Tim Lutz
21. Juli 2023

Lieferantenportale

Globalisierung und Digitalisierung stellen Unternehmen zunehmend vor neue Herausforderungen, besonders die umfassende Verwaltung aller Lieferanten wird immer schwieriger. Doch genau dafür können Sie sogenannte Lieferantenportale nutzen. Mit ihnen können Sie Interaktionen mit Ihren Lieferanten nicht nur verwalten, sondern auch stark vereinfachen, um letztendlich effizientere Prozesse zu erreichen.

Was sind Lieferantenportale?

Lieferantenportale dienen als (Online-)Schnittstelle zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten, meist in Form eines Softwaresystems. In diesem lässt sich dann ein transparenter und direkter Informationsaustausch zwischen beiden Parteien realisieren. Gerade in vergangenen Krisenzeiten wurde die Anfälligkeit von Supply-Chains offenbart, wodurch immer wieder Überblick und Rückverfolgbarkeit fehlten.

Aufgrund derartiger Herausforderungen haben Unternehmen begonnen, Lieferantenportale aufzustellen. Idealerweise werden diese mithilfe von Schnittstellen in die eigene Systemlandschaft integriert. Das Portal dient dann als umfassende Lösung für das Lieferantenmanagement, vom Data Onboarding über Kommunikation im laufenden Prozess bis hin zur sicheren Abwicklung von Angeboten oder auch Retouren. Gleichzeitig lassen sich diese Prozesse nicht nur stark vereinfachen, sondern auch teilweise automatisieren, um so wesentlich mehr Effizienz zu schaffen.

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Welche Funktionen sollten Lieferantenportale bieten?

Da es nicht DAS eine Lieferantenportal gibt, werden wir im Folgenden einige Funktionen vorstellen, die besonders wichtig sein können und somit ein gutes Portal auszeichnen:

Lieferanten-Onboarding

Ein gutes Lieferantenportal sollte über ein einfaches und effizientes Onboarding-System verfügen. Es sollte in der Lage sein, neue Lieferanten durch den Anmeldeprozess zu führen, die Erfassung wichtiger Informationen zu erleichtern und den Verifizierungsprozess zu beschleunigen.

Auftragsmanagement

Die Möglichkeit zur Verwaltung des gesamten Auftragszyklus, vom Erstellen und Versenden von Bestellungen bis hin zur Bestätigung des Eingangs durch den Lieferanten und der Nachverfolgung des Lieferstatus, sollte bestehen.

Rechnungsverarbeitung

Ein effektives Portal sollte Lieferanten die Möglichkeit bieten, Rechnungen elektronisch einzureichen, den Status ihrer Zahlungen einzusehen und elektronische Zahlungen zu akzeptieren.

Lieferantenbewertung und -management

Wichtig sind außerdem Funktionen zur Leistungsbewertung der Lieferanten, einschließlich Qualitätsmanagement, Lieferzuverlässigkeit und Preis-Leistungs-Verhältnis.

Vertragsmanagement

Ebenso ist eine Art Vertragsmanagement-System zu empfehlen, welches den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages verwaltet, einschließlich der Erstellung, Verhandlung, Genehmigung, Erneuerung und Beendigung von Verträgen.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Das Portal sollte eine Plattform für direkte Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten darstellen, um schnell auf Probleme reagieren zu können und eine transparente Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Datensicherheit und Compliance

Gleichzeitig sind robuste Sicherheitsfunktionen unverzichtbar, um vertrauliche Geschäftsinformationen zu schützen und sicherzustellen, dass alle Transaktionen den geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Intuitive Benutzeroberfläche und Zugänglichkeit

Die Plattform muss natürlich auch einfach zu bedienen und zugänglich sein, um sicherzustellen, dass Lieferanten sie effektiv nutzen können. Darüber hinaus kann eine mobile Version oder App die Zugänglichkeit weiter verbessern.

Integration und Anpassung

Schließlich sollte das Lieferantenportal in der Lage sein, sich nahtlos in bestehende Geschäftssysteme zu integrieren und an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden zu können.

Ebenso empfehlenswert:

  • automatisierte Bestellungen, sowie Planen von Lieferungen und Bestellungen
  • eine Möglichkeit zur Integration von Bestellungen mit den ERP-Systemen und Einkaufskatalogen der Partner
  • die Automatisierung von Freigabeprozessen, z. B. bei Bestellungen und Preisverhandlungen und -abstimmungen
  • Tracking von Bestellungen
  • Wiederbestell-Funktionalitäten

Im Grunde wird deutlich, dass ein gutes Lieferantenportal möglichst die gesamte Supply-Chain unterstützen können sollte. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf den Aspekten Kommunikation, Transparenz und Effizienz. Besonders die ersten beiden Punkte bekämpfen die angesprochenen Schwächen, die sich bei den Lieferketten während der Krisenzeiten offenbarten und mindern so das Gesamtrisiko.

