Order to Cash

Für moderne, digitale Unternehmen ist die Automatisierung des Order-to-Cash-Prozesses schon lange kein Thema mehr. Viele Firmen setzen jedoch immer noch manuelle Prozesse ein und unterschätzen das Einsparungspotenzial beim Zeit- und Arbeitsaufwand sowie die daraus resultierenden, reduzierten Kosten. SAP bietet die Möglichkeit, den Order-to-Cash-Prozess digital und automatisiert durchzuführen.

Order to Cash in SAP

Wörtlich übersetzt bedeutet „Order to Cash“: Bestellung bis Zahlung. Dieser Ausdruck kommt dem tatsächlich gemeinten Prozess schon sehr nahe. Order-to-Cash-Prozesse beschreiben alle Vorgänge vom Auftrags- bis zum Zahlungseingang im Unternehmen. Darunter sind zahlreiche untergeordnete Prozesse angesiedelt, wie der Bestellungseingang, die Eingabe und Genehmigung von Bestellungen und Aufträgen, die Auftragsausführung und Rechnungsstellung, aber auch die Kontrolle des Zahlungseingangs.

Order to Cash von SAP ist eine innovative Softwarelösung für das intelligente und automatisierte Dokumentenmanagement für eingehende und ausgehende Bestellungen, womit sich Kosten deutlich senken lassen. In der folgenden Grafik wird eine Übersicht über den Ablauf eines SAP-Order-to-Cash-Prozesses dargestellt. Jeder Abschnitt stellt eine bestimmte Aktion im SAP-ERP-System (ERP: Enterprise Resource Planning) dar. Der Prozess besteht aus vier Hauptphasen: Pre-Sales-Aktivitäten, Auftragsabwicklung, Versand und Fakturierung:

Order to Cash Prozess

Order to Cash Prozesskette

Im vorbereitenden Schritt geht es um die Erfassung und Bearbeitung von Kundenanfragen bis zum Angebot. Dabei werden mit dem Kunden Preise und Lieferbedingungen verhandelt. Nach der Annahme eines Angebots kommt es zu einem Auftrag. Der Kunde bestellt damit Waren oder Dienstleistungen beim Unternehmen. Das Unternehmen kann nun Waren aus dem verfügbaren Bestand liefern, neue Waren beim Lieferanten bestellen oder die Waren nach den Wünschen des Kunden herstellen. Sobald diese zum Versand an den Kunden bereitstehen, beginnt der Lieferprozess. Dazu gehören die Erstellung des Lieferscheins, die Verpackung der Ware, die Planung des Transports und der tatsächliche Versand der Ware. Mit dem Warenausgang wird dem Kunden eine Rechnung gestellt. Die Rechnung enthält den zu zahlenden Betrag und die Zahlungsbedingungen. Um ein besseres Verständnis für die einzelnen Schritte des Order-to-Cash-Prozesses zu bekommen, ist im Folgenden eine Auflistung dieser zu finden:

Schritt 1: Pre-Sales-Aktivitäten

Die Pre-Sales-Aktivitäten des Order-to-Cash-Prozesses umfassen mehrere Schritte und Dokumente. Zu beachten ist, dass keiner dieser Schritte obligatorisch ist und die Anwender theoretisch auch alle Vorverkaufsschritte überspringen und sofort einen SAP-Kundenauftrag anlegen können. Die folgenden Schritte werden jedoch häufig von Unternehmen genutzt, sodass SAP diese unterstützenden Funktionen anbietet:

  • Erster Kontakt: Der erste unverbindliche Kontakt mit einem potenziellen Kunden kann zu einer Angebotsanfrage führen.
  • Anfrage: Die erste formelle, unverbindliche Anfrage eines Kunden über Produkte und Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet
  • Angebot: Ein Angebot wird an den potenziellen Kunden versandt, worin Produkte, Preise und weitere Details festgehalten sind.
  • Vertrag: Der Vertrag ist die formelle Vereinbarung zwischen Kunden und Unternehmen während eines bestimmten Zeitraums unter bestimmten Bedingungen
  • Lieferplan: Im Lieferplan werden Vereinbarungen zwischen Kunden und Unternehmen über die Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen mit den entsprechenden Liefermengen und -terminen festgehalten.
E-Book: SAP SD in S/4HANA

Hier bekommen Sie einen Einblick in die SAP S/4HANA Line of Business (LoB), welche die ehemalige „Sales & Distribution“ (SAP SD).

