Tim Lutz
6. November 2023

Reporting im Einkauf mit Embedded Analytics

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Mit der Umstellung von SAP ECC auf S/4HANA gehen viele Neuerungen und Möglichkeiten in Ihren Unternehmensprozessen einher. Eine davon ist die Implementierung von Embedded Analytics, einer innovativen Funktion, die sich durch das gesamte System erstreckt. Was Embedded Analytics genau ist und wie es Ihr Unternehmen dabei unterstützt, ein einfaches und schnelles Reporting im Einkauf zu realisieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Embedded Analytics?

Embedded Analytics ist ein in S/4HANA integriertes Reportingsystem und steht als allgemeine Funktion in der Software zur Verfügung. In erster Linie bietet es eine Möglichkeit, operative Daten entlang des Prozesses ad hoc auszuwerten. Dabei ist Embedded Analytics nicht als Plattform zu verstehen, um Big Data zu aggregieren, sondern um aus den Prozessdaten eigene Berichte zu erstellen. Das macht diese Funktion gerade im Einkauf gut nutzbar.

Reporting im ECC und S/4HANA

Im ECC gibt es das Einkaufsinformationssystem, in dem Sie auf bestimmten Ebenen, wie bspw. Lieferanten und Einkaufsorganisation, Auswertungen machen können. Allerdings ist dieses Tool sehr sperrig und wird deshalb von vielen Einkaufsabteilungen vermieden. Neben regelmäßigen technischen Eingriffen, die für diese Lösung nötig sind, bestehen die Probleme hierbei u. a. beim Aufbau und Pflegen zahlreicher Tabellen im Hintergrund.

S/4HANA hingegen bietet Embedded Analytics, mit dem Sie eine Echtzeitanalyse durchführen und Berichte einfach anpassen können. Darüber hinaus bildet das Programm kontextabhängige Zusatzinformationen ab und bietet einen direkten Übergang in die transaktionalen Daten.

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Der Reporting-Workflow in S/4HANA

Aufgrund der in das System integrierten Fiori-Umgebung können Sie sämtliche Aufgaben mithilfe von Fiori-Apps abwickeln. Daraus ergibt sich auch eine Vielzahl von Arbeitsweisen, um entsprechende Analysen und Reportings im Einkauf zu erstellen. Der Workflow wird üblicherweise dreistufig dargestellt:

Schritt 1: Startseite

Die Startseite stellt zunächst eine gekachelte Oberfläche dar, auf der verschiedene Auswertungsfenster, bspw. zum Bereich „Analysen und Bestellungen“, abgebildet sind. Hier sind u. a. die Kacheln für überfällige Bestellanforderungen oder durchschnittliche Lieferzeiten aufgeführt, die Sie ebenfalls anwählen können. Auf diese Weise starten Sie den Report bzw. das Embedded Analytics.

Schritt 2: Ausgabenanalyse

Nach einem entsprechenden Klick auf ein Fenster auf der Startseite eröffnet sich Ihnen eine Art Reportdesigner, in dem Sie sich Ihre Datenanalysen oder Berichte zusammenstellen können. Dafür listet das Programm auf der linken Seite alle verfügbaren Spalten und Zeilen auf. Diese können Sie sich über einen Klick oder Drag and Drop in den Bericht reinziehen.

Auf der rechten Seite ist die direkte Vorschau der Tabelle zu sehen, in der alle Informationen enthalten sind, die Sie sich eingerichtet haben. Darüber hinaus können Sie die Daten dieser Übersicht weiter filtern und über den Button „Grafische Darstellung“ in eine Grafik abspringen. So landen Sie in einer entsprechenden Abbildung.

Schritt 3: Grafische Abbildung

Reporting im Einkauf mit Embedded Analytics

Auf dieser Ebene stellt Ihnen das Programm bspw. für Kennzahlen der Automatisierungsrate des Lieferantenrechnungseinganges ein Balkendiagramm dar. Mit einem weiteren Klick auf einen bestimmten Balken bekommen sie direkt weitere Informationen angezeigt. So können Sie einen Drill Down auf den Lieferanten durchführen.

Reporting mit der Beschaffungsübersicht

Die App „Beschaffungsübersicht“ ist genau wie die „Startseite“ in verschiedene Kacheln aufgeteilt und zeigt pro Fenster verschiedene KPIs an. Hier eröffnen sich bspw. Angaben zu den Bestellanforderungspositionen, Lieferantenleistungen oder Bestellpositionen. Somit stellt diese Applikation eine Übersicht sämtlicher im Einkauf relevanten Faktoren auf einem Blick zur Verfügung.

An dieser Stelle können Sie sich sämtliche Fenster gezielt anzeigen/ausblenden lassen und per Drag and Drop zurechtziehen. So stellen Sie sich ihr tägliches Cockpit zusammen. Außerdem befindet sich im oberen Bereich des Fensters ein Filter, mit dem Sie Ihre Informationen unter weiteren Kriterien, wie z. B. dem Werk oder der Einkaufsorganisation, weiter selektieren können.

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Vorteile

Einer der größten Vorteile von Embedded Analytics besteht darin, dass es direkt ins System integriert und in Echtzeit abrufbar ist. Das bedeutet, dass Sie im Hintergrund keinen Aufbau von Tabellen durchführen müssen. Stattdessen greifen Sie direkt auf die operativen Daten zu. Hierbei stellt Embedded Analytics eine Vielzahl umfangreicher Standardanalysen bereit. Darüber hinaus ist diese Funktionalität einfach aufgebaut. Das bedeutet, Sie können als Nutzer mit einem geringen Schulungsaufwand eigene operative Auswertungen erstellen.

Fazit

Embedded Analytics in S/4HANA ist eine in das SAP-System integrierte Funktion, mit der Sie operative Daten analysieren und individuelle Berichte erstellen können. Im Zuge dessen eröffnen sich Ihnen durch die Nutzung von Fiori-Apps verschiedene Workflows, mit denen Sie Ihr Reporting durchführen können. Insgesamt bietet die Funktion Embedded Analytics die Möglichkeit, Daten in Echtzeit abzurufen und mit einer Vielzahl von Standardanalysen genauer zu untersuchen. Das ist insbesondere für den Einkauf sehr wertvoll.

Wenn Sie weitere Fragen zum Reporting im Einkauf mit Embedded Analytics haben oder einen Einblick in die Fiori-Apps bekommen möchten, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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