Automatisierungen sind dann quasi die berühmte Kirsche auf der Torte und tragen zu einer erhöhten Produktivität und einfacheren, fehlerfreieren Prozessen bei. Hier kommt es aber natürlich auf eine entsprechende technische Umsetzung (und großes Knowhow) an, um optimale Schnittstellen und Workflows zu realisieren.

Was sind die Vorteile eines Lieferantenportals?

Natürlich ergeben sich so einige Vorteile:

  • optimiertes Lieferantenmanagement durch Überwachungs- und Bewertungsmöglichkeiten
  • besseres Risikomanagement
  • Minderung von Kommunikationsfehlern
  • Mitarbeiter können sich infolge von Automatisierungen wertschöpfenderen Aufgaben widmen
  • Effizienzsteigerung und somit auch Kosteneinsparungen
  • Transparenz durch Echtzeitverfolgung von Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen
  • bessere Entscheidungsfindung durch Datenanalysen
  • Hilfe bei der Einhaltung von Compliance und Sicherheitsanforderungen
E-Procurement ist die Antwort auf fast alle Fragen in der Beschaffung. Ein E-Procurement-System steigert die Effizienz im Einkauf, senkt Kosten und beugt Maverick Buying vor.

SAP-Lieferantenportale

SAP Ariba

Eine der bekanntesten Lösungen für das Lieferantenmanagement ist sicherlich SAP Ariba. Die Cloud-Lösung vereinfacht die Zusammenarbeit von Einkäufern und Lieferanten und ermöglicht Nutzern u. a. den Einkaufsprozess zu verwalten, Aufgaben zu steuern, Einsparpotenziale einzusehen und somit eine stabile Lieferkette aufzubauen.

Coupa Supplier Portal

Ein weiteres Beispiel ist das Coupa Supplier Portal (CSP). Das CSP erleichtert die Verwaltung von Kunden und Transaktionen. Je nach spezifischer Coupa-Konfiguration des Kunden können Sie Inhalte und Einstellungen für jeden Kunden anpassen. Dazu gehören die Anzeige von Bestellungen, die Einrichtung von Liefermethoden, das Erstellen von Katalogen, das Senden von Rechnungen und Versandvorabmitteilungen, das Überprüfen des Transaktionsstatus und vieles mehr.

Darüber hinaus sind noch das Jaggaer Supplier Network, TradeShift, Proactis und Teile der Oracle NetSuite zu nennen.

SAP-Webshop von mindsquare

Zusätzlich haben wir selbst eine E-Procurement-Lösung in Form einer Webshop-Anwendung entwickelt, welche auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und mit dem Ihre Mitarbeiter alle unternehmensrelevanten Materialien und Dienstleistungen über ausgewählte Katalogplattformen einkaufen können. Die SAP-Integration erfolgt über Fiori. Dabei profitieren Sie u. a. von einer vollständigen Erfassung aller Bestellungen, einer hohen Datenqualität und einem rundum komfortablen Einkaufserlebnis.

Mehr zu diesem Angebot in unserem Beitrag.

Fazit

Um für die Zukunft und eventuell kommende Krisen besser vorbereitet zu sein, sollte man sich also unabhängig von Branche und Größe mit der Einführung eines Lieferantenportals auseinandersetzen.

Letztendlich profitieren sowohl Sie als Unternehmen als auch Ihre Lieferanten von einer besseren Kommunikation. Denn so entstehen stärkere Beziehungen und gleichzeitig verbessert sich die Rentabilität und die Wettbewerbsfähigkeit, da die Kundenzufriedenheit durch reibungslose Geschäftsabwicklungen steigen wird.

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FAQ

Was ist ein Lieferantenportal?

Lieferantenportale sind Softwaresysteme, die eine Schnittstelle zwischen Unternehmen und Lieferanten ermöglichen, um so eine gute Kommunikation und Transparenz entlang der Lieferkette sicherzustellen.

Was zeichnet ein gutes Lieferantenportal aus?

Im Grunde sollte die gesamte Supply-Chain abgedeckt sein, um Risiken zu mindern und in Krisenzeiten flexibel zu bleiben. Die wichtigsten Aspekte sind aber vor allem die Schaffung von stabilen Kommunikationskanälen und hoher Transparenz (Nachverfolgbarkeit von Bestellungen etc.). Im Optimalfall werden jedoch auch viele zuvor manuelle Prozesse automatisiert, um eine höhere Effizienz im Gesamtvorgang zu erreichen.

Welche Vorteile bringt die Nutzung eines Lieferantenportals?

Zunächst sorgt eine stabile Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten für eine erhöhte Transparenz und Sicherheit, in Krisenzeiten können Risiken somit gemindert werden. Gleichzeitig sorgt die Automatisierung von manuellen Papierprozessen für Zeit- und Kosteneinsparungen, welche für wertschöpfendere Vorgänge genutzt werden können.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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