Tim Lutz
 - 23. November 2020

5 Gründe, wieso Sie sich mit E-Procurement beschäftigen sollten

5 Gründe, wieso Sie sich mit E-Procurement beschäftigen sollten

Ein E-Procurement System automatisiert und beschleunigt den Beschaffungsprozess in Unternehmen und ermöglicht Ihnen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse. Trotzdem ist die Einführung eines E-Procurement-Systems, wie die meisten Digitalisierungsprojekte, mit anfänglichen Investitionen und Aufwand verbunden. Vielleicht stellen auch Sie sich daher die Frage: Lohnt sich der Aufwand, brauche ich ein E-Procurement-System wirklich, oder ist es einfach nur ein „Nice-to-have“? In diesem Beitrag möchte ich Ihnen fünf Gründe dafür vorstellen, warum sich die elektronische Beschaffung für Sie lohnt.

1 niedrigere Materialkosten durch E-Procurement

Wenn Sie eine E-Procurement-Lösung nutzen, erhalten Sie Zugriff auf einheitliche, geprüfte Online-Kataloge mit eindeutigen und transparenten Angeboten. Hier können Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Angebote vergleichen und so das für Ihr Unternehmen beste und günstigste identifizieren. So verhindern Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter weiter bei dem altbekannten Lieferanten bestellen, bloß weil „sie das schon immer so gemacht haben“ – obwohl der Stammlieferant vielleicht nicht die günstigsten Konditionen bietet. Je nach Warengruppe eröffnen sich Ihnen damit Einsparungspotenziale von 2–4 %.

Whitepaper: E-Procurement-Systeme im Vergleich

E-Procurement steigert die Effizienz in der Beschaffung, senkt Kosten und beugt Maverick Buying vor. Es bleibt die Frage, welches System das richtige für Sie ist!

Durch E-Procurement machen Sie zudem Schluss mit Maverick-Buying: Mit automatischen Genehmigungsprozessen und ausgewählten Lieferanten stellen Sie sicher, dass nur befugte Mitarbeiter über ein zentrales Verfahren bei qualifizierten Händlern bestellen können und nichts am System vorbeiläuft.

2 niedrigere Prozesskosten in der elektronischen Beschaffung

Ein E-Procurement-System senkt den Aufwand und die Kosten für jede einzelne Bestellung. Lange Recherchen im Internet oder in Printkatalogen fallen weg. Das Ausfüllen, Mailen, Faxen oder Durchgeben per Telefon von Aufträgen, Genehmigungen und Bestellungen (sog. Freitextbestellungen) gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen bestellen Ihre Mitarbeiter per Mausklick aus einheitlichen Online-Katalogen. Der Bestellprozess läuft automatisch und elektronisch ab.

3 automatische Dokumentation mit E-Procurement

Ein E-Procurement-System automatisiert den Bestellvorgang nicht nur, sondern dokumentiert ihn gleichzeitig auch. Es zeichnet alle wichtigen Informationen und Daten (wie Anforderungen, Genehmigungen, Bestelldaten) auf und speichert diese. So können Sie Ihre Einkäufe jederzeit lückenlos und unkompliziert nachvollziehen und optimieren. Zudem optimieren Sie Ihre Logistik- und Einkaufskonditionen, weil Sie alle Bestellungen auf einen Blick einsehen können.

4 E-Procurement schafft Zeit für Wesentliches

5-Gründe-E-Procurement: E-Procurement schafft Zeit für Wesentliches
Eine E-Procurement-Lösung macht Routineaufgaben, mit denen sich Ihre Mitarbeiter im Einkauf normalerweise herumschlagen müssten, überflüssig. Im E-Procurement-System sorgen einfache und verständliche Prozesse dafür, dass alle Bestellungen zentral erfasst werden können. Simple und intuitive Oberflächen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die Plattform ohne lange Einarbeitung oder IT-Vorkenntnisse zu verwenden. So haben sie mehr Zeit für wesentliche Aufgaben wie die Lieferantenauswahl oder die Verhandlung von Angeboten.

5 Einfache Integration in Ihr ERP-System

Die meisten E-Procurement-Systeme verfügen über vorkonfigurierte Schnittstellen, über die sich das System in Ihr ERP-System integrieren lässt. Über diese Schnittstellen können Sie Ihre E-Procurement-Lösung mit Ihrer Lösung für die Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung verknüpfen und so auch die finanzielle Abwicklung Ihrer Bestellungen zentral an einem Ort erledigen.

Fazit

Wie würden Sie die Frage „E-Procurement – notwendig oder nur Nice-to-have?“ nach Lektüre dieses Beitrags für sich beantworten?

Letztendlich müssen Sie die Entscheidung für oder gegen ein E-Procurement-System natürlich selbst treffen. Ich kann Ihnen eine elektronische Lösung für Ihren Einkauf aber sehr empfehlen. Natürlich müssen Sie anfangs Zeit und Geld in die Implementierung investieren. Aber in wie vielen Situationen werden eben diese Ressourcen dann täglich wieder einsparen? Da wird der ROI nicht lange auf sich warten lassen.

Haben Sie noch Fragen zum Thema E-Procurement? Melden Sie sich einfach bei mir. Ich stehe Ihnen gerne jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung.

In diesem Webinar erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie bei der Abbildung des E-Procurements in Ihrem SAP-System haben. Dabei stellen wir verschiedene Lösungen vor und zeigen, welche die sinnvollste für Ihre Unternehmensgröße ist. Im Anschluss haben Sie in einer Fragerunde die Möglichkeit, unseren Referentem Ihre Fragen zu stellen.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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