Vorteile einer zentralen Plattform für Beschaffungsprozesse
Wie die Beschaffungsprozesse abgewickelt werden – ob zentral über den Einkauf oder dezentral über die einzelnen Abteilungen – kann jedes Unternehmen für sich entscheiden. Für beide Varianten gibt es sinnvolle Argumente, die jeweils die Pro- und Kontra-Seite stützen. Wieso ich Ihnen aber eher die zentrale Beschaffung empfehlen würde und wie Sie diese mit einer zentralen Plattform noch optimieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wieso verwenden viele Unternehmen eine dezentrale Beschaffung?
Bevor ich dazu komme, was für den zentralen Beschaffungsprozess spricht, möchte ich Ihnen zunächst beantworten, wieso es durchaus sinnvoll erscheinen kann, die Beschaffung dezentral zu organisieren: Viele Unternehmen sehen es als Vorteil, Bestellungen direkt über die einzelnen Abteilungen abwickeln zu lassen. Bestellungen werden so flexibler, weil sich die Mitarbeiter den Umweg über den Einkauf sparen können. Die einzelnen Abteilungen können so schnell auf Sonderangebote und Engpässe reagieren. Zudem treffen die Waren bzw. Dienstleistungen ohne Umwege direkt in der betreffenden Abteilung ein.
Allerdings ergeben sich für Unternehmen, die ihren Einkauf dezentral organisieren, bis zu 15 % Mehrkosten dadurch, dass sie Einsparungsmöglichkeiten ungenutzt verstreichen lassen. Diese könnten sich beispielsweise durch Rahmenverträge oder Mengenrabatte ergeben.
Was spricht für den zentralen Beschaffungsprozess?
In Unternehmen, die sich für zentrale Beschaffungsprozesse entscheiden, müssen Bestellungen zwar etwas weitere Wege zurücklegen. Trotzdem ergeben sich erhebliche Vorteile für das gesamte Unternehmen. Mitarbeiter der Einkaufsabteilung können ihre Expertise nutzen, um günstigere Zahlungs- und Lieferungs-Konditionen auszuhandeln oder um Mengenrabatte zu realisieren. Zudem können langfristige Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut und gestärkt werden. Außerdem laufen alle Bestellungen standardisiert über ein System ab, was dem ganzen Prozess mehr Übersichtlichkeit und Effizienz verleiht.
Auf der anderen Seite sind viele Unternehmen der Ansicht, ein zentraler Prozess erhöhe den bürokratischen Aufwand. Um den Beschaffungsprozess in dieser Hinsicht sowie unter dem Gesichtspunkt der Effizienz noch zu verbessern, können Unternehmen den zentralen Beschaffungsprozess mit einer zentralen Plattform für alle Einkaufsvorgänge weiter optimieren: einem E-Procurement-System.
Darum ist eine zentrale Einkaufsplattform sinnvoll
Eine zentrale Einkaufsplattform bzw. ein E-Procurement-System (wie z. B. SAP Ariba) bündelt sämtliche für den Einkauf relevanten Prozessschritte (übersichtliche Kataloge, vorgefertigte Bestellformulare, Dokumentations-Tools, usw.) in einem System. Dabei löst es papierbasierte Prozesse ab und wandelt sie in weitgehend automatisierte Abläufe um. Auf diese Weise lässt sich der Beschaffungsprozess deutlich beschleunigen und effizienter gestalten. Auch einkaufsferne Mitarbeiter können in übersichtlichen digitalen Katalogen nach Ware und Lieferanten suchen – und bekommen nur solche angezeigt, die der Einkauf zugelassen und mit denen er bspw. bereits Rahmenverträge ausgehandelt hat.
Über ein E-Procurement-System beziehen Unternehmen die Einkaufsabteilung und deren Expertise in jeden Bestellvorgang mit ein, ohne Flexibilität im Rahmen von Sonderangeboten oder Termindruck einzubüßen. Damit lässt sich nebenbei auch Maverick Buying vermeiden, weil der wilde Einkauf in den einzelnen Abteilungen im Vergleich keinen Zeitvorteil mehr bringt.
Fazit
Die zentrale Beschaffung birgt der dezentralen gegenüber erhebliche Einsparungspotenziale für Unternehmen. Trotzdem werden diese häufig noch von bürokratischem Aufwand gebremst. Um die Effizienz des Einkaufs zu steigern, können Sie eine zentrale Plattform nutzen – ein E-Procurement-System – das Bestellvorgänge standardisiert, zentralisiert und automatisiert.
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