Läuft Ihre Beschaffung am System vorbei?
Beschaffungsvorgänge, die von Ihren Mitarbeitern im Alleingang getätigt werden, ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen, laufen auch oftmals am ERP-System vorbei. Dabei werden in den meisten Fällen auch wichtige Richtlinien umgangen. Ihre Mitarbeiter haben keinen Einblick in vorhandene Lieferantenverträge und kaufen ein, „wo sie immer einkaufen“. Für Ihr Unternehmen bedeutet das höhere Ausgaben. Welche Herausforderungen Beschaffung am System vorbei noch mitbringt und wie Sie die umgehen können, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.
Maverick Buying – das unkontrollierte Einkaufen
Der Begriff Maverick Buying beschreibt ein unkontrolliertes Einkaufen, das an der Beschaffungsabteilung vorbei getätigt wird. D. h. also, dass eine Abteilung Materialien bzw. Dienstleistungen eigenmächtig bestellt, ohne den Einkauf bei der Bestellung miteinzubeziehen. Wenn die Einkaufsabteilung nicht involviert ist, ist die Gefahr auch ziemlich groß, dass die Bestellung im Alleingang am SAP-System vorbeiläuft. Solch eine Bestellung kann darin begründet sein, dass die Bedienung des Systems sowie die Berücksichtigung der Richtlinien herausfordernd sein könnten.
Diese Herausforderungen entstehen, wenn am ERP-System vorbei bestellt wird
Bei Beschaffungen außerhalb des SAP-Systems ist die größte Herausforderung für Sie, dass Sie meist mehr Kosten tragen müssen. Das kann wie folgt zustande kommen:
- Lieferkonditionen, die zuvor von der Einkaufsabteilung verhandelt wurden, werden nicht eingehalten. Bspw. haben Sie mit einem bestimmten Lieferanten einen Preis für Laptoptaschen ausgehandelt. Bei Bestellungen außerhalb des Systems sieht der Mitarbeiter den Preisvorteil nicht und bestellt den Artikel bei einem anderen Lieferanten zu womöglich weitaus schlechteren Konditionen.
- Auch wenn der Mitarbeiter versucht, Verhandlungen durchzuführen, ist er meist durch wenig Erfahrung auch weniger erfolgreich.
In diesem Webinar gehen wir auf typische Herausforderungen im Beschaffungsprozess ein und decken auf, was die häufigsten Ursachen dafür sind.
So schafft ein benutzerfreundliches E-Procurement-System Abhilfe
Bestellungen ohne Einbeziehung der Einkaufsabteilung führen zu vielen Herausforderungen – warum führen Mitarbeiter solche Bestellungen dann noch durch? Dies hat viele unterschiedliche Gründe. Einer davon ist, dass Mitarbeiter mit dem derzeitigen E-Procurement-System nicht zurechtkommen: Der Webshop ist unübersichtlich und hat eine schlechte Nutzeroberfläche. Es muss also ein E-Procurement-System her, das über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügt – somit können auch Mitarbeiter ohne jegliches IT-Knowhow Bestellungen durchführen.
Mit einem E-Procurement-System können Sie von folgenden Vorteilen profitieren:
- Zeit einsparen: Eine Bestellung benötigt insgesamt kürzere Durchlaufzeiten bei allen Bestellprozessen – von der Bestellanforderung über die Bestellbestätigung bis hin zur Lieferung.
- Lieferkonditionen einhalten: Dadurch, dass Ihre Lieferanten in den Katalogen des Systems zu finden sind, entgehen bei der Bestellung keine vorher ausgehandelten Lieferkonditionen.
- Überblick behalten: Durch die Transparenz erhalten Sie einen ständigen Überblick über alle Ihre Beschaffungsvorgängen. Somit sind Sie in der Lage, ein verbessertes Ausgabenmanagement zu führen.
Fazit
Beschaffung am System vorbei stellt für Ihr Unternehmen eine große Herausforderung dar – u. a. müssen Sie mehr Zeit und Kosten investieren. Mit einem einheitlichen, benutzerfreundlichen Beschaffungssystem bestellen Ihre Mitarbeiter nicht mehr am System vorbei. Somit erhöht sich die Transparenz Ihrer Beschaffungsausgaben und es werden vorher abgestimmte Lieferkonditionen eingehalten.
Falls Sie Fragen zu Maverick Buying oder E-Procurement-Systemen haben, dann können Sie mir diese sehr gerne schicken. Nehmen Sie dafür einfach Kontakt mit mir auf. Ich freue mich auf den Austausch!
