SAP Ariba Snap: Einkaufsprozesse im Mittelstand optimieren
In Gesprächen mit Kunden aus mittelständischen Unternehmen höre ich häufig Sätze wie „Unsere Einkaufsprozesse sind zu speziell für eine vollständige IT-Lösung“, „SAP Ariba, das ist doch nur etwas für große Konzerne“, oder „Eine SAP-Lösung für den Einkauf? Viel zu teuer.“ In diesem Beitrag möchte ich mit diesen Vorurteilen aufräumen und die SAP Ariba Snap kurz vorstellen – die optimale IT-Einkauflösung für Ihr mittelständisches Unternehmen.
Vorab: Es ist falsch, dass SAP Ariba nur für große Konzerne passt und genutzt wird. Stand 2019 nutzen ca. 750 Kunden im Mittelstand SAP Ariba Snap – Tendenz steigend.
So tickt der deutsche Mittelstand
Was zeichnet den Mittelstand gerade in Deutschland aus? Die Unternehmen arbeiten agil, sind offen für Neues und fokussieren sich geradezu auf Innovation. Darüber hinaus stehen der Kunde und die Kundenzufriedenheit im absoluten Mittelpunkt. All diese Punkte sind wichtig, denn sonst würde der deutsche Mittelstand nicht überleben und schon gar nicht wachsen können.
Wie sieht also ein heutiges Unternehmen aus und welche Prozesse charakterisieren es? Hier fällt zunächst auf, dass es sehr viel Zusammenarbeit und Austausch mit weiteren Unternehmen bzw. Partnern gibt. Dazu kommt noch, dass die Zahl der Standorte eines Unternehmens wächst und sich meist nicht nur auf einen Standort konzentriert wird.
Ein weiterer Punkt ist, dass viele neue Abteilungen gegründet werden. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kommen durch neue Entwicklungen oft auch neue Abteilungen hinzu. Die Zusammenarbeit dieser Abteilungen geschieht erfahrungsgemäß eher schlecht als recht – und vor allem her manuell als automatisiert. Das SAP ERP/S4HANA verbindet diese internen Abteilungen schon recht gut, was zeigt, dass die interne Zusammenarbeit mit einem Software-Tool sehr gut funktionieren kann.
Einkaufsprozesse laufen oft ohne Kontrolle
Gerade im Einkauf sind die Prozesse durch die vielen Abteilungen und nötigen Absprachen oftmals kompliziert und langwierig. Die SAP bietet mit Ariba eine Lösung, die alle externen Prozesse miteinander verbindet– ein bisschen wie ein Kleber zwischen Partner- und Lieferantenunternehmen.
Nun sagen manche Unternehmen, dass Sie diese Prozesse schon seit Jahren über EDI und IDocs abbilden. Das stimmt zwar, allerdings handelt es sich dabei immer um Punkt-zu-Punkt Verbindungen. Folglich findet nie eine komplette Integration statt.
Dadurch treten viele Probleme und Herausforderungen auf. So dauert es mehrere Tage oder sogar Wochen bis ein Bestellworkflow abgeschlossen bzw. eine manuelle Bestellfreigabe erfolgt ist. Das liegt daran, dass viele Mitarbeiter manuell Eingangsrechnungen für Bestellungen bearbeiten. Die Folge: Sie haben keine Kontrolle über Ihren Einkauf und es fehlen die Möglichkeiten, den Tail Spend zu kontrollieren.
Die Lösung für den Einkauf: SAP Ariba
Dabei bietet SAP Ariba mit den einzelnen Modulen bereits jetzt Out-Of-The-Box Lösungen für diese Probleme an. Die Vision mit Ariba: 100% Prozessautomatisierung im operativen Einkauf.
Dafür bietet das Modul folgende Funktionen:
- Supplier Management
- Auswahl, schnelles Onboarding und Verwaltung von Lieferanten
- Strategic Sourcing
- Verhandlung von Preisen und Konditionen
- Contract Management
- Erstellung und Verwaltung von digitalen Verträgen direkt aus Einkaufsprojekten
- Procurement
- (Automatische) Abwicklung des operativen Einkaufs
- Invoice & Payables
- Automatisierung des Rechnungsprozesses und Berücksichtigung von Rabatten
Wie geht das mit Ariba Snap konkret?
SAP Ariba Snap ist dabei die Einkaufslösung für mittelständische Unternehmen. Die meisten manuellen Papierprozesse können damit automatisiert und digitalisiert werden, wodurch Sie unter anderem Daten in Echtzeit abrufen können. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über alle unternehmensweiten Aufgaben im Einkauf.
In welchen Bereichen Sie SAP Ariba Snap einsetzen können, sehen Sie in folgender Übersicht:
Inhalte von Tag 1 an abrufbar
Ein Vorteil dabei ist, dass das Standardsetup von Ariba bereits Kontrakte, Formulare und Lieferanten bietet, die im Ariba-Netzwerk vorhanden sind. Erfahrungsgemäß können Sie nach einem Tag bereits über 80% der Bestellpositionen über Ariba-Kataloge abwickeln.
Außerdem verfügen Sie mit Ariba über ein intuitives Userinterface, was eine einfache Bedienung ermöglicht. Das Design ist dabei entlang des Geschäftsprozesses entwickelt, nicht anhand der Belege. Der Fokus ist auf die User Experience gelegt und Sie haben für jede Rolle im Unternehmen das richtige Userinterface. Das führt dazu, dass Sie den Einkauf so abwickeln können, wie Sie es bei großen Shopping-Plattformen wie Amazon machen.
Mit Ariba führen Sie eine Art von geführtem Einkaufen ein. Das heißt, Käufer brauchen keine Anleitung, sondern halten automatisch im System die Beschaffungs- und Compliance-Richtlinien ein. Sie verhindern so, dass Einkäufer ohne Abstimmung etwas einkaufen und reduzieren dadurch Ihren sogenannten Maverick Spend um bis zu 50%. Wo genau die Einsparpotenziale liegen, sehen Sie in dieser Grafik:
Noch Fragen zu SAP Ariba Snap?
Haben Sie noch Fragen zu SAP Ariba Snap oder brauchen Sie Unterstützung bei der Einführung in Ihrem mittelständischen Unternehmen? Melden Sie sich gerne bei mir und wir schauen gemeinsam auf Ihre Situation und Ihre Potenziale.
