Tim Lutz
26. Mai 2022

Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem dient als Dokumentation des gesamten Warenstroms eines Handels oder Unternehmens. Jedes Produkt, welches dem Unternehmen geliefert oder eingelagert wird oder welches das Unternehmen wieder verlässt, wird erfasst. Einkauf, Einlagerung und Verkauf werden also genauestens dokumentiert. Es werden verschiedene Bereiche des Unternehmens organisiert, sodass die Abläufe rund um den Warenstrom des gesamten Unternehmens reibungslos laufen können.

Was macht ein Warenwirtschaftssystem aus?

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine einzigartige Möglichkeit, alle nötigen Informationen rund um das Produkt, die An- und Auslieferung, die Lagerung sowie den Vertrieb dieses Produktes in nur einem System zusammenzuhalten. Dies ermöglicht eine besonders leicht umsetzbare Strukturierung, Dokumentation und Analyse des Warenstroms eines Unternehmens. So können Prozesse, welche eventuell nicht gut laufen, optimiert werden und es können Punkte, wie beispielsweise die Nachhaltigkeit, verbessert werden. Ein Warenwirtschaftssystem ist ein Allrounder, mit welchem man stets alles im Blick hat.

Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem funktioniert als eine Art Zweigstelle oder als Vermittler zwischen dem Unternehmen selbst und den außenstehenden Partnern dieses Unternehmens. Dies kann wie eben beschrieben durch eine Software gelingen. Es soll folgende Prozesse ermöglichen:

  • Materielle Liquidität
  • Dokumentation und Optimierung der Warenströme
  • Erfassung von Daten der Kunden, Lieferanten und wichtige Produktinformationen
  • Buchhaltung wie Rechnungserstellung und Inventur
  • Analyse und Erstellung von Statistiken zur stetigen Verbesserung der Abläufe
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Welche Aufgaben und Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem?

In einem Warenwirtschaftssystem werden alle Güter oder Waren und deren Weg in das und aus dem Unternehmen heraus verwaltet, geplant und gesteuert. Alle Güterströme werden folgendermaßen dokumentiert:

1. Einkauf

Hier wird verwaltet, geplant und organisiert, wie viele Produkte oder Güter bereits vorhanden sind und wie viele noch gebraucht werden – dies wird Bedarfsermittlung genannt. Dann können anhand dieser Dokumentation neue Waren oder neue Güter bestellt werden.

2. Eingang

Sobald eine neue Lieferung ankommt, wird diese hier erfasst und dokumentiert. Die Rechnungen müssen geprüft werden und die Ware muss kontrolliert werden.

3. Lagerung

Nun wird dokumentiert, wo die Produkte und Waren als Nächstes hinkommen. Eventuell werden sie direkt weitergeleitet, um an einen Kunden versendet zu werden. Falls diese jedoch zunächst eingelagert werden, wird auch dieser Schritt vermerkt.

4. Vertrieb

Hier wird festgehalten, wie viele Produkte welcher Art eingekauft und welche wohin verkauft werden. Es handelt sich also um eine sehr genaue und detailreiche Dokumentation.

5. Versand und Ausgang

Es muss außerdem dokumentiert werden, welche Menge von welchen Produkten das Lager nun wieder verlässt, wohin sie versendet wird und wann sie das Lager verlassen hat. Dies muss darauf abgestimmt sein, wann ein Kunde die Ware erhalten möchte. Durch diese Kalkulation wird sichergestellt, dass die Ware auch rechtzeitig ankommt.

Aufbau und Zusammensetzung eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem ist so aufgebaut, dass zweierlei Daten erfasst werden. Erstens die Stammdaten und zweitens die Bewegungsdaten. Stammdaten sind beispielsweise Kunden, Produkte, Informationen zu Lieferanten usw. Unter Bewegungsdaten versteht man Rechnungen, Lieferungen, Bestellungen oder auch Informationen über Aufträge. Das Warenwirtschaftssystem arbeitet eng mit der Logistik und der Disposition zusammen.

Welche verschiedenen Arten gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen 3 Arten eines Warenwirtschaftssystems:

1. Geschlossenes Warenwirtschaftssystem

In einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem werden Aufgaben wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Einlagerung innerhalb des jeweiligen Unternehmens von nur einem System bzw. einer Software abgedeckt.

2. Offenes Warenwirtschaftssystem

Hierbei wird nur einer der eben genannten Punkte, also beispielsweise nur der Vertrieb, durch ein Warenwirtschaftssystem geregelt.

3. Integriertes Warenwirtschaftssystem

Ein integriertes Warenwirtschaftssystem eignet sich für besonders große Unternehmen wie beispielsweise die DHL. Hierbei werden nicht nur innerhalb eines Unternehmens alle Funktionen abgedeckt, welche ein Warenwirtschaftssystem übernehmen kann, sondern es wird auch nach außen kommuniziert.

