Beschaffung
Inhaltsverzeichnis
Aufgaben der Beschaffung
Die Hauptaufgabe des Beschaffungswesens ist der Einkauf von Materialien, Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis und in der richtigen Menge unter Einhaltung der Qualitätsstandards.
Die Aufgaben sind oft in zwei Teilgebiete unterteilt: die strategische und die operative Beschaffung.
Strategische Beschaffung
Die strategische Beschaffung umfasst die Formulierung von langfristigen Entwicklungsplänen, die besonders für die primären Geschäftsziele eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.
Dabei werden systematische Strategien und Prozesse geschaffen, um gegenwärtige und zukünftige Anforderungen zu erfüllen. Dafür bedarf es einer klaren Vorstellung der Ziele, um die Zeit und Ressourcen entsprechend einplanen zu können.
Zu den strategischen Aufgaben gehören daher:
- Festlegung der Beschaffungspolitik
- Entwicklung einer Beschaffungsstrategie
- Markt- und Lieferantenanalysen sowie deren Bewertungen
- Erstellung und Entwicklung von Beschaffungsportfolios
- Überwachen von Beschaffungsmärkten
- Verhandlung und Kontrolle von Lieferverträgen
- Planung und Einsatz geeigneter Software
Operative Beschaffung
Die Aufgaben der operativen Beschaffung zeichnen sich durch ihren Routinecharakter aus, weshalb sie teilweise oder vollständig automatisiert werden können. Sie beinhalten vordergründig die täglichen Aufgaben der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den Betrieb eines Unternehmens notwendig sind.
Der Hauptunterschied zu der strategischen Beschaffung liegt in der Deckung des unmittelbaren Bedarfs, während die strategische Beschaffung eine langfristige Perspektive verfolgt. Im Detail zählen dazu:
- Bedarfsermittlungen
- Bestandskontrollen
- Budgetfreigaben
- Lieferantenauswahl
- Bestellungsdurchführungen
- Bestellungsüberwachungen
- Wareneingänge
- Zahlungsfreigaben
Die operative Beschaffung arbeitet eng mit der Materialwirtschaft sowie der Produktionsplanung und -steuerung zusammen. Deshalb müssen die Aufgaben in Absprache mit diesen Abteilungen stattfinden und die Prozesse abteilungsübergreifend harmonieren, um kostspielige Überschneidungen zu minimieren.
Beschaffungsprozess
Es gibt viele verschiedene Arten von Beschaffungsprozessen, die sich je nach Unternehmen an die Gegebenheiten anpassen und sich verschiedener Verfahren bedienen. In der Regel durchläuft der Prozess jedoch immer die folgenden Grundschritte:
- Ermittlung des Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen
- Entwicklung von Spezifikationen für die Waren oder Dienstleistungen
- Ausschreibung (RFP) an potenzielle Lieferanten
- Bewertung der Angebote und Auswahl eines Lieferanten
- Verhandlung des Lieferantenvertrags
- Aufgabe der Bestellung bei dem ausgewählten Lieferanten
- Entgegennahme und Prüfung der Bestellung
- Bezahlung der Waren oder Dienstleistungen
- Aufzeichnungen über den Beschaffungsprozess
Ziele der Beschaffung
Für viele Unternehmen unterscheiden sich die eingesetzten Beschaffungstaktiken, dennoch gibt es ein gemeinsames für jedes Beschaffungswesen: die Beschaffungskosten pro Einheit zu senken und gleichzeitig eine stetige oder erhöhte Qualität und/oder Quantität zu schaffen.
Ein weiteres Hauptziel ist die Versorgungssicherheit. Es muss sichergestellt sein, dass die Organisation über einen zuverlässigen Lieferantenstamm verfügt und keine Engpässe oder Leerläufe aufgrund fehlender Bestände zustande kommen. In der Automobilindustrie oder in Unternehmen mit hoher Kundennachfrage und Just-in-Time-Produktion hätte eine Unterbrechung der Versorgung unmittelbare und kostspielige Auswirkungen.
