S/4HANA Update: Das sind die Neuerungen für Sourcing and Producement
Die SAP SE hat ein neues Update zu S/4HANA veröffentlicht! Mit dem Release stehen einige Innovationen im Bereich Sourcing and Producement zur Verfügung, die Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnen. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, was sich geändert hat und wie Sie davon profitieren können.
Was ist eine Freigabestrategie?
Bei einer Freigabestrategie handelt es sich um einen Vorgang zur Genehmigung von Bestellanforderungen (kurz: Banfen) bzw. Einkaufsbelegen. Die jeweilige Strategie gibt vor, in welcher Reihenfolge die Genehmigung zu erfolgen hat. Die Freigabe einer Genehmigung wird durch einen sogenannten Freigabecode erteilt. Die Aufgabe einer Freigabestrategie besteht somit darin, dass die richtigen Leute die richtigen Dokumente freigeben, bevor diese weitergegeben werden.
Was ist neu?
Bislang konnten Anwender eine Freigabegenehmigung mit Hilfe einer Freigabestrategie oder ggf. eines Business Workflows anlegen. Das S/4HANA Release hat daran nichts geändert. Die klassischen Freigabestrategien sind nach wie vor nur On-Premise verfügbar. Somit hat sich gegenüber ERP nichts verändert.
Allerdings steht den Anwendern in S/4HANA Cloud und On-Premise eine neue Option zur Erstellung eines Workflows zur Verfügung. Die flexiblen Workflows sind für viele verschiedene Einkaufbelege, inkl. Leistungserfassung und Rechnung, nutzbar.
Die neue Workflow-Technologie bietet nicht nur mehr Möglichkeiten als die herkömmlichen Workflows, sondern ist auch noch übersichtlicher. Sie basiert auf dem S/4HANA Plattform-Framework und wurde nach dem aktuellen Fiori Design konzipiert. Der flexible Workflow ist daher sowohl als Cloud-Edition als auch On-Premise einsetzbar und kann individuell konfiguriert werden.
Neuer Workflow: Das steckt dahinter
Der flexible Workflow ist ein neues Framework in S/4HANA, welcher technisch auf dem SAP Business Workflow basiert. Die Konfiguration erfolgt belegorientiert über die Fiori Apps und erfordert lediglich Prozesskenntnisse. Programmierkenntnisse sind hingegen nicht notwendig. Dennoch besteht für Anwender die Möglichkeit, eigene Programmierungen vorzunehmen. Der flexible Workflow wird allerdings bereits umfangreich für Einkaufsbelege angeboten, sodass individuelle Ergänzungen nicht unbedingt notwendig sind.
Welche Kaufbelege werden unterstützt?
Der flexible Workflow unterstützt folgende Kaufbelege:
- Bestellanforderungen (kopf- und positionsbasiert)
- Bestellungen
- Kontrakte
- Lieferpläne
- Ausschreibungen
- Angebote
- Zentrale Kontrakte
- Leistungserfassungen (Lean Services)
- Neustart Banf-Workflow (solange die Bestellung noch nicht erstellt wurde)
- Rechnungen:
- Freigabe der für die Zahlung geblockten Rechnungen
- Freigabe der vollständig erfassten Rechnungen
Konfiguration eines flexiblen Workflows
Wie Sie einen Workflow definieren und Startbedingungen festlegen
Im Folgenden zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen flexiblen Workflow konfigurieren. Dazu müssen Sie zuallererst den Workflow definieren. Hierfür legen Sie zunächst den Titel und Status sowie die Gültigkeit und Startbedingungen fest.
Die Erstellung und Konfiguration des Workflows können Sie über die jeweilige Kachel vornehmen. Wählen Sie hierbei die Kachel aus, die Ihren Anforderungen entspricht. Anschließend können Sie Ihren Workflow verwalten.
Wie der Name bereits verrät, kann der flexible Workflow individuell konzipiert werden. Neben Gültigkeitsräumen können auch beliebig viele Workflows anlegt werden. Die einzelnen Workflows können anschließend unabhängig voneinander aktiviert oder deaktiviert werden.
Bei der Erstellung des Workflows sollten Sie einen eindeutigen Namen vergeben, da jeder Workflow über dessen Namen identifiziert wird.
