Nachgefragt: Was sind Ihre Herausforderungen in der Beschaffung?
In vergangenen Beiträgen zum Thema Beschaffung sind wir auf Herausforderungen eingegangen, von denen wir angenommen haben, sie würden viele Unternehmen beschäftigen. Da wir es aber ganz genau wissen wollten, haben wir bei Ihnen nachgefragt, was Ihre Herausforderungen in der Beschaffung sind. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen das Ergebnis der Umfrage vor. Sie erfahren außerdem, was Sie tun können, falls Sie sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sehen.
Ergebnisse der Befragung
Auf die Frage „Welchen Herausforderungen stellen Sie sich täglich in der Beschaffung?“ haben Sie Folgendes geantwortet:
Abbildung 1: Ihre Herausforderungen in der Beschaffung.
Zusammenfassung der Ergebnisse
Aus den Umfrageergebnissen haben sich 4 Kern-Herausforderungen herausgebildet, die ich für Sie zusammengefasst habe:
Komplizierte Benutzeroberfläche
Kontraintuitive Bedienung und schlechte Usability der Beschaffungssysteme verlangsamen Beschaffungsprozesse unnötig. Die Akzeptanz unter den Nutzern ist gering, vor allem, weil diese die bequemen und intuitiven Standards von Plattformen wie Amazon gewohnt sind.
Langwierige Prozesse und Lieferzeiten
Ineffiziente und intransparente Bestell- und Genehmigungsprozesse in der Beschaffung verursachen oft lange Wartezeiten und damit unnötige Kosten. Auch die Bedarfsabklärung bleibt so häufig auf der Strecke – Mehrfachbestellungen oder fehlende Artikel sind die Folge.
Maverick Buying – Bestellungen „am System vorbei“
Aus den ersten beiden Herausforderungen ergibt sich eine dritte: Maverick Buying. Weil Mitarbeiter dem komplizierten, langwierigen Bestellprozess über das unternehmensinterne System entgehen möchten, bestellen sie am System vorbei. Damit kommt der einzelne Mitarbeiter vielleicht schneller zu seiner neuen Laptoptasche – dem Einkauf und der Buchhaltung beschert er damit aber unwissend eine Menge Arbeit, seine Bestellung in das System einzuordnen.
Ein weiterer Grund für Bestellungen, die am System vorbeilaufen ist, dass Ihre Beschaffungsprozesse nicht an Ihr ERP-System angebunden sind und erst manuell übertragen werden müssen.
Unnötig hohe Kosten
Zuletzt verursachen ineffiziente Prozesse höhere Kosten als notwendig. Alleine durch Maverick Buying entstehen Unternehmen im Schnitt Mehrkosten von rund 15 %. Auch ein Preisvergleich verschiedener Lieferanten ist häufig umständlich und wird daher gerne vernachlässigt. Es entstehen Mehrausgaben, die vermeidbar sind.
4 Herausforderungen – eine Lösung: E-Procurement
Mit einem E-Procurement-System digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Beschaffungsprozess und lösen die Herausforderungen in der Beschaffung, die Sie uns genannt haben:
Material- und Prozesskosten senken
Mit einer E-Procurement-Lösung erhalten Sie Zugriff auf einheitliche, geprüfte Online-Kataloge mit eindeutigen und transparenten Angeboten. Hier finden Sie sicher das richtige Angebot für Ihre Anforderungen. Gleichzeitig senkt E-Procurement den Aufwand und die Kosten für jede einzelne Bestellung. Lange Recherchen im Internet oder sogar Printkatalogen fallen weg. Das Ausfüllen, Mailen, Faxen oder Durchgeben per Telefon von Aufträgen, Genehmigungen und Bestellungen gehört mit elektronischer Beschaffung der Vergangenheit an. Stattdessen bestellen Ihre Mitarbeiter per Mausklick aus übersichtlichen Katalogen.
Intuitivere Benutzeroberfläche – Nutzerakzeptanz steigern
Mit einem E-Procurement-System kommen Sie dem Einkaufsideal Amazon sehr nahe. Intuitive und übersichtliche Benutzeroberflächen vereinfachen Ihren Mitarbeitern die Nutzung und beugen langen Einarbeitungszeiten vor. Sie vermeiden gleichzeitig Maverick Buying, weil Ihr System bereits die einfachste Vorgehensweise bei Bestellungen darstellt.
Einfache Integration in Ihr ERP-System
Die meisten E-Procurement-Systeme verfügen über vorkonfigurierte Schnittstellen, über die sich die Lösung in Ihr ERP-System integrieren lässt. Über diese Schnittstellen können Sie Ihre E-Procurement-Lösung mit der Finanzbuchhaltung und dem Rechnungsverarbeitung verknüpfen und so auch die finanzielle Abwicklung Ihrer Bestellung zentral an einem Ort erledigen.
Welche E-Procurement-Lösungen gibt es?
Ich empfehle meinen Kunden in der Regel SAP Ariba oder unseren SAP Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen. Beide Lösungen digitalisieren und automatisieren Ihre Beschaffung und lassen sich problemlos in Ihr ERP-System integrieren.
Wenn Sie sich genauer mit den beiden Systemen befassen möchten, empfehle ich Ihnen das Whitepaper zu “E-Procurement-Systeme im Vergleich“. Hier habe ich für Sie die jeweiligen Vor- und Nachteile der Lösungen aufgelistet.
Fazit
Haben wir mit unserer Umfrage auch Ihre persönlichen Herausforderungen in der Beschaffung erfasst? Ich empfehle Ihnen in jedem Fall, ein E-Procurement-System in Erwägung zu ziehen. Denn auch wenn wir eine Herausforderung übersehen haben – die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie diese auch mit einer elektronischen Lösung bewältigen können.
Sie sind sich noch unsicher, was E-Procurement angeht und möchten sich weiter informieren? Nehmen Sie doch an unserem nächsten Webinar zu “Typische Probleme im Beschaffungsprozess und wie Sie diese beseitigen” teil. Dort können Sie auch gezielte Fragen stellen. Ansonsten können Sie mich natürlich gern persönlich ansprechen. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