Je nach Art des Unternehmens und dessen Branche gibt es weitere untergeordnete Ziele, zum Beispiel:
- Früher Zugang zu neuen Technologien
- Verringerung von Abhängigkeiten
- Minimierung des Beschaffungsrisikos
- Einhaltung von Umwelt- oder Sozialstandards
Einige dieser untergeordneten Ziele können im Widerspruch zu den Hauptzielen stehen. So kann der frühzeitige Zugang zu neuen Technologien zu höheren Beschaffungskosten führen. Deshalb ist es wichtig, die einzelnen Ziele sorgfältig gegeneinander abzuwägen und eine auf das Unternehmen zugeschnittene Balance zu finden.
Letztlich müssen die Beschaffungsaktivitäten der Organisation auf die Geschäftsstrategie abgestimmt sein, um sicherzustellen, dass die gesamte Organisation ihre Ziele erreicht.
Instrumente der Beschaffung
Die Beschaffung ist eine entscheidende Unternehmenstätigkeit, die sowohl die Kosten als auch die Rentabilität erheblich beeinflusst.
Deshalb bedienen sich Unternehmen an einer Vielzahl von Instrumenten und Analysen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Zu den am häufigsten eingesetzten Instrumenten gehören unter anderem:
Die Bedarfsanalyse
Während der Bedarfsanalyse wird der Bedarf für Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Werkzeuge, Energie oder andere benötige Ressourcen ermittelt. Sie kann auf individueller, Gruppen- oder Gemeinschaftsebene durchgeführt werden und nutzt verschiedene Methoden zur Durchführung – unter anderem Umfragen, Interviews, Fokusgruppen und Beobachtungen.
Durch die Bedarfsermittlung entsteht ein Überblick über den tatsächlichen Bedarf sowie zu welchem Zeitpunkt und zu welchem Volumen dieser benötigt wird. Diese Informationen werden anschließend genutzt, um einen Aktionsplan zu erstellen.
Nutzwertanalyse
Die Nutzwertanalyse ist ein systematischer Ansatz, der für die Lieferantenselektion zum Einsatz kommt. Sie kann sowohl für hergestellte als auch für gekaufte Komponenten verwendet werden.
Obwohl häufig die Kosten der wichtigste Bewertungsfaktor sind, werden je nach Produkt sekundäre Faktoren wie Qualität, Lieferung und Kundendienst in Betracht gezogen.
Das Ziel der Wertanalyse ist es, sicherzustellen, dass der Lieferant die gewünschten Qualitätsansprüche zu den geringstmöglichen Kosten erfüllt. Im Grunde soll somit der Wert eines Produkts durch die Senkung der Kosten verbessert werden.
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ist ein nützliches Instrument für die Bewertung potenzieller neuer Beschaffungsstrategien. Sie hilft bei der Ermittlung von Faktoren, die sich positiv oder negativ auf die ausgewählten Strategien auswirken können.
Wichtig für eine aussagekräftige Analyse ist vorrangig die Verbindung von internen sowie externen Daten, wodurch die SWOT-Analyse zu einer sehr zeit- und teilweise kostenintensiven Aufgabe werden kann.
Von Vorteil ist jedoch, dass nicht nur die Lieferanten, die einen sofortigen Erfolg garantieren, evaluiert werden, sondern es werden zudem zukünftige Erfolgschancen und Risikofaktoren berücksichtigt.
Beschaffungsstrategien
Beschaffungsstrategien sind Methoden, die zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden.