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Einführung eines Warenwirtschaftssystems

Wer sich ein Warenwirtschaftssystem für sein Unternehmen anschaffen und dieses möglich reibungslos etablieren möchte, sollte auf einige wichtige Punkte achten. Zunächst einmal ist es wichtig, die für das Unternehmen richtige und passende Software dafür auszuwählen und für sich die Frage zu beantworten: Welche Funktionen sollte das Warenwirtschaftssystem haben? Am besten lässt sich hierfür eine Liste mit Kriterien anlegen, welche man dann bei der Auswahl und vor dem Kauf der Software noch einmal durchgehen kann.

Am einfachsten ist es, wenn ein Warenwirtschaftssystem direkt mit der Gründung eines Unternehmens eingeführt wird. Die hinzukommenden Produkte oder Waren werden somit nach und nach eingepflegt. Schwieriger wird es jedoch, wenn das Unternehmen schon länger besteht, bisher ohne Warenwirtschaftssystem gearbeitet hat und dann eines hinzukommt. Dann müssen alle bereits bestehenden Produkte und Waren komplett neu in das System eingepflegt werden, was eine große Herausforderung darstellt. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter, welche sich um dieses Warenwirtschaftssystem kümmern sollen, von Anfang an mit in den Prozess der Etablierung involviert werden. Sie sollten geschult werden, denn ein Warenwirtschaftssystem könnte am Anfang zu einer Überforderung führen. Am einfachsten ist es, Regeln und Anleitungen für die Nutzung des Warenwirtschaftssystems einzuführen, an die sich alle halten sollen. So kann es nicht zu Missverständnissen oder einer komplett anderen Nutzung der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens kommen.

Ansprüche an ein Warenwirtschaftssystem

Das Warenwirtschaftssystem als Software sollte in jedem Fall die Funktion der Buchhaltung unterstützen. Es sollten sich hiermit beispielsweise Rechnungen erstellen lassen. Außerdem sollte die Ware hiermit steuerbar sein, es sollte eine Inventur möglich sein und es sollten statistische Daten generiert und analysiert werden können. Nur so kann sich der Prozess stetig verbessern.

Das Warenwirtschaftssystem sollte außerdem sehr verlässlich sein. Es sollte stets aktuell sein, um kurzfristige Änderungen, wie beispielsweise Nachbestellungen von bestimmten Produkten, zeitnah möglich zu machen. Auch die Genauigkeit ist ein wichtiger Faktor. Misserfolge und Erfolge können so besser erkannt und Fehler eliminiert werden. Die Verfügbarkeit des Warenwirtschaftssystems ist ebenfalls wichtig. Jeder Mitarbeiter sollte jederzeit Zugriff darauf haben. Eine weitere, nicht minder wichtige Eigenschaft ist die Flexibilität. So können durch die Aufbereitung des Systems individuelle Auswertungen ermöglicht werden.

Vorteile eines Unternehmens mit Warenwirtschaftssystem

Unternehmen, welche ein Warenwirtschaftssystem nutzen, haben einige Vorteile gegenüber jenen, die auf ein solches verzichten, denn das Warenwirtschaftssystem fördert den Unternehmenserfolg. Prozesse, welche normalerweise in einem Unternehmen ohne Warenwirtschaftssystem manuell erfolgen müssen, können hier automatisiert ablaufen. Dies spart den Mitarbeitern nicht nur Zeit und Nerven, so dass sich auf andere Dinge konzentrieren können, sondern macht die Abläufe auch präziser. Es kann vermieden werden, dass Daten mehrfach eingegeben werden, denn das System gleicht die Daten automatisch ab. Dies kann händisch oftmals schieflaufen.

Darüber hinaus kann das Warenwirtschaftssystem mit weiteren Systemen synchronisiert werden. So ist es beispielsweise möglich, die erhobenen Daten automatisch an den zum Unternehmen dazugehörigen Onlineshop weiterzuleiten, sodass dieser weniger Pflegebedarf hat und stets auf dem neusten Stand ist. Das Sortiment kann dadurch ständig optimiert werden. So spart das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld, denn überflüssige Ware wird reduziert.

Außerdem wertet ein Warenwirtschaftssystem eingegebene Daten aus. Diese Analysen können dann für Statistiken genutzt werden und erlauben es, die eigenen Prozesse ständig zu hinterfragen, um zu evaluieren, ob etwas verbessert werden könnte.