SAP bietet eine komfortable Möglichkeit, Daten aus Vorverkaufsbelegen in Kundenaufträge zu kopieren. Dadurch entfällt, dass dieselben Informationen mehrfach in das SAP-ERP-System eingegeben werden müssen – folglich werden die Verkaufsprozesse des Unternehmens beschleunigt.

Schritt 2: Auftragsabwicklung

Im nächsten Schritt geht es um die Auftragsabwicklung mit dem Kunden, die mithilfe des SAP-Kundenauftragsbelegs stattfindet. Der Auftrag ist eine Anfrage nach Waren und/oder Dienstleistungen von einem bestimmten Kunden und enthält eine Vielzahl von Details:

  • Informationen über Waren und/oder Dienstleistungen,
  • Preisinformationen,
  • Lieferinformationen wie Termine und Mengen,
  • Sendungsinformationen (z.B. eine Transportroute)
  • sowie Abrechnungsinformationen wie Zahlungsbedingungen und Risikomanagement.

Schritt 3: Versand

Wenn der SAP-Kundenauftrag abgeschlossen und bestätigt wurde, ist der Versand der Waren bzw. die Erbringung von Dienstleistungen an der Reihe. Das Hauptdokument – in SAP zu finden – ist die Auslieferung, womit der Versand durchgeführt werden. Das Auslieferungsdokument enthält Informationen über eine Reihe von nötigen, noch durchzuführenden Aktivitäten: Kommissionierung und Quittierung, Verpackung, Transport und Transportvermittlung, Warenausgabe.

Nicht alle dieser Aktivitäten sind obligatorisch. Einige Unternehmen bevorzugen, den Verpackungsprozess nicht im SAP-ERP-System zu erfassen, sondern außerhalb von SAP durchzuführen. Das System ist anpassbar und folglich sind nicht alle Schritte zwingend notwendig – eine flexible Konfiguration ist also möglich. Die Buchung des Warenausgangs ist in das Modul SAP FI (Finanzwesen) integriert und erzeugt automatische Buchungen auf den entsprechenden Konten.

Schritt 4: Fakturierung

Der letzte Schritt des Order-to-Cash-Prozesses ist die Fakturierung an den Kunden. Der gängigste Prozess ist, dass der Kunde nach Erhalt der Ware zahlt. Es ist aber ebenfalls möglich SAP so zu konfigurieren, dass das Unternehmen eine Vorauszahlung vor dem Versand der Ware erhält. Bei der Fakturierung wird ein Dokument erstellt, das als Grundlage für die Erstellung von Rechnungen an den Kunden dient. Abrechnungsbelege in SAP bieten folgende Funktionen:

  • Rechnungen erstellen,
  • Erstellung von Gut- und Lastschriften,
  • Stornierung von Fakturen,
  • Integration mit dem Modul SAP FI für automatische Buchungen.

Die Erstellung einer Faktura erzeugt in der Regel automatisch die folgenden Einträge im FI-Modul: Kundenkonto, Ertragskonto, Steuerkonto. Nach der Erstellung einer Faktura muss das Unternehmen auf die Zahlung des Kunden warten.

Vorteile: Order to Cash Prozesses mit SAP

Der Order-to-Cash-Prozess ist häufig komplex und sehr schwer zu verfolgen. Es sind viele verschiedene Personen und Abteilungen involviert und es gibt häufig viele Medienbrüche. Schon der kleinste Fehler kann den Prozess extrem verlangsamen oder das Unternehmen wertvolle Aufträge kosten. Mithilfe von SAP kann der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung, Vorverkaufsaktivitäten, Versand und Post-Sales-Aktivitäten einfacher verwaltet werden. Der automatisierte Order-to-Cash-Prozess optimiert die Prozesse zur Auftragserfassung, -