3. August 2020

So löst SAP Ariba Ihre Herausforderungen im Einkaufsprozess

Schlagen Sie sich noch mit langsamen und papierbasierten Einkaufsprozessen herum oder sind Sie mit Ihrer aktuellen On-Premises-Lösung unzufrieden? Mit SAP Ariba haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einkaufsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren – von der Bedarfsplanung bis hin zur Rechnung. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, welche Probleme bei vielen Prozessen im Einkauf auftreten können und wie Sie diese lösen.

So sehen die Prozesse meist aus

Wie bei so vielen Prozessen in Unternehmen, herrschen auch beim Einkauf oftmals noch papierbasierte Prozesse vor. Das Problem dabei ist, dass diese meist sehr langsam ablaufen und durch die manuelle Übertragung schnell Fehler unterlaufen können. Außerdem sind die Daten dann nicht immer für alle zugänglich und fehlen an manchen Stellen. Dabei war und ist es die Aufgabe von Einkäufern, die Bedarfe eines Unternehmens zu verstehen und mit Lieferanten zu agieren, um die identifizierten Bedarfe – seien es Materialien oder Dienstleistungen – zu decken. Das muss schnell und verlässlich funktionieren.

Seit jeher haben Prozesse im Einkaufsbereich allerdings einige Schwächen vorzuweisen. Dazu zählt unter anderem das sogenannte „Prinzipal-Agenten-Problem“. Dies besagt grob zusammengefasst, dass der Auftraggeber und der Beauftragte einen unterschiedlichen Wissensstand haben. Das führt dazu, dass Eigenschaften, Informationen oder Absichten der anderen Partei verborgen werden – egal, ob absichtlich oder unabsichtlich – und dadurch die Entscheidungsfindung beeinträchtigt wird.

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Herausforderungen aktueller On-Premises-Lösungen

Eine weitere Herausforderung ist die fehlende Integration der Einkaufsprozesse in den On-Premises-Systemen. Dadurch wird die Kommunikation sehr aufwendig und mühselig. Es müssen bspw. sehr viele Mails oder Faxe geschrieben werden, um Informationen zu übermitteln. Der Grund dafür, dass die Lösungen meist schlecht integriert sind, ist, dass die Integration zwischen Kunden und Lieferanten sehr weitreichend und umfangreich ist. Die Integration ist allerdings ein kritischer Faktor für erfolgreiche Zusammenarbeit und damit einen effizienten Einkaufsprozess.

Das Problem, das sich daraus heutzutage ergibt: Einkaufprozesse laufen aufgrund von nicht integrierten On-Premises-Systemen, Prozessen per Telefon oder Kommunikation per E-Mail nur sehr ineffizient ab. Damit geht einher, dass keine Echtzeit-Überwachung möglich und die Steuerung des Prozesses nur sehr schwer machbar ist.

Lösung über EDI reicht nicht aus

Im letzten Jahrzehnt wurde versucht, über EDI-Lösungen Abhilfe zu schaffen. Das hat teilweise gut funktioniert, ist aber ein mühsamer Prozess. Eine EDI-Verbindung ist immer eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung, welche nur mit viel Konfigurations- und Testaufwand eingerichtet werden kann. So sind teilweise mehrere Iterationen an Konfigurationen für die Einrichtung einer einzigen Verbindung erforderlich.

Die User Experience im Einkaufsbereich hat sich dementsprechend die letzten Jahre nicht stark verbessert. Nutzer sind Oberflächen und einfache Prozesse, wie bei großen Unternehmen (bspw. Amazon), gewohnt und keine technischen Oberflächen, wie z. B. bei der Erstellung einer Bestellanforderung ME51n in SAP. Nutzer wollen also die aktuellen Systeme nicht oder nur ungern nutzen.

Das ist SAP Ariba

Nun gibt es von der SAP eine aktuelle Cloud-Lösung, die einige der genannten Herausforderungen bewältigt: SAP Ariba. Dabei handelt es sich unter anderem um eine Art B2B-Marktplatz in der Cloud, auf der sich Interessenten, Lieferanten und Produzenten treffen und finden können. Ariba bietet eine einfache und intuitive Möglichkeit zur Beschaffung von Gütern im Geschäftskundenbereich und schafft damit ein Einkaufserlebnis, wie die Nutzer es im Alltag gewohnt sind. Der Marktplatz bietet Möglichkeiten für Verhandlungsführung, Kundenmanagement, Katalogverwaltung und Rechnungsübersicht.

Über diese Möglichkeiten verfügt Ariba

Für das oben angesprochene Prinzipal-Agenten-Problem bietet SAP Ariba systemische Prüfungen und Hilfen für Unternehmen an, um die Probleme direkt per Prozess zu lösen:

Bedarfsplanung: Unabhängig von der Planung der Direktbedarfe (aus dem ERP-System) bietet Ariba Unterstützung bei der Erkennung von Bedarfen an. Dabei werden historische Daten, Ziele und externe Faktoren genutzt, um den Prozess zu unterstützen.
Lieferanten: Sobald ein Bedarf identifiziert wurde, können Sie mithilfe des Ariba Discovery Moduls passende Lieferanten finden und auswählen.
Verträge: Nach der Auswahl eines Lieferanten können Sie mithilfe des Ariba Contracts Moduls die vertragliche Grundlage zwischen Kunde und Lieferant schaffen und systemisch abbilden. Sie können alle Kontrakte und Verträge verwalten.
Einkaufsprozess: Der eigentliche Einkaufsprozess inklusive Genehmigungen und Wareneingangs- bzw. Verbrauchsbuchungen kann für denjenigen, der den Bedarf initiiert hat, über Ariba Buying und den Ariba Catalog abgewickelt werden. So können Sie eine einheitliche und moderne User Experience nutzen.
Rechnungsprozess: Jedes Unternehmen hat einen Ansatz, um Rechnungen zu prüfen. Passt die Rechnung zum gelieferten Produkt? Mit SAP Ariba Invoice Management bietet Ariba eine integrierte Lösung für die integrierte Abwicklung des Rechnungsprozesses an.
Optimierung: Nachdem die Rechnung prozessiert wurde, kann der obige Prozess von vorn starten. Ariba bietet Ihnen die Möglichkeit, mit dem Modul Spend Analysis weitreichende, schnelle Analysen über den gesamten Beschaffungsbereich zu erstellen. So können Sie Schwächen und Potentiale schnell aufdecken.

Noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu SAP Ariba oder brauchen Sie Unterstützung bei der Einführung? Melden Sie sich gerne bei mir uns wir werfen gemeinsam einen Blick auf Ihre Prozesse und Ihre Potenziale!

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Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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