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Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Das Ziel eines gut funktionierenden Warenwirtschaftssystems ist es, den gesamten Weg, den ein Produkt oder ein Gut innerhalb des eigenen Unternehmens zurücklegt, genauestens zu dokumentieren. So kann besonders effizient mit Gütern umgegangen werden und es ist jederzeit ersichtlich, ob ausreichend Ware vorhanden ist. Dies ist äußerst wichtig für ein Unternehmen, um effizient verkaufen zu können und niemals zu viel oder zu wenig Ware vor Ort zu haben. Auch die Kosten können so möglichst geringgehalten werden. Diese Ziele lassen sich in drei Bereiche aufteilen:

1. Materielle Liquidität

Die materielle Liquidität meint die perfekte Organisation rund um ein Produkt. Das bedeutet, dass innerhalb des Warenwirtschaftssystems gewährleistet sein muss, dass das richtige Produkt in der richtigen Menge vorhanden ist. Auch muss dieses zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Es wird außerdem geprüft, ob die Qualität stimmt und alle Informationen zu diesem Produkt vorliegen. Hierbei steht neben den eben genannten Faktoren auch der Preis des Produktes im Vordergrund. Dieser sollte stimmen und ebenfalls dokumentiert werden. Somit kann erreicht werden, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige und notwendige Ware sowie ausreichend Vorräte vorhanden sind.

2. Optimierte Lagerhaltung und effiziente Warenströme

Bei der optimierten Lagerhaltung und der Verbesserung hin zu effizienten Warenströmen muss besonders gut geplant werden. Es kommt darauf an, das gebundene Kapital so gering wie möglich zu halten oder sogar noch mehr zu reduzieren. Dies meint, dass versucht werden soll, die Lagerkosten zu senken, indem in gewissen Abständen überprüft werden sollte, wie viel Lagerbestand vorhanden ist, um Platz für neue Produkte freizuräumen. Dies muss jedoch gut geplant werden, damit das Lager nicht plötzlich leer ist, falls es zu Lieferengpässen kommen sollte. Optimierungen der Warenströme müssen ebenfalls regelmäßig durchgeführt werden, um bestenfalls eine Kostenersparnis zu erwirken.

3. Nachhaltigkeit

Die Nachhaltigkeit ist ein besonders wichtiges und aktuelles Ziel. Einerseits verschärfen sich viele Regulationen, welche die Wichtigkeit der Nachhaltigkeit zunehmend hervorheben. Auch von Unternehmensseite wird das Thema der Nachhaltigkeit immer präsenter. Hierbei geht es vor allem um ein Image der Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit. Dies kann erreicht werden, indem beim Wareneinkauf beispielsweise auf nachhaltige Ware geachtet wird. Auch beim Versand lassen sich nachhaltige Möglichkeiten finden. Dies können beispielsweise recycelbare Verpackung oder umweltfreundliche Transportmittel wie Elektroautos sein.

Kosten eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Investition in ein Unternehmen, welche für Jahre bestehen bleibt. Dennoch ist ein Warenwirtschaftssystem kein Schnäppchen. Je nachdem, für welches System man sich entscheidet, variieren die Kosten. Ein komplettes System umfasst dabei Soft- und Hardware. Die Software kann mit jedem normalen PC verwendet werden. Die Hardware kann beispielsweise ein Drucker oder ein Etikettiergerät sein.

Die Kosten schwanken je nach Warenwirtschaftssystem zwischen 100 und 1000 Euro pro Monat. Bei manchen Systemen muss man auch für Updates zahlen, bei anderen wiederum nicht. Die Preisspanne ist hierbei also sehr groß, was die Entscheidung nicht leichter macht. Dennoch muss man in ein Warenwirtschaftssystem in der Regel nur einmal investieren und hat dann einen gut funktionierenden und verlässlichen Helfer an der Seite, welcher viele Vorgänge und Prozesse vereinfacht. Daher gilt es für jedes Unternehmen abzuwägen, ob sich die Investition lohnt.

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Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem ist für beinah jedes Unternehmen, welches als Zweigstelle zwischen Einkauf und Verkauf agiert, unabdingbar. Es bietet einen großen Mehrwert auf vielen Ebenen. Einerseits hilft es dabei, die Warenströme zu organisieren. Hierzu werden alle Güterbewegungen während des gesamten Prozesses der betrieblichen Leistungserstellung dokumentiert. Das Ziel hierbei ist, dass die richtige Ware, in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der erwarteten Qualität und mit den notwendigen Informationen vorhanden ist. Andererseits ist es finanziell gesehen von besonderer Wichtigkeit, einen geringen Preis zu ermöglichen.

Die Kosten des Warenwirtschaftssystems selbst können von System zu System sehr unterschiedlich sein. Hier hilft nur, sich genau zu überlegen, was das Warenwirtschaftssystem können sollte und das Bestmögliche auszuwählen.

Warenwirtschaftssysteme helfe einem Unternehmen also enorm dabei, die eigene Warenwirtschaft zu strukturieren, zu dokumentieren und zu analysieren. Nur so ist es einem großen Unternehmen möglich, den Überblick über die eigene Ware, die benötigte Ware und die Ausgaben zu behalten. Es kann besser kalkuliert werden und auch Ziele wie Nachhaltigkeit und eine Optimierung der Warenströme können erreicht werden.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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