Situation Handling im Einkauf mit SAP
In vielen Geschäftsbereichen, besonders im Einkauf, kann es immer wieder zu Ausnahmesituationen kommen, welche die entsprechenden Gesamtprozesse beeinflussen oder dafür sorgen, dass wichtige Daten und Dokumente fehlen. Während solche Fälle im alten ECC noch manuell überwacht werden mussten, bietet S/4HANA mit dem Situation Handling eine neue und effiziente Lösung für derartige Probleme.
Wie funktioniert Situation Handling in SAP?
Das Situation Handling ist eine Funktion, bzw. Teil eines Frameworks in SAP, und eine Standardkomponente der S/4HANA- und Fiori-3-Technologie. Sie konzentriert sich besonders auf Ausnahmefälle und lenkt die Aufmerksamkeit bestimmter (vordefinierter) Nutzergruppen über automatische proaktive Benachrichtigungen auf die entsprechenden Probleme. Solche Ausnahmefälle können z. B. auslaufende Kontrakte oder fehlende Auftragsbestätigungen für die dazugehörigen Bestellungen sein.
Die zuständigen Nutzer werden dann über diese Ausnahmesituationen in Form von Benachrichtigungen, Listenansichten oder speziellen Objektseiten informiert. Wann eine Benachrichtigung kommt, kann z. B. über vordefinierte Grenzwerte festgelegt werden. In den Ansichten finden Sie im Grunde alle benötigten Daten und Maßnahmen, mit denen Sie den Fall schnellstmöglich und effizient lösen können.
Das Situation Handling wird in verschiedenen Templates für die jeweiligen Geschäftsbereiche zur Verfügung gestellt, welche leicht an die eigenen Anforderungen angepasst werden können. Alle weiteren verfügbaren Anwendungsfälle finden Sie im SAP Help Portal.
Verbesserungen in S/4HANA
Der Umgang mit Ausnahmefällen wird durch das Situation Handling in S/4HANA extrem erleichtert. Nehmen wir als Beispiel den Fall, dass Ihr Lieferant Auftragsbestätigungen teilweise nur verspätet oder gar nicht sendet. In ECC mussten solche Situationen noch manuell überwacht oder eigene Tools programmiert werden, während die Berichterstattung dann benutzerdefiniert und über E-Mails abgewickelt wurde.
In S/4HANA erkennt und verfolgt das Situation Handling solche Fälle automatisch und meldet das Geschäftsproblem (fehlende Einsendung einer Auftragsbestätigung). In ECC mussten dafür noch individuelle Workflows und Benachrichtigungen eigens aufgesetzt werden. S/4HANA bietet dafür die angesprochenen Templates. Hier einmal ein Beispiel in der entsprechenden Fiori-App Situationsart: 
Unter Nachrichtenvorschau sehen Sie einmal, wie eine solche Pop-Up-Meldung aussieht, wenn ein Fall eintritt, und welche Handlungsmöglichkeiten geboten werden. Über die Details können Sie die Situation dann entsprechend einsehen, bearbeiten und letztendlich schließen.
Vorteile des Situation Handlings
Durch das Situation Handling bleiben Ihnen nicht nur viel manuelle Arbeit und mühsame Kommunikationswege erspart, denn insgesamt ergeben sich noch weitere Vorteile:
- Steigerung von Effizienz und Sicherheit durch die automatische Erkennung dringender und wichtiger Probleme
- automatische Erkennung sorgt für schnellere Reaktions- und somit insgesamt kürzerer Bearbeitungszeit und höhere Produktivität
- die intelligente Unterstützung hilft den Nutzern bei der Entscheidungsfindung
- gleichzeitig werden Daten für die weitere Verarbeitung und künftige Automatisierungen gesammelt
Fazit
Insgesamt ist das Situation Handling also ein sehr starkes Tool, welches von SAP laufend weiterentwickelt wird und somit auch zukünftig für mehr Effizienz und Sicherheit sorgen dürfte. Dank Fiori-Technologie können zuständige Nutzer die Benachrichtigungen auch ortsunabhängig auf ihren Mobilgeräten empfangen und so möglichst schnell reagieren.
Man muss jedoch bedenken, dass das Situation Handling bislang nur vordefinierte Templates bietet, auch wenn SAP natürlich immer wieder weitere Szenarios hinzufügen wird. Die Erstellung und Implementierung von eigenen Templates ist derzeit jedoch nicht möglich.
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Unterstützung beim Situation Handling
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