Wie Sie mehr Transparenz in Ihre Bonusabwicklung bringen
Wie hoch ist Ihre Fehlerquote bei Bonuszahlungen an Vertriebspartner? Unternehmen lassen bis zu sechsstellige Beträge unvereinnahmt, weil ihre Abrechnungsprozesse unübersichtlich sind und viel manuelle Arbeit erfordern. Das führt zu mangelnder Transparenz. Dabei gibt es mittlerweile eine Lösung, mit der Unternehmen Fehler und Umsatzverluste vermeiden können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das aussieht und wie Sie die Transparenz bei Ihren Bonuszahlungen erhöhen können.
Bisherige Workflows bergen Gefahren
Konditionskontrakte sind herausfordernd: Je mehr Vertriebspartner sie beliefern, desto mehr unterschiedliche Vertragsvereinbarungen müssten Sie koordinieren. Immer noch nutzen viele Unternehmen einfache Tabellenkalkulation, um eine Übersicht über Termine und Zahlungen und Konditionen zu behalten. Nicht selten sind drei und mehr Anwendungen in den Prozess involviert und mit jedem Medienbruch steigt das Risiko von Fehlern.
Mitarbeiter versuchen sich dann teilweise mit semi-automatisierten Workflows zu behelfen: Sie lassen sich bspw. von einem Serientermin im Kalender daran erinnern, den Status einzelner Verträge zu prüfen und Bonuszahlungen zu veranlassen. Eigenentwicklungen übernehmen in manchen Unternehmen dann die automatische Archivierung von Rechnungen. Insgesamt ist der Nutzen aber begrenzt, denn die Toolvielfalt bleibt: Wird die Erinnerung versehentlich weggeklickt? Verrutscht der Mitarbeiter in der Zeile beim Ablesen des Umsatzes?
Solche selbstgebauten Workflows kosten Unternehmen Zeit und Geld: Mitarbeiter müssen sich mit Reklamationen von Kunden befassen, bei falschen Bonuszahlungen geht Umsatz verloren und die Compliance weist Lücken auf. Denn manche Zahlungswege sind auf diese Weise kaum nachvollziehbar. Wer nach einer Rechnung sucht, muss Verzeichnisse manuell durchforsten.
Ältere SAP-Lösungen mit Schwächen
Unternehmen, die mit SAP arbeiten, stehen seit Jahren die Module SAP MM- und SD-Bonus zur Verfügung, um nachträgliche Bonuszahlungen zu verwalten. Die Funktionalitäten waren aber alles andere als ideal.
Eine Übersicht über alle Konditionskontrakte, die sich nach Kriterien (Zahlungsterminen, Boni bezahlt/offen) filtern lässt – nicht vorhanden. Dabei würde sie genau die Transparenz schaffen, mit der Mitarbeiter teure Fehler vermeiden könnten.
Wie Workflows gestaltet sein müssen, die Fehler minimieren
Unternehmen brauchen eine zentrale Anwendung, in der sie sämtliche Prozesse ihrer Bonuszahlungsabwicklung verwalten können – von der Kontraktanlage über die Auszahlungen bis zur Archivierung. Einfache Verwaltungstätigkeiten wie die Archivierung sollten automatisiert erfolgen, was auf dem Stand der heutigen Technologie kein Problem darstellt.
Eigenentwicklungen und Workarounds führen zwar auch zum Ergebnis, sind aber weder effizient noch verlässlich. Praxisauswertungen zeigen, dass Unternehmen, die auf eine zentralisierte Lösung umgestiegen sind, ihren Arbeitsaufwand um bis zu ein Drittel und ihre Fehlerquote auf unter 1 Prozent senken konnten.
SAP verändert Ansatz zum Management von Bonuszahlungen
Mittlerweile hat SAP nachgezogen und bietet mit SAP CCS bzw. CCM in S/4 HANA ein neues Standardtool für die Bonusabrechnung an. Das Tool wurde zuletzt in Condition Contract Management (CCM) umbenannt und ist Bestandteil des Abrechnungsmanagements.
Mit SAP CCS (bzw. CCM) verwalten Sie komplexe Konditionskontrakte aus einer zentralen Oberfläche. Die Benutzerführung ist von der Anlage bis zur Archivierung einheitlich, sodass Fehler von Anwendern minimiert werden. Der manuelle Aufwand reduziert sich massiv: Bonuszahlungen werden automatisiert erstellt und Rechnungen automatisiert archiviert.
Eine weitere Verbesserung: Dank Kalenderansicht und Alerts haben Sie jetzt alle Preisvereinbarungen vorausschauend im Blick. Wollen Sie laufende Verträge nach bestimmten Kriterien, zum Beispiel Bearbeitungsstatus, auswerten? Dann hilft die Filterfunktion. Vertragsmodalitäten, Zahlungsfristen und Bearbeiter sind mit wenigen Klicks einsehbar – und auch Freigaben können so fundierter erfolgen.
Daneben wurden eine Reihe von kleineren, nützlichen Funktionalitäten eingeführt und bestehende Funktionen verbessert, zum Beispiel die Darstellung von Abrechnungsbelegen und die Aussagekraft von Reports für das Controlling.
Für welche Unternehmen lohnt sich SAP CCS?
Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, um Ihre Bonuszahlungen an Vertriebspartner mit weniger manuellem Aufwand und weniger Fehlern zu verwalten, lohnt es sich, die Einführung von SAP CCS in Erwägung zu ziehen.
Unsere Berater evaluieren gerne gemeinsam mit Ihnen Ihre Situation und finden heraus, ob sich das Investment für Sie lohnt. Stimmen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen, wird der Return on Invest in der Regel innerhalb weniger Monate erreicht. Wenn Sie Interesse an einem unverbindlichen Beratungsgespräch haben, schreiben Sie mich gerne an.