Bei der Festlegung der am besten geeigneten Strategie ist eine Reihe von Überlegungen anzustellen. Der wichtigste Faktor ist die Übereinstimmung mit den Zielen der gesamten Organisation. Zu den Entscheidungsfaktoren zählen beispielsweise:
- die Art des Produkts oder der Dienstleistung
- die Höhe des Risikos
- der Grad der erforderlichen Innovation
- frühere Erfahrungen mit dem Anbieter
- die geografische Lage
- rechtliche und regulatorische Anforderungen
Zu den gängigsten Beschaffungsstrategien zählen:
Zentraler Einkauf
Unter dem zentralen Einkauf versteht man den Prozess, bei dem eine einzige Abteilung oder Person für alle Einkaufsentscheidungen des Unternehmens verantwortlich ist. Die Vorteile sind:
- Kosteneinsparungen durch Mengenrabatte
- Größere Verhandlungsmacht
- Verbessere Kontrolle über die Ausgaben
- Reduzierte Bearbeitungs- und Transportkosten
- Eliminierung doppelter Aufträge
- Verbesserte Qualitätskontrolle
Verringerung von Papierkram und Bearbeitungszeit
Trotz der Vorteile ist der Zentraleinkauf nicht immer geeignet. Da jede Abteilung ihren Bedarf an eine zentrale Stelle melden muss, entsteht in größeren Unternehmen ein höheres Maß an Bürokratie mit verlängerten Informationswegen.
Dezentraler Einkauf
Der dezentrale Einkauf ist der Prozess, bei dem jede Abteilung oder Einzelperson für ihre eigenen Einkaufsentscheidungen verantwortlich ist. Dies kann vorteilhaft sein, wenn das Unternehmen eine Vielzahl an unterschiedlichen Ressourcen benötigt. Jede Abteilung kann sich somit auf begrenzte Gebiete spezialisieren.
Vorteilhaft sind dabei die erhöhte Flexibilität, der verringerte Verwaltungsaufwand, erleichterte Lieferantenvergleiche und reduzierte Lagerkapazitäten.
Dennoch hat der dezentrale Einkauf auch negative Seiten, denn es besteht mehr Aufwand für die abteilungsübergreifende Koordination und Kommunikation und die Verantwortung liegt verstärkt bei den einzelnen Abteilungen.
Lead-Buyer-Konzept
Das Lead-Buyer-Konzept verbindet im Grunde den zentralen mit dem dezentralen Einkauf, indem für jede Materialgruppe ein Lead Buyer eingesetzt wird, der die entsprechenden Waren auswählt und bestellt. Hierdurch werden die Vorteile der zentralen und dezentralen Strategie vereint:
- Verbesserte Verhandlungsposition
- Stärker integrierte Beschaffungsprozesse
- Optimierte Lieferantenbasis
- Hohe Kostenersparnisse
- Vereinfachte Lieferantenvergleiche
Zu den Nachteilen des Konzeptes zählen längere Entscheidungsprozesse und ein höherer Verwaltungsaufwand.
Single Sourcing
Single Sourcing ist eine Strategie, bei der ein Unternehmen Verträge mit einem einzigen Lieferanten für alle seine Produkte oder Dienstleistungen abschließt. Die Vorteile der Einzelbeschaffung sind geringere Kosten für die:
- Aushandlung und Verwaltung eines Vertrags
- Suche und Qualifizierung von Lieferanten
- Auftragsbearbeitung und Materialhandling
- Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität
Der Nachteil der Einzelbeschaffung besteht darin, dass das Unternehmen in Bezug auf das Produkt oder die Dienstleistung vollständig von dem Lieferanten abhängig ist. Dies kann zu Problemen führen, wenn der Lieferant nicht in der Lage oder nicht willens ist, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Multiple Sourcing
Das Multiple Sourcing ist eine Strategie, bei der ein Unternehmen Verträge mit mehreren Lieferanten für seine Produkte oder Dienstleistungen abschließt. Die Vorteile dieser Beschaffung sind:
- Erhöhter Wettbewerb unter den Lieferanten
- Verbesserte Qualität
- Niedrigere Preise
- Schnellere Lieferzeiten
- Verbesserter Kundenservice
- Eine vielfältigere Lieferantenbasis
Die Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Lieferanten zu arbeiten, führt zu einer zunehmenden Komplexität in der Lieferkette. Wenn ein Unternehmen nicht vorsichtig ist, werden schnell
überflüssige Bestände aufgebaut, die in weiteren Kosten resultieren (zum Beispiel erhöhte Lagerkosten).
