Tim Lutz
10. August 2023

SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

Der Einkaufs- und Beschaffungsprozess kann in vielen Unternehmen langwierig und komplex aussehen. Mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement kann Ihr Unternehmen jedoch den Herausforderungen trotzen. Was die SAP-Komponente für den Einkauf hergibt und welche Vorteile diese mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist SAP S/4HANA Sourcing & Procurement?

SAP S/4HANA S & P kann als Nachfolger der Einkaufsfunktionalitäten unter SAP MM gesehen werden. Das Modul läuft unter SAP ERP ECC 6.0 ab 2028 bzw. 2030 aus, Wartungen fallen ab da also weg.

Sourcing & Procurement ist Teil von S/4HANA Enterprise Management und greift dabei direkt auf Funktionen des SAP Business Networks zurück, welches Ariba, Fieldglass und Concur beinhaltet. Das Modul unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Ihre Beschaffungsprozesse, von der Bedarfsanalyse über die Bestellung bis hin zur Lieferung und Zahlung effizient zu verwalten und zu optimieren.

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Funktionsbereiche des S/4HANA Sourcing & Procurement

SAP S/4HANA Sourcing & Procurement bietet eine Vielzahl an Funktionalitäten, um den Beschaffungsbereich Ihres Unternehmens zu optimieren. Auch der operative und strategische Einkauf werden mit dem Modul abgedeckt. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen die Kernfunktionsbereiche vor:

  • Bestellabwicklung: Erstellung, Bearbeitung und Überwachung von Einkaufsbestellungen für Materialien und Dienstleistungen. Das umfasst auch Funktionen wie Bestellstatusverfolgung, Genehmigungsworkflow und Bestellfreigabe.
  • Lieferantenmanagement: Verwaltung von Lieferanteninformationen, einschließlich Stammdaten, Vertragsdetails und Leistungsbewertung. Das ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit mit den Lieferanten und eine bessere Kontrolle über die Lieferantenbeziehungen.
  • Katalogmanagement: Verwaltung von Katalogen für Produkte und Dienstleistungen, um den Beschaffungsprozess zu vereinfachen. Dies umfasst die Katalogpflege, Suche nach Artikeln, Preisanfragen und Bestellungen aus dem Katalog.
  • Ausschreibungsmanagement: Durchführung von Ausschreibungen, um Angebote von potenziellen Lieferanten zu erhalten. Das umfasst die Erstellung und Verwaltung von Ausschreibungen, die Auswertung von Angeboten und die Auswahl des besten Angebots.
  • Vertragsmanagement: Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten, einschließlich Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss, Überwachung von Vertragsbedingungen und -laufzeiten. Dies gewährleistet die Einhaltung der Verträge und unterstützt die Verhandlungen mit den Lieferanten.
  • Lieferantenkollaboration: Ermöglicht die Zusammenarbeit mit den Lieferanten in Echtzeit. Dies umfasst die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Kommunikation und Austausch von Informationen zur Verbesserung der Lieferkette.
  • Analyse und Berichterstattung: Die Echtzeit-Analysefunktionen bieten Funktionen zur Überwachung der Beschaffungsleistung, Identifizierung von Einsparpotenzialen, Verfolgung von Kennzahlen und Erstellung von Berichten zur Entscheidungsfindung.

Der Beschaffungsprozess unter SAP S/4HANA

Der Beschaffungsprozess im HANA-Umfeld folgt immer einer klaren Struktur, die aufgrund von verfügbaren Funktionen nur leicht variiert.

Bestellanforderung

Der erste Schritt eines jeden Unternehmens sind meist die Bestellanforderungen. Entweder kommen diese aus anderen Abteilungen oder werden über die Beschaffungsplanung (MRP) automatisch generiert.

Für den weiteren Ablauf ist es dann wichtig, ob der Abteilung Ihres Unternehmens mögliche Bezugsquellen bekannt sind.

