Das sind die Voraussetzungen für ein E-Procurement-System
Ein E-Procurement-System ist die Plattform, über die alle Unternehmensbeschaffungen ablaufen. Mit der Einführung solch eines internen Webshops profitieren Sie von vielen Vorteilen: neben Kosteneinsparungen sind Sie mithilfe von Prozessautomatisierungen in der Lage, Zeit einzusparen. Doch welche Voraussetzungen für ein E-Procurement-System gelten eigentlich hinsichtlich Einführung und Betrieb? In diesem Beitrag gehe ich auf die Bedingungen ein, die Sie bei der Einführung eines E-Procurement-Systems erfüllen müssen.
Arten von E-Procurement-Systemen
Es gibt unterschiedliche Ausprägungen von E-Procurement-Systemen, die aufgrund ihrer Verschiedenheit individuelle Maßnahmen fordern. Die Systeme werden in insgesamt drei Arten unterschieden: geschlossene, halboffene und offene Systeme.
Geschlossene Systeme
Bei geschlossenen Systemen kommunizieren lediglich zwei Unternehmen miteinander. Über das System können nur die zwei Unternehmen Geschäfte abschließen, die über das E-Procurement-System miteinander verbunden sind.
Halboffene Systeme
Halboffene Systeme werden häufig von größeren Händlern verwendet. Hiermit bieten sie all ihren Kunden ein Portal, in dem sie Produkte von ihnen einkaufen können.
Offene Systeme
Weil diese Art von System Kataloge unterschiedlicher Lieferanten beinhaltet, werden diese auch Katalogsysteme genannt. Diese Systeme werden meist für indirekte Güter verwendet.
Des Weiteren werden E-Procurement-Systeme darin unterschieden, wer das Portal betreibt:
Lieferantensysteme (Sell-Side-Systeme)
Bei Lieferantensystemen gilt für Unternehmen meist die Voraussetzung, dass sie über eine VPN-Verbindung verfügen müssen. Zudem lässt sich solch eine Lösung einfach an Ihr ERP-System anbinden.
Beschaffersysteme (Buy-Side-Systeme)
Beschaffersysteme wiederum, werden von Unternehmen geführt, so dass sich die Lieferanten an deren Anforderungen anpassen müssen.
Elektronischer Marktplatz (Many-to-Many)
Ein elektronischer Marktplatz wird von einem unabhängigen Marktplatzbetreiber für Lieferanten und Unternehmen bereitgestellt.
Die Voraussetzungen für die Einführung von E-Procurement
Die Einführung eines E-Procurement-Systems stellt wegen der Prozessänderungen eine große Herausforderung für Ihr Unternehmen dar. Doch bevor Sie sich dieser Herausforderung stellen, müssen Sie sich zunächst um ein paar Vorbereitungen kümmern, damit Sie ein E-Procurement-System in Ihrem Unternehmen einführen können.
Der Datenschutz hat höchste Priorität
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass die verwendeten Daten zuverlässig geschützt sind. Die benötigten Daten müssen vertraulich behandelt werden, damit Dritte nicht auf sie zugreifen können. Daher sollte die Datenübertragung nicht über das offene Internet getätigt werden. Die Alternative hier: Übertragungskanäle wie virtuelle private Netzwerke (VPNs).
Abbildung 1: Mithilfe des Einsatzes von VPNs sind Sie in der Lage, Daten sicherheitskonform auszutauschen.
Eine VPN sorgt für eine sichere Verbindung zwischen dem Netz des Lieferanten und dem des Kunden. Diese Verbindung läuft verschlüsselt über das Internet und garantiert somit einen sicheren Datenverkehr. Zudem müssen Sie klären, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen kann.
Bestellungen nach Vier-Augen-Prinzip
Damit Missbrauch reduziert wird, sollten Bestellungen außerdem nach einem Vier-Augen-Prinzip ablaufen. Bspw. muss ein Vorgesetzter den Auftrag zunächst bestätigen.
Einheitliche Standards für eine reibungslose Datenübertragung
Ihre IT-Systeme müssen für den Datenaustausch abgeglichen werden, damit die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten problemlos funktionieren kann. Dafür müssen einheitliche Standards her. Ein Beispiel für ein offenes Format wäre cXML (commerce eXtensible Markup Language). cXML ist eine XML-basierte Sprache, die dafür genutzt wird, Details von eCommerce-Transaktionen zu übertragen.
Die einheitlichen Standards beziehen sich auch auf die Auszeichnung von Waren. Hier können bspw. ISBN- oder GTIN-Bezeichnungen verwendet werden.
Fazit
Wie bei vielen anderen Einführungen von neuen Programmen o. ä. stellt die Einführung eines E-Procurement-Systems ein paar technische Herausforderungen dar. Diese gehen Hand in Hand mit hohen Kosten, die Sie jedoch durch die gewinnbringenden Vorteile wieder wettmachen. Bevor Sie ein E-Procurement-System in Ihr Unternehmen einführen können, müssen Sie u. a. sicherstellen, dass der Datenschutz garantiert ist. Dafür sollten Sie bspw. von einem VPN Gebrauch machen.
Haben Sie allgemeine oder spezielle Fragen zu der Einführung von E-Procurement-Systemen? Dann stellen Sie mir diese gerne, indem Sie Kontakt zu mir aufnehmen. Ich freue mich darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.