Local Sourcing
Unter lokaler Beschaffung versteht man die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bei einem nahegelegenen Anbieter. Dies kann aus folgenden Gründen geschehen:
- Nutzung lokaler, natürlicher Ressourcen
- Verbesserte Lieferantenbeziehung
- Verringerte Transportkosten
- Förderung der lokalen Wirtschaft
- Verbesserte Umweltfreundlichkeit
Derzeit stehen Unternehmen zunehmend stärker unter Druck, ihre Umweltleistung zu verbessern. Das lokale Sourcing ist daher der ideale Ansatzpunkt für den Aufbau eines umweltfreundlichen Unternehmensimages.
Die Nachteile des lokalen Sourcings umfassen die geringere Auswahl an Lieferanten, möglicherweise höhere Preise und je nach Region ein beschränkter Zugang zu Materialien.
In der Regel überwiegen jedoch die Vorteile der lokalen Beschaffung über die Nachteile.
Global Sourcing
Unter Global Sourcing versteht man die Beschaffung von einem Lieferanten, der in einem anderen Teil der Welt ansässig ist.
Das Global Sourcing kann ein sehr effektiver Weg sein, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern. Es ermöglicht den Unternehmen, neue Märkte zu erschließen und Lieferanten zu finden, die die besten Qualitätsprodukte zu den besten Preisen liefern können. Zudem wird der Zugang zu Ressourcen ermöglicht, die lokal nicht verfügbar sind.
Der größte Nachteil des Global Sourcings ist das erhöhte Risiko. Bei der Beschaffung aus einem anderen Land besteht immer die Möglichkeit, dass der Lieferant nicht in der Lage ist, die geforderten Qualitätsstandards zu erfüllen oder dass die Produkte nicht rechtzeitig geliefert werden. Weiterhin besteht das Risiko der politischen Instabilität im Land des Lieferanten, was zu einer Unterbrechung der Lieferungen führen könnte.
Joint Ventures
Ein Joint Venture im Beschaffungswesen ist eine geschäftliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Organisationen zum Zweck des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen. Die an einem Joint Venture beteiligten Organisationen vereinbaren, die verbundenen Risiken und Chancen zu teilen.
Der Einsatz von Joint Ventures in der Beschaffung hat große Vorteile, wie bspw. die Teilung der Risiken, gesenkte Gesamtkosten und der Zugang zu neuen Märkten und neuen Technologien.
Der Einsatz von Joint Ventures in der Beschaffung hat aber auch Nachteile. Ein potenzieller Nachteil ist die potenziell schwierige Verwaltung der beteiligten Organisationen und möglicherweise neue Risiken für bestehende Prozesse.
Herausforderungen in der Beschaffung
Das Beschaffungswesen ist ein komplexer Unternehmensbereich, der mit vielen weiteren Unternehmensprozessen tangiert.
Die Herausforderung liegt in der Komplexität der Verwaltung einer großen Anzahl von Interessengruppen, Produkten, Dienstleistungen und Verträgen. Gerade in großen Unternehmen gehört dazu eine verflochtene interne Kommunikation mit allen Beteiligten sowie die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses der Anforderungen.
Je nach Branche kann es zu hohen Preisschwankungen und Verfügbarkeiten kommen. Die Beschaffung muss in Anbetracht dessen mögliche Risiken erkennen und bewerten, um Präventivmaßnahmen ergreifen zu können – oder zumindest einen Notfallplan zu haben.
Außerdem besteht die Notwendigkeit, Prozesse kontinuierlich anzupassen und zu optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Die zunehmende Vielschichtigkeit der Lieferketten und die Globalisierung der Geschäftsabläufe macht dies zu einer gewaltigen Aufgabe, die weiterhin mit dem konstanten Druck für Kostensenkungen verbunden ist.
Ferner gibt es bestehende Herausforderungen durch zunehmende Regulierungen und die Einhaltung von Vorschriften. Dies stellt eine Belastung für die Beschaffungsorganisationen dar, da alle Prozesse auf dem neuesten Stand und in Übereinstimmung mit den neuesten Normen stehen müssen.
Diese Herausforderungen machen deutlich, dass die Aufgabe der Beschaffung nicht nur im Einkauf von Waren und Dienstleistungen besteht, sondern auch im Risikomanagement, in der Optimierung von Prozessen und in der Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften.