Ausschreibungen in S/4HANA

Sind noch keine Bezugsquellen vorhanden, dann beginnen Sie zumeist mit dem Ausschreibungsprozess, um mögliche Lieferanten ausfindig zu machen.

Mit dem neuen S/4HANA- und Ariba-Ausschreibungsprozess verlaufen Ausschreibungen schneller und intuitiver. Die in S/4HANA angelegte Anfrage kann der Einkäufer über das Ariba Network direkt an Ariba Sourcing weitervermitteln.

In Ariba Sourcing entsteht ein sogenanntes Beschaffungsprojekt, was es Lieferanten möglich macht, Gebote abzugeben. Das System erteilt den besten Angeboten automatisch den Zuschlag und sendet das Angebot direkt an S/4HANA. Der Rest erhält über das Ariba Network ein Absageschreiben.

Schließlich finden Sie in der S/4HANA Gruppe „Bestellanforderungsbearbeitung” alle wichtigen Informationen zur Weiterverarbeitung verfügbar.

1. Bestellabwicklung

Ist Ihnen die Bezugsquelle bekannt, starten Sie für gewöhnlich direkt mit der Bestellabwicklung. Über die Gruppe „Bestellungsbearbeitung“ können Sie direkt Bestellungen erstellen, verwalten und auswerten. Genehmigungsprozesse können über die App “Mein Eingang” von Einkaufsleitern übernommen werden.

2. Lieferantenbestätigung

Verschiedene S/4HANA-Diagramme können Ihrem Unternehmen zur Unterstützung bei der Überwachung des Status der Bestellbestätigung helfen.

  • Kreisdiagramm: Darstellung der Anzahl von Bestellpositionen nach Auftragsstatus
  • Liniendiagramm: Darstellung der Anzahl von Bestellpositionen nach Lieferplandatum
  • Balkendiagramm: Darstellung des Bestellwerts nach Lieferanten

3. Lagerabwicklung

Dieser Schritt besitzt unter S/4HANA seine eigene, namensidentische Gruppe. Hier finden Sie Apps für die Wareneingangsbuchung, Bestandsumlagerung oder Verwaltung von Materialbelegen.

4. Anzahlungen

Oft kommen Anfragen zu Anzahlungen aus der Logistik, die dann vom Rechnungswesen ordnungsgemäß gebucht werden müssen. Dafür wichtige S/4HANA-Apps sind in der Fiori-Gruppe „Zahlungen“ zusammengefasst.

5. Rechnungserfassung

Im Einkaufsprozess bleibt die Erfassung von Rechnungen die letzte Aufgabe. Unter S/4HANA Finance werden im sogenannten Universal Journal alle wichtigen Informationen für die Verantwortlichen zusammengetragen. Diese gebündelte Übersicht erleichtert die Fehlersuche im Falle einer unvollständigen oder fehlerhaften Suche. In SAP ERP gestaltete diese sich oft schwierig, da Berechtigungen fehlten und so abteilungsübergreifend kooperiert werden musste, um Fehler zu finden.

Wichtige Zahlungsinformationen, Kreditorenrechnungen etc. finden Sie in der S/4HANA-Gruppe „Kreditorenkonten“.

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Unterschiede zur ERP-Version

SAP Fiori

Mit der Einführung der Fiori Apps ist unter S/4HANA nun eine zentralere Verwaltung möglich. Die unter ERP bekannten Transaktionen sind in HANA jetzt Apps und Gruppen. Diese Gruppierung verbessert die User Experience und Geräteunabhängigkeit, da alle Apps geräteübergreifend genutzt und verwaltet werden können. So erfolgt die Organisation wesentlich flexibler und mobiler.