Im Anschluss können Sie individuelle Startbedingungen für jeden Workflow festlegen. Trotz dieser Flexibilität gibt es viele gängige Regeln, die im Standard ausgeliefert werden. Dazu gehört die Verwendung bestimmter Kontierungstypen, Buchungskreise, Warengruppen, Währungen, Belegarten, Einkäufergruppen, Einkaufsorganisationen sowie beitragsunabhängige Regeln.
So können Sie Genehmigungsschritte hinzufügen
Nachdem die Startbedingungen hinzugefügt wurden, kann eine Liste der Genehmigungsschritte pro Workflowdefinition eingepflegt werden. Hierfür stehen zwei verschiedene Optionen zur Auswahl. Sie können einen Workflow entweder automatisch genehmigen oder diesen manuell genehmigen/ablehnen.
Typischerweise werden automatische Genehmigungen bei geringwertigen Anforderungen unter bestimmten Freigabegrenzen genutzt.
Workflowschritte mit der Option „zur Genehmigung oder Ablehnung“ werden hingegen bei höherwertigen Anforderungen verwendet. Die Bearbeiterermittlung erfolgt hierbei über die Konfiguration (Templates), Programmierung (BAdI) und den festen Benutzer.
Für die Genehmigerfindung kann eine der vorgefertigten Regeln verwendet werden:
- Manager des letzten Genehmigenden
- Manager des Initiators/Bedarfsträgers
- Manager des Managers des Initiators
- Kostenstellen- oder Projektverantwortlicher
Darüber hinaus kann die Findung über ein BAdI bei Bedarf frei programmiert werden.
Bei der direkten Genehmigerzuordnung können Sie alternativ direkt einen oder mehrere User als Genehmiger eintragen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob einer der Genehmiger oder alle die Entscheidung treffen sollen, um den Schritt zu beenden. An dieser Stelle endet die Konfiguration des Workflows. Der Workflow wird nun, je nach Konfiguration, automatisch genehmigt oder manuell genehmigt/abgelehnt.
Ablehnung eines Workflows: Was nun?
Im Falle einer Ablehnung stehen folgende Aktionen zur Auswahl:
- Workflow abbrechen
- Weitermachen
- Schritt wiederholen
- Workflow neu starten
„Meine Inbox“- App für Freigaben
Die Freigabe der jeweiligen Genehmigung findet in der Fiori App „Meine Inbox“ statt. Diese ist für Smartphones, Tablets oder als Desktopanwendung verfügbar.
Die Fiori App dient als zentraler Einstieg für alle Workflow-Items in S/4HANA inkl. Business Workflow sowie BPM und übernimmt vielfältige Aufgaben. So unterstützt die App die Anlage von Dokumenten und Anzeige der Genehmigungshistorie und ermöglicht die Übernahme von ungeplanten Vertretungen sowie den Zugriff auf die Vertreterregelung. Gleichzeitig fungiert sie als Postausgang für gesendete Entscheidungen.
Vertretung mit „Responsibility Management“ verwalten
Über das neue Framework „Responsibility Management“ können ab sofort Gruppengenehmigungen erteilt werden. Auch hier erfolgt die Konfiguration über eine Fiori App. Die einzelnen Teams setzen sich dabei aus der Definition der fachlichen Zuständigkeit und den Mitgliedern zusammen.
Für die jeweiligen Teams können fachliche Zuständigkeiten, wie zum Beispiel Materialen, Produktgruppen, Buchungskreis, Werk sowie Einkaufskategorie, -organisation oder -gruppe erstellt werden.
Persönliche Vertreter einrichten
Der persönliche Vertreter für die aktive oder passive Vertretung kann von jedem Mitarbeiter selbst über das Fiori Launchpad gepflegt werden. Dies kann ebenfalls über die App „Meine Inbox“ vorgenommen werden.
Ausblick
Mit dem flexiblen Workflow stellt die SAP SE eins der größten neuen Features im SAP MM in S/4HANA bereit. Er sorgt dafür, dass die richtigen Leute die richtigen Dokumente freigeben, bevor diese an den Lieferanten gehen. Dies eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten im Rahmen des Einkaufsmanagements.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen in diesem Blogbeitrag einen Einblick in die neue Freigabestrategie verschaffen. Falls Sie noch Fragen zum flexiblen Workflow oder der S/4HANA haben, kontaktieren Sie mich gerne.