SAP und Beschaffung
Die Unternehmen von heute durchlaufen infolge der Digitalisierung eine Reihe von Veränderungen, auch die Beschaffungsmethoden bleiben von diesen Veränderungen nicht verschont.
Früher war der Beschaffungsprozess ein mühsamer und manueller Prozess. Heute gibt es verschiedene Softwarelösungen, die den Beschaffungsprozess optimieren und automatisieren.
SAP ist einer der weltweit größte Anbieter von Unternehmenssoftware und ein wichtiger Bestandteil im Beschaffungswesen für schlanke und effiziente Einkaufsprozesse. Die SAP-Systeme können Unternehmen dabei helfen, auf technologischer Ebene mit der Konkurrenz Schritt zu halten, und gleichzeitig die Möglichkeit zur Verbindung mit anderen Softwaremodulen bieten.
Mit SAP Ariba steht ein modernes System mit intuitiver Benutzeroberfläche zur Verfügung, dass es Einkäufern ermöglicht den kompletten Beschaffungsprozess mit einer Software durchführen – vom Bestellvorgang, über die Lieferantenverträge bis hin zu Zahlungsfreigaben. Das System bietet viele Vorteile, darunter:
- Rationalisierte und automatisierte Prozesse
- Verbesserte Transparenz der Ausgaben
- Bessere Kontrolle über die Kosten
- Optimierung der Beschaffungsprozesse
Der größte Vorteil ist jedoch die mögliche Integration mit anderen SAP-Softwarebausteinen. Dadurch können Unternehmen eine heterogene IT-Landschaft aufbauen und über verschiedene Abteilungen hinweg nutzen, um so die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz abteilungsübergreifend zu steigern.
Auch über SAP Ariba hinaus gibt es Möglichkeiten, SAP in der Beschaffung zu nutzen. So haben manche Dienstleister eigene E-Procurement-Lösungen entwickelt. Diese sind meist kostengünstiger als die große Ariba-Lösung und können vor allem für mittelständische Unternehmen eine gute Lösung sein, da sie ähnliche Funktionen erfüllen.
Fazit
Das Beschaffungssystem ist ein wichtiger Teil der Geschäftstätigkeit mit weitreichenden Auswirkungen auf die Effektivität und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.
Für die Entwicklung eines erfolgreichen Beschaffungsprozesses muss ein klares Verständnis für die Beschaffungsbedürfnisse des Unternehmens entstehen und wie sich diese auf die gesamte Organisation auswirken.
Letztlich muss das System so konzipiert sein, dass es nicht nur den momentanen Anforderungen gerecht wird, sondern mit dem Unternehmen weiterwachsen kann und zukünftige Bedürfnisse nahtlos integriert werden können.
FAQ
Was versteht man unter der Beschaffung?
Unter der Beschaffung fallen alle Tätigkeiten, die der Versorgung eines Unternehmens mit Material, Dienstleistungen, Betriebs- und Arbeitsmitteln dienen.
Was ist Beschaffung in einem Unternehmen?
Die Beschaffung ist eine Funktion in Unternehmen, die für den Einkauf von Gütern, Einkauf von Dienstleistungen sowie für die Beschaffungslogistik zuständig ist.
Was ist Einkauf und Beschaffung?
Der Einkauf ist ein Teilbereich der Beschaffung. Er deckt die täglichen Bestellabläufe ab. Die Beschaffung beschäftigt sich übergeordneter Weise mit strategischen Entscheidungen bezüglich der Versorgung des Unternehmens.
Was macht ein Procurement Manager?
Zu Deutsch spricht man beim Procurement Manager vom Beschaffungsmanager bzw. Einkäufer. Der Procurement Manager ist für den Einkauf von Material oder Dienstleistungen zuständig.
Was ist das Ziel der Beschaffung?
Bei der Beschaffung stellen Sie sicher, dass Material oder Dienstleistungen jederzeit zu möglichst niedrigen Kosten zur Verfügung stehen.
Falls Sie weitere Fragen zur Beschaffung bzw. Procurement haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
