Tim Lutz
 - 29. April 2021

Freitextbestellungen

Bestellungen per Freitext gehören in vielen Unternehmen zum Standard in der Beschaffung. Aber wie genau laufen Freitextbestellungen (digital) ab und wie sinnvoll sind sie gegenüber anderen Beschaffungsstrategien?

Was sind Freitextbestellungen?

Freitextbestellungen entstehen folgendermaßen: Ein bestellberechtigter Mitarbeiter eines Unternehmens möchte eine Bestellung aufgeben. Nehmen wir an, er benötigt eine neue Laptoptasche. Er bestellt diese beim Lieferanten seines Vertrauens. Damit seine Bestellung nicht am internen Einkaufssystem vorbeiläuft, trägt er sie anschließend ins SAP-System ein – beispielsweise als Freitextbestellung. Um die Bestellung im System anzulegen, nutzt er eine frei formulierte Beschreibung des Artikels, den er bestellt hat, in diesem Fall der Laptoptasche.

Das ist die eine Möglichkeit. Der Mitarbeiter kann auch „andersherum“ vorgehen und die Bestellung zunächst – wieder beispielsweise als Freitextbestellung – im SAP-System anlegen. Erst im zweiten Schritt und nach der Genehmigung seiner Bestellung gibt der Mitarbeiter die eigentliche Bestellung bei seinem Lieferanten auf.

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Vor- und Nachteile von Freitextbestellungen?

Vorteile

Für den Mitarbeiter, der die Bestellung erstellt, sind Freitextbestellungen sehr einfach und ohne viel Aufwand realisierbar. So kann er auch Artikel bestellen, die das Sortiment eingebundener Online-Kataloge übersteigen. Artikel, die Ihre Mitarbeiter regelmäßig per Freitext bestellen, können Sie dann in Ihr Sortiment aufnehmen, damit diese zukünftig standardmäßig verfügbar sind.

Nachteile

Freitextbestellungen greifen auf keinen Standard zurück, da sie sehr individuell sind. Sie verursachen höhere Kosten als Bestellungen via Katalog, denn bei ihrer Ausführung werden an verschiedener Stelle (bspw. auch in der Buchhaltung) unnötig Ressourcen gebunden. Daher verursachen Freitextbestellungen höhere Kosten als Katalogbestellungen. Aus diesem Grund lösen Mitarbeiter sie meist nur dann aus, wenn sie die Artikel oder Dienstleistungen, die sie bestellen möchten, nicht aus einem bereits eingebundenen Online-Katalog auswählen können.

Umgang mit Freitextbestellungen

Ich empfehle Ihnen, Freitextbestellungen so gering wie möglich zu halten, um unnötige Kosten zu vermeiden. Dazu können Sie beispielsweise die Sortimentsabdeckung im System erhöhen, sodass Ihre Mitarbeiter noch seltener auf Freitextbestellungen zurückgreifen müssen. Halten Sie Ihre Lieferanten zudem dazu an, Ihnen die Informationen ihres Sortiments stets aktuell und in hoher Qualität elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Freitextbestellungen über SAP Ariba

Auch in Ariba Guided Buying gibt es die Möglichkeit, Bestellungen via Freitext aufzugeben. Dazu klicken Sie auf dem Startbildschirm von Ariba auf Request a non-catalog item.

Ariba Guided Buying Startbildschirm

Ariba Guided Buying Startbildschirm

Im nächsten Schritt füllen Sie die geforderten Felder aus: Geben Sie den Namen Ihres Artikels ein (z. B. „HDM-Kabel“), wählen Sie eine Kategorie aus (z. B. „Verlängerungskabel“) und Beschreiben Sie Ihren Artikel genauer (z. B. „HDMI-Kabel, 5 m, HAMA“). Anschließend geben Sie weitere Produktdetails wie Menge und Preis des Artikels ein.

Ariba Guided Buying: Non catalog request erstellen

Non-catalog request erstellen

Danach legen Sie den Artikel mit einem Klick auf Add to cart in Ihren Einkaufswagen. Hier können Sie noch einmal Ihre Angaben prüfen, bevor Sie im nächsten Schritt auf Check out klicken.

Ariba Guided Buying: Kurzübersicht über die Produktinformationen im Einkaufswagen

Kurzübersicht über die Produktinformationen im Einkaufswagen

Beim Check-out können Sie noch eine Lieferadresse und das Konto angeben, über das die Bestellung abgewickelt werden soll, wenn diese nicht bereits voreingestellt sind. Sind alle Ihre Angaben korrekt, klicken Sie auf Submit.

Check out der Freitextbestellung in Ariba Guided Buying

Check-out der Freitextbestellung in Ariba Guided Buying

Ihre Bestellung wird dann automatisch an einen zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

Ariba Guided Buying Bestätigung, dass die Bestellung weitergeleitet wird

Bestätigung, dass die Bestellung weitergeleitet wird

Den Genehmigungsstatus Ihrer Bestellung können Sie jederzeit in den Request details einsehen.

Ariba Guided Buying: Status der Genehmigung unter Request details

Status der Genehmigung unter Request details

Sobald Ihre Bestellung genehmigt wurde, wird Sie an den entsprechenden Lieferanten weitergeleitet und ausgeführt.

Sinn von Freitextbestellungen und Alternativen in SAP

In den meisten Unternehmen kommen Freitextbestellungen nur dann zum Einsatz, wenn eine standardmäßige Bestellung des Artikels nicht möglich ist. So sind Sie nicht an die Sortimente in Ihren Katalogen gebunden, sondern können flexibel das bestellen, was Sie gerade brauchen.

Bei allen anderen Gütern empfehle ich Ihnen aber, eher auf elektronische Kataloge zu setzen, die sich in Ihr ERP-System integrieren lassen, und Freitextbestellungen auf ein Minimum zu reduzieren. Je höher die Sortimentabdeckung Ihrer Kataloge ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf Freitextbestellungen zurückgreifen müssen. So laufen Bestellungsvorgänge deutlich effizienter und kostengünstiger ab.

Noch effizienter wird’s, wenn Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse einheitlich über ein elektronisches System abbilden. Ein E-Procurement-System wie z. B. SAP-Ariba oder der SAP Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen

  • automatisiert Routineaufgaben wie das Vergleichen von Angeboten oder die manuelle Eingabe von Bestelldaten und erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern dadurch viel Zeit.
  • reduziert die Beschaffungszeit: Eine hohe Übertragungsgeschwindigkeit digitaler Daten und in Echtzeit verfügbare Informationen beschleunigen den gesamten Beschaffungsprozess.
  • reduziert Kosten: Zwar ist auch die Installation einer E-Procurement-Lösung nicht kostenlos, aber Sie sparen im Nachhinein Kosten, z. B. für die Lagerhaltung. Denn wenn Bestellungen schneller ausgeführt werden können, verringern sich auch die Lagerzeiten und damit -kosten.

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Fazit

Unternehmen sollten Freitextbestellungen nur dann verwenden, wenn gewünschte Artikel nicht standardisiert über einen Katalog bestellt werden können, und sie ansonsten vermeiden. Dazu können Sie auf elektronische Kataloge setzen oder gleich die ganze Beschaffung digitalisieren, indem Sie ein E-Procurement-System einführen.

Haben Sie noch Fragen zum Thema? Melden Sie sich gerne bei mir. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihr Anliegen. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


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