Angeboten anzustellen.

SAP Ariba und S4HANA

Infografik: SAP Ariba

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Diese Chancen bieten elektronische Beschaffungssysteme

E-Procurement-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, einige Probleme herkömmlicher Bestellverfahren zu umgehen. So ermöglichen es die elektronischen Systeme beispielsweise…

…die Bestellung in eine vorgegebene Maske einzugeben und mit einem einzigen Mausklick zu verschicken.

…Bestellungen deutlich schneller abzuwickeln und so etwa Kosten für Mitarbeiter im Bereich der Verwaltung einzusparen.

…den Verzicht auf Papier für die Bestellabwicklung. Das steigert nicht nur die Effizienz des Verfahrens, sondern schützt gleichzeitig die Umwelt.

…sich einen Überblick über Ein- und Verkäufe zu verschaffen.

Darüber hinaus bieten Ihnen elektronische Beschaffungssysteme folgende Vorteile:

  • Automatisierung: E-Procurement-Systeme automatisieren Routineaufgaben wie das Vergleichen von Angeboten oder die manuelle Eingabe von Bestelldaten, auf die Ihre Mitarbeiter ansonsten viel Zeit verwenden müssen.
  • Geringere Beschaffungszeit: E-Procurement verringert die allgemeine Arbeitszeit, die beteiligte Mitarbeiter für den Beschaffungsprozess aufwenden müssen. Das liegt u. a. an der hohen Übertragungsgeschwindigkeit digitaler Daten im Gegensatz zu analogen Informationen. Zudem können alle Prozessbeteiligte sämtliche die Beschaffung betreffenden Informationen in Echtzeit im System einsehen.
  • Vereinfachte Rechteverteilung: Ein E-Procurement-System unterstützt Sie auch dabei, die Vergabe und Einhaltung von Freigaberechten zu optimieren. So können Sie über das System sicherstellen, dass niemand ohne entsprechende Berechtigungen eine Bestellung durchführt, bevor sie nicht von einem zuständigen Mitarbeiter genehmigt worden ist. Über die Lösung lassen sich Freigaberechte leicht vergeben und ebenso schnell auch wieder entziehen.
  • Geringere Kosten: Zwar ist auch die Installation des E-Procurement-Systems nicht kostenlos, aber Sie sparen im Nachhinein Kosten, z. B. für die Lagerhaltung. Denn wenn Bestellungen schneller ausgeführt werden können, verringern sich auch die Lagerzeiten und damit -kosten.
  • Gesteigerte Flexibilität: Sie können E-Procurement und das Internet für den unkomplizierten Vergleich und die Recherche von Angeboten nutzen. Zudem können Sie Ihre Bestellung per Online-Bestellung flexibler an Ihre Bedürfnisse anpassen, als das mit einem herkömmlichen Katalog möglich ist.
  • Hohe Informationsqualität: Da alle die Bestellung betreffenden Informationen (z. B. Produktdaten) elektronisch übermittelt werden, reduziert E-Procurement die Zahl an Erfassungsfehlern, die beim händischen Verfahren häufig passieren. Darüber hinaus können Lieferanten auf digitalem Weg deutlich mehr Informationen bzgl. ihrer Waren bereitstellen, als auf herkömmlichem Weg. Als Käufer können Sie diese wiederum bedarfsgerecht filtern.

Diese Risiken bergen elektronische Beschaffungssysteme

Wie alle größeren Digitalisierungsprojekte birgt auch E-Procurement einige Risiken, von denen Sie sich aber nicht einschüchtern lassen sollten. So ist die Einführung eines E-Procurement-Systems zwar mit Investitionskosten verbunden, aufgrund der oben genannten Kosteneinsparungspotenziale erreichen Sie aber relativ schnell den ROI (Return on Investment).

Einer der größten Vorteile des E-Procurements kann auch gleichzeitig einer seiner größten Nachteile sein: Je nach System können sich sogar Lieferanten aus aller Welt einbringen. Trotz vorheriger Zulassungsverfahren und Registrierungen kennt der Käufer die Qualität der Produkte nicht, sodass oft eine physische Begutachtung notwendig wird, die zu Verzögerungen führt. Des Weiteren wird über E-Procurement die Beziehung zwischen Käufer und Lieferant weniger persönlich. Dem können Sie allerdings leicht entgegenwirken: Durch den Wegfall von Routine- und Abstimmungsarbeiten stehen Ihnen mehr Zeit und Ressourcen für die Beziehungspflege zur Verfügung.

Eine wichtige Grundvoraussetzung für die Teilnahme an E-Procurement ist die Gewährleistung der Datensicherheit für alle Beteiligten. Hier gibt es einiges zu beachten.

