Tim Lutz
29. November 2023

Freigabeprozesse im Einkauf mit flexiblen Workflows

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Freigabeprozesse stellen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Grund dafür sind die aufwendigen Kommunikations- und Programmierprozesse, um die verschiedenen Freigaben und Workflows im ECC-System abzuwickeln. Was flexible Workflows in SAP S/4HANA sind und wie Sie damit Ihre Freigabeprozesse im Einkauf optimieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was sind flexible Workflows?

Flexible Workflows sind ein neues allgemeines Workflow-Konzept in S/4HANA. SAP verfolgt damit das Ziel, die Konfiguration im Vergleich zur bisherigen Workflow-Komponente stark zu vereinfachen. Nichtsdestotrotz basieren die flexiblen Workflows bzw. der Unterbau technisch weiterhin auf dem robusten Tool SAP Business Workflows. Das bedeutet, dass nur die Konfiguration und Nutzung für die Endanwender praktisch vereinfacht ist.

Freigabeprozesse im ECC im Vergleich zu S/4HANA

Vergleichen wir mal die Freigabevarianten in ECC und S/4HANA anhand eines Beispiels: „Jede Bestellung im Wert von über 2000 € muss vom Leiter des Einkaufs genehmigt werden“. Was müssten Sie tun, um diesen Fall umzusetzen?

Im ECC ist hierfür eine Freigabe und ein einfacher Workflow verfügbar. Im Unternehmenskontext reicht dieser Workflow allerdings meistens nicht aus. Darum müssen Sie an dieser Stelle den Workflow mit weiteren individuellen Änderungen aufwerten, was mit einem erweiterten Programmier- und Pflegeaufwand einhergeht.

Hinsichtlich des flexiblen Workflows stellt Ihnen SAP unter S/4HANA Freigabeszenarien für alle Belege im Einkauf bereit. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Freigabeszenarien für spezielle Bestellanforderungen oder einer Bestellung, sondern für bspw. Einkaufskontrakte durchführen können. Dabei wickeln Sie die Einrichtung nicht mehr über eine Entwicklung bzw. Programmierung, sondern über Fiori-Apps ab.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihren flexiblen Workflow individuell zu erweitern. Im Fall des Beispiels ist je nach Umfang der Arbeitsschritte ein flexibler Workflow für die Bearbeitung besser geeignet als die Variante im ECC. Dies liegt an dem Umfang, den Sie im System bearbeiten können. S/4HANA bietet Ihnen eine effiziente und einfache Möglichkeit, einen Workflow zu erstellen und anzupassen. Im ECC hingegen ist eine Erweiterung des Standardworkflows wesentlich aufwendiger.

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Schritt 1: Einteilung von Arbeitsgruppen

Der Freigabeprozess kann innerhalb von S/4HANA bzw. der Fiori-Umgebung mit verschiedenen Apps abgewickelt werden. Da ist zum einen die App „Teams und Zuständigkeiten“. Hier definieren Sie die Teams, in denen Sie den Mitgliedern entsprechende Freigabestufen zuweisen. Das könnte bspw. ein Geschäftsleitungsteam sein, in dem Sie die Zuständigkeiten für die einzelnen Genehmigungsschritte den jeweiligen Gruppenmitgliedern zuschreiben.

Der große Vorteil davon ist, dass dies eine Stammdatenpflege ist, die Sie im laufenden Betrieb ändern können. So haben Sie die Möglichkeit, ad hoc ein temporäres Team mit den entsprechenden Genehmigungsstufen bspw. in einem großen Projekt anzulegen, in dem es Beschaffungsmaßnahmen durchführen soll.  Im Anschluss können Sie diesen Status wieder verschwinden lassen, ohne einen riesigen Entwicklungsaufwand zu produzieren.

Schritt 2: Erstellung des Workflows

Im zweiten Schritt wählen Sie in der App „Workflows verwalten“ ein grundlegendes Dokument wie eine Bestellung aus, definieren eine Startbedingung für den Workflow und machen weitere Anpassungen. Im Falle des Beispiels „jede Bestellung im Wert von über 2000 € muss vom Leiter des Einkaufs genehmigt werden“ wählen Sie entsprechend die Bestellung aus und definieren darin die Startbedingungen.

Dies kann z. B. der Wert von 2000 € als grundlegende Startbedingung, die Einkaufsgruppe oder ein Erfasser sein. Anschließend können Sie den Empfängern aus den zuvor konfigurierten Teams mit den jeweiligen Startbedingungen der Stufen 1-N Stufen zuordnen. Das heißt, Sie können bspw. anhand von Wertgrenzen mehrere Schritte haben und entsprechend hinterlegen. Daraufhin aktivieren Sie den Workflow.

Schritt 3: Genehmigung der Arbeitsschritte

Der dritte Schritt bzw. die Genehmigung der Dokumente findet zentral in der App „My-Inbox“ statt. Hier sind u. a. die Bestellanforderungen aufgelistet, die zu genehmigen sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Bestelldetails einzusehen, die Bestellung zu bestätigen oder abzulehnen.

Darüber hinaus können Sie sich auch ein Protokoll anzeigen lassen, das ganze an einen Kollegen weiterleiten oder den Workflow anhalten. Des Weiteren können Sie beim Akzeptieren oder Ablehnen auch noch Kommentare verfassen. Das heißt, Sie sparen sich an dieser Stelle sämtliche E-Mail-Prozesse.

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Vorteile

Aufgrund der Integration in alle Fiori-Anwendungen können Sie flexible Workflows im Rahmen von sämtlichen Kombinationsmöglichkeiten schnell und einfach einsetzen. Dabei funktionieren sie auch auf Stammdatenebene. Darum können Sie schnell neue Komponenten wie digitale Teams im Rahmen der Workflows erstellen und wieder aus dem System entfernen. Darüber hinaus vereinfachen Sie durch die Kommentarfunktion innerhalb der Fiori-Apps, wie bspw. der My-Inbox, die Kommunikationsprozesse.

Fazit

Mithilfe flexibler Workflows in S/4HANA können Sie sämtliche Arbeitsvorgänge im Einkauf effektiv umsetzen und digital abbilden. Das liegt vor allem an der Integration in die Fiori-Umgebung. Im Vergleich zur ECC-Variante stellt SAP somit ein vereinfachtes Workflow-Konzept zur Verfügung, mit dem Sie bspw. schnell und einfach Freigabeprozesse abwickeln können. Die Integration von flexiblen Workflows wirkt auf dem ersten Blick nicht wie eine große Veränderung. Allerdings ist diese Komponente ein echter Gamechanger, wenn Sie richtig eingesetzt wird. Im Zuge dessen gewinnen Sie durch den geringen Kommunikations- und Pflegeaufwand für Ihre Workflows eine enorme Zeitersparnis.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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