Diese große Änderung spiegelt sich in vielen Vorgänge wider:

Anlage von Bestellanforderungen

Unter MM war die Anlage zumeist komplex, mit S/4HANA nutzt SAP nun Fiori-Apps für einfache Vereinfachung und einen unkomplizierten Zugang:

  • Der Einstieg gelingt über die Fiori-App “Bestellanforderung anlegen”, mit der eine übergreifende Katalogsuche und die Möglichkeit Freitextartikel hinzufügen ermöglicht wird
  • Die Fiori-App “Bestellanforderung verwalten – Professionell” bietet den gewohnten Umfang von Freitext, Material, ServiceMaterial und Limitposition, in einer neuen Fiori Oberfläche
  • Für den vollen Funktionsumfang steht Ihnen weiterhin die gewohnte GUI-Transaktion als Web-GUI zur Verfügung

Bestellanforderungen verwalten

Mit nur einer Fiori App, “Bestellanforderungen verwalten”, können Sie Kontrakte, Reservierungen, Ausschreibungen, oder Bestellungen direkt aus Bestellanforderungen anlegen und Bezugsquellen zuzuordnen.

Flexibler Workflow

Als Alternative zum bewährten Freigabeprozess unter ECC bietet SAP mit dem flexiblen Workflow nun ein neues Framework zur vereinfachten Anlage von Genehmigungsprozessen über Fiori Apps. So können Sie z. B. Lieferpläne, Bestellanforderungen und Bestellungen über den neuen Workflow genehmigen.

Strategischer Einkauf

Ausschreibungen können Sie nun auch über eine Fiori-App anlegen. Im Anschluss können gleich mehreren Lieferanten auf einmal die erstellten Ausschreibungen zusenden. Nachdem Sie Angebote erhalten haben, lassen sich mithilfe von SAP Fiori einfache und übersichtliche Preisvergleiche erstellen.
Sie können Bonusvereinbarungen über Konditionskontrakte im System hinterlegen, überwachen und über die FI-Integration automatisch abwickeln.
Wenn Sie Lieferanten bewerten wollen, ist das nun auch direkt im S/4HANA möglich.

Rechnungen

Ihre Rechnungen können sie ebenfalls über Fiori, aber auch über MIRO oder automatisch über OCR-Tools erfassen.

Central Procurement

Mit dem SAP S/4HANA Central Procurement können Sie Ihre operativen Einkaufsaktivitäten in einem System zu bündeln. Dabei wird in einem frei definierten S/4HANA System die Hub Funktion aktiviert und alle anderen SAP-Backendsysteme angeschlossen.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Zentrale Bedarfsanforderung
  • Zentraler Einkauf für Bestellanforderungen / Bestellungen
  • Zentrale Ausschreibungsplattform
  • Zentrales Kontraktmanagement
  • Zentrale Rechnungsprüfung

MRP

Die Materialbedarfsplanung in SAP S/4HANA plant nur noch ausschließlich auf Werks- und Dispositionsbereichsebene, nicht mehr auf Lagerorte.

SAP SLC

SAPs Supplier Relationship Management könnte spätestens nach 2025 eine viel kleinere Rolle spielen. Die S/4HANA-Lösung SAP SLC (Supplier Lifecycle Management) ist das neue Lieferantenmanagement der SAP, welches direkt in S/4HANA integriert ist. Lieferanten Ihres Unternehmens können sich über ein Portal registrieren und Ihre Daten verwalten (Stichwort: Lieferantenportfolio-Management). Die Einkaufsabteilung Ihres Unternehmens kann seine Qualifizierungen, Zertifikatsverwaltung und Bewertungen komfortabel über SLC abwickeln und viele Daten über seine Lieferanten im zentralen Portfolio analysieren.

Integration von S & P

Das SAP S/4HANA Sourcing & Procurement ist wesentlich besser mit anderen HANA-Komponenten integriert, was eine reibungslosere Datenübertragung und Zusammenarbeit gewährleistet.

Kennen Sie die Probleme des sogenannten "wilden Einkaufs", auch Maverick Buying genannt? Wünschen Sie sich mehr Ordnung und Struktur in Ihrer Einkaufsabteilung und einen einheitlichen Beschaffungsprozess? Dann ist dieses Webinar genau das Richige für Sie! Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch Digitalisierung und Automatisierung Ihren Einkaufsprozess optimieren können.