Sicherheitsaspekte von elektronischer Beschaffung

Bei der professionellen Beschaffung von Dienstleistungen und Gütern fließen auch unternehmenskritische Informationen von einer Transaktionsseite zur anderen. Damit die Datenübertragung sicher und zuverlässig abläuft, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

  • Datensicherheit: Beim E-Procurement müssen Sie sicherstellen, dass die übertragenen Daten nicht von Dritten eingesehen und heruntergeladen werden können. Um unbefugten Personen den Zugriff auf Ihre so schwer wie möglich zu machen, sollten Sie Ihre Datenübertragung nicht über das öffentliche Internet ablaufen lassen, sondern eine gesicherte und verschlüsselte VPN-Verbindung zu anderen Teilnehmern nutzen.
  • Zuverlässige Übertragung: Für den Erfolg Ihrer Transaktion ist es entscheidend, dass alle notwendigen Informationen vollständig bei Ihrem Geschäftspartner ankommen. Mit einem E-Procurement-System ist die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen, deutlich geringer als bei herkömmlicher Beschaffung.
  • Verbindliche Daten: Elektronische Beschaffungssysteme übertragen auch Verträge und andere rechtsverbindliche Daten. Damit Sie und Ihre Geschäftspartner sicher sein können, dass beide Seiten ihre Verpflichtungen einhalten, können Sie im E-Procurement-System eine rechtssichere digitale Signatur erstellen. In manchen Fällen reicht auch ein Passwort, um in den Vertrag einzuwilligen.
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So läuft eine Bestellung mit E-Procurement ab

E-Procurement-Systeme zielen darauf ab, für jeden Schritt des Einkaufsprozesses eine digitale Lösung anzubieten.

Angebotsmanagement

Ein wesentlicher Teil des Einkaufsprozesses besteht darin, Angebote einzuholen und zu vergleichen. Von Hand ausgeführt nimmt dieser Schritt viel Zeit in Anspruch. E-Procurement-Lösungen können diese Tätigkeit automatisieren und so ihre Effizienz deutlich steigern.

Genehmigungsprozess

Bevor ein Mitarbeiter im Rahmen des Einkaufsprozesses eine Transaktion durchführen darf, sind in den meisten Unternehmen Genehmigungsabläufe erforderlich, die ihn dazu befugen. Dafür müssen zuständige Mitarbeiter ihre Zustimmung geben. Auch dieser Vorgang lässt sich durch E-Procurement-Systeme vereinfachen und beschleunigen: So leitet die Software eine Genehmigungsanfrage immer automatisch an den nächsten zuständigen Mitarbeiter im Genehmigungsprozess weiter und im letzten Schritt an den betreffenden Mitarbeiter.

Transaktion

Auch die eigentliche Durchführung der Bestellung vereinfacht E-Procurement. So können Sie die Daten der Bestellung direkt über das Internet oder via VPN an den Server des Zulieferers weiterleiten. Umständliche Datenübertragungen bspw. via E-Mail, bei denen ein Mitarbeiter vor Ort die Daten erst in das System einpflegen muss, fallen dabei weg.

Tracking

Nach einer erfolgreichen Überlieferung der Bestellung ermöglicht das System dem bestellenden Unternehmen, die Lieferung zu überwachen, bis sie bei ihm eintrifft. Dieses bestätigt den Wareneingang dann, indem es ihn elektronisch erfasst und den Prozess damit abschließt.

Zahlung

Sofern Sie das E-Procurement-System mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft haben, können Sie auch die finanzielle Abwicklung der Bestellung über das System vornehmen: Als Lieferant können Sie die Rechnung teilweise automatisiert im System erstellen. Das System leitet die Rechnung dann direkt an die zuständige Person im bestellenden Unternehmen weiter. Achten Sie darauf, dass elektronische Rechnungen mit einer zugelassenen elektronischen Unterschrift signiert sein müssen, um rechtssicher zu sein.

Reporting

Das System dokumentiert jeden einzelnen Schritt des Beschaffungsprozesses. Dadurch wird es viel einfacher, einen Report zu erstellen, weil Sie direkt auf die im System hinterlegten Daten zurückgreifen können. Analysen dieser Daten lassen zudem Rückschlüsse auf die Effektivität der Lieferkette zu.

Beschaffungsprozess mit E-Procurement

Ablauf des Beschaffungsprozesses mit E-Procurement-System

Fazit

E-Procurement als Online-Handel für den B2B-Bereich ist die Zukunft des Beschaffungsprozesses – sowohl für Käufer als auch für Lieferanten. Elektronische Beschaffungssysteme bieten einen effizienten Gegenentwurf zu Freitextbestellungen via Mail oder Telefon. Es gibt verschiedene Arten von E-Procurement-Systemen, die sich vor allem darin unterscheiden, wer das System bereitstellt (Käufer, Lieferant oder unabhängiger Dritter).

Vom Angebotsmanagement über die Transaktion bis hin zum Reporting vereinfacht und beschleunigt ein E-Procurement-System jeden Teilschritt des Einkaufs und birgt so das Potenzial, Ressourcen und Kosten einzusparen. Bei allen Vorteilen, die der elektronische Beschaffungsprozess bietet, sollten Sie darauf achten, dass die Daten, die Sie im Rahmen eines Ein- bzw. Verkaufs austauschen, sicher und verschlüsselt und vor Dritten geschützt sind.

Haben Sie noch offene Fragen zum Thema E-Procurement? Melden Sie sich gerne bei uns. In einem unverbindlichen Gespräch beantworten wir all Ihre Fragen.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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