So senken Sie Kosten in der Beschaffung
In kaum einem Bereich versäumen Unternehmen so häufig Einsparungspotenziale wie in der Beschaffung: Mit veralteten, dezentralen und uneinheitlichen Prozessen sowie unzureichender Planung treiben Unternehmen ihre Kosten unnötig in die Höhe. Erkennen Sie sich selbst wieder? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Beschaffungskosten dauerhaft senken können: Mit ABC-Analyse und E-Procurement.
Setzen Sie Prioritäten mit der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren, mit dem Sie für den Erfolg Ihres Unternehmens wichtige Kenngrößen (Kunden, Güter, Lieferanten, Produkte) jeweils in drei Klassen (A-C) einteilen: Kunden, die einen Großteil Ihres Umsatzes ausmachen, Produkte, die Sie am besten verkaufen und Lieferanten, mit denen Sie am längsten zusammenarbeiten, landen in Klasse A. Klasse C setzt sich zusammen aus Neukunden, Produkten, die sich noch nicht am Markt behaupten konnten und Lieferanten, mit denen Sie wenig Erfahrung haben. Den Rest beherbergt entsprechend Klasse B.
Haben Sie jedem Objekt eine Klasse zugeordnet, können Sie davon Strategien ableiten, wie Sie mit bestimmten Produkten, Kunden oder Lieferanten umgehen sollten, um daraus den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu ziehen.
Wie das genau gemeint ist, erfahren Sie im Folgenden anhand eines Beispiels:
Strategie für den Umgang mit A-, B- und C-Kunden
Ihre A-Kunden sind Ihre wichtigsten Kunden. Diese möchten Sie auf keinen Fall an die Konkurrenz verlieren, sondern im besten Fall noch enger an sich binden. Belohnen Sie deren Loyalität beispielsweise mit kleinen Aufmerksamkeiten, Vergünstigungen oder besonderen (Service-) Angeboten.
Auch Ihre B-Kunden wollen nicht vernachlässigt werden: Führen Sie mit diesen beispielsweise persönliche Gespräche, um Ihre Beziehung weiter auszubauen. So ziehen vielleicht einige B-Kunden schon bald in die A-Klasse um und Sie steigern Ihre Umsätze langfristig.
Mit C-Kunden machen Sie bisher den geringsten Umsatz. In der C-Klasse schaffen Sie also Anreize für deren Mitglieder, ihre Umsatzbeteiligung zu steigern, damit diese ggf. in eine höhere Klasse aufsteigen. Sie sollten hier aber abwägen, ob sich der Aufwand tatsächlich lohnt – wenn Sie das Gefühl haben, der Aufwand, den Sie investieren müssten, übersteigt den späteren Nutzen, investieren Sie lieber in Kunden, bei denen die Chancen auf Erfolg besser stehen.
Darum ist die ABC-Analyse sinnvoll, um Beschaffungskosten zu senken
Mit der ABC-Analyse trennen Sie Wesentliches von Unwesentlichem – egal, ob in der Kundenbetreuung, dem Umgang mit Lieferanten oder Produkten. Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse, um Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens zu steigern. Unabhängig vom Untersuchungsgegenstand analysieren Sie komplexe Sachverhalte mit überschaubarem Aufwand, weil Sie sich auf wesentliche Faktoren konzentrieren können.
Auch in der Beschaffung hilft Ihnen die ABC-Analyse dabei, die Lieferanten und Güter zu identifizieren, die Ihnen den größten Nutzen stiften, diese zu priorisieren und Beschaffungskosten zu senken.
Nutzen Sie E-Procurement für eine effiziente Beschaffung
Dank der ABC-Analyse wissen Sie also nun, welche Objekte Sie für eine erfolgreiche Unternehmung priorisieren sollten. Das nützt Ihnen allerdings nichts, wenn Sie sich dann von veralteten, dezentralen und ineffizienten Prozessen ausbremsen lassen. Wenn veraltete Prozesse der Bremsklotz sind, dann ist E-Procurement das Schmieröl, das Ihren Beschaffungs-Motor antreibt.
Wie das funktioniert? Ein E-Procurement-System löst papierbasierte Prozesse ab und wandelt sie in einen weitgehend automatisierten Ablauf um. Vom Angebotsmanagement, der Transaktion und dem Tracking über die Zahlung bis zum Reporting – E-Procurement bildet sämtliche Prozessschritte der Beschaffung digital, zentral und standardisiert ab.
Das richtige E-Procurement-System für Sie
Es gibt eine Vielzahl verschiedener E-Procurement-Systeme, sodass es den meisten Unternehmen gar nicht so leicht fällt, das richtige zu finden. Ich möchte Ihnen daher kurz zwei Systeme ans Herz legen: SAP Ariba und den SAP Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen.
SAP Ariba
SAP Ariba gilt quasi als Nachfolger von SAP SRM, dem E-Procurement-System der SAP Business Suite, deren Support 2027/30 ausläuft. Ariba bietet Ihnen verschiedene Module, mit denen Sie Ihre Beschaffungsprozesse sicher in die Cloud verlagern. Ein zentrales Modul heißt Ariba Guided Buying. Es handelt sich dabei um einen internen Webshop, der durch seine intuitive und flexible Oberfläche sowie Custom Forms ein ähnliches Einkaufserlebnis wie Amazon vermittelt. Kataloge sind direkt über das Ariba-Netzwerk integriert. Mit Guided Buying können Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und ohne großartige Einarbeitung Bestellanforderungen erstellen, diese genehmigen und deren aktuellen Status überprüfen.
Ariba eignet sich besonders für Unternehmen, deren Beschaffung auf sehr komplexen Prozessen basiert.
SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen
Der SAP-Webshop für Material- und Dienstleitungsanforderungen ist eine Alternative von mindsquare für alle Unternehmen, die mit simpleren Prozessen arbeiten und die sich die Lizenzkosten für Ariba sparen möchten.
Der SAP-Webshop nutzt übersichtliche Fiori-Apps und lässt sich vollständig in Ihr SAP-System integrieren – und das bereits bevor Ihre Systeme auf S/4HANA umziehen. Auch mit diesem System führen Sie die drei grundlegenden Schritte der Beschaffung effizient und digital aus:
- Erstellen einer Bestellanforderung
- Genehmigen einer Bestellanforderung
- Tracking einer Bestellung
Fazit
Viele Unternehmen geben in Folge von ineffizienten Prozessen und unzureichender Planung und Priorisierung deutlich mehr Geld für die Beschaffung aus, als notwendig wäre. ABC-Analyse und E-Procurement helfen Ihnen dabei, umfassende Einsparungspotenziale zu identifizieren und Ihre Beschaffungskosten zu senken.
In diesem Beitrag haben Sie zwei E-Procurement-Systeme kennengelernt. Wenn Sie mehr über diese Systeme oder die ABC-Analyse erfahren möchten, empfehle ich Ihnen die verlinkten Beiträge. Ansonsten stehen wir Ihnen für Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.