Welche Vorteile hat Sourcing & Procurement?

Die S/4HANA Komponente bringt viele Vorteile und Neuerungen mit sich, z. B. bietet es, wie bereits beschrieben, zentrale Beschaffung, Lieferantenmanagement und erweitertes Vertragsmanagement.

Zudem ist es auch besser mit anderen Komponenten innerhalb des S/4HANA Umfelds integriert, was Ihnen bessere Vernetzung und einen nahtlosen Datenfluss garantiert.

Durch die Verbindung zum Ariba Network kann Ihr Unternehmen strategische und operative Aufgaben planen und durchführen.

Eine Vielzahl an weiteren Vorteilen unterstreichen das Potenzial der Software:

  • In-Memory-Datenbank: die Zentralisierung von Echtzeit-Analyse von Daten wird ermöglicht. Somit kann Ihr Unternehmen bessere strategische Entscheidungen treffen
  • Viele Automatisierungsmöglichkeiten: Bearbeitungsvorgänge können maßgeblich vereinfacht und beschleunigt werden (z. B. automatisierte Rechnungserfassung, flexible Workflows)
  • Fiori-Apps: bieten eine angenehmere, flexiblere User-Experience und ebenso eine mobile Nutzung der Funktionen
Tim Lutz Ansprechpartner

Individuelle Unterstützung bei SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

Sie suchen Berater und/oder Entwickler mit Expertise rund um SAP S/4HANA Sourcing & Procurement? Sie wollen auch unter S/4HANA alles aus Ihrem Einkauf herausholen? Wir gehen mit Ihnen den Schritt von ECC auf S/4HANA und sorgen dafür, dass Sie perfekt für die Zukunft im Einkauf aufgestellt sind. Auch Eigenentwicklungen setzen wir so effizient wie möglich um und finden auch für komplexe Anforderungen maßgeschneiderte Lösungen.

Fazit

S/4HANA Sourcing und Procurement ist und bleibt eine verlässliche Lösung für die Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens. Perspektivisch gesehen wird das Modul für viele Unternehmen an Relevanz gewinnen, nicht zuletzt durch das nahe Ende des ECC-Umfelds. S & P ist dabei alles andere als ein Downgrade. Es bietet mit vielen zusätzlichen Funktionen eine stark im HANA-System integrierte Lösung für besseren Informationsfluss und automatisierte Prozesse und ist dabei ideal abgestimmt auf die Anforderung an moderne Unternehmen.

FAQ

Was ist SAP S/4HANA Sourcing & Procurement?

Sourcing und Procurement ist eine Teilkomponente von SAP S/4HANA, die sich maßgeblich im Beschaffungsprozessen Ihres Unternehmens einsetzen lässt. Das Modul ist fest in HANA integriert und greift auf das Business Network, vor allem das Ariba Network, zu.

Welche Funktionsbereiche hat S/4HANA Sourcing & Procurement?

Sourcing & Procurement bietet eine große Palette an Funktionsbereichen, dazu gehört Bestellabwicklung, Lieferantenmanagement, Katalogmanagement, Ausschreibungsmanagement, Vertragsmanagement, Lieferantenkollaboration und Analyse und Berichterstattung.

Wie unterscheidet sich S/4HANA Sourcing & Procurement zur ERP-Version?

Durch die Verwendung von SAP Fiori werden nun in allen Bereichen statt Transaktionen sogenannte Apps genutzt, welche geräteübergreifend und flexibel genutzt werden können. Darüber hinaus bietet das HANA-Modul zentrale Beschaffung, mit SAP SLC eine neue Komponente für das Lieferantenmanagement und zusätzlich eine komplette Integration in das S/4HANA-Umfeld, für eine nahtlose und problemlose Unternehmensorganisation.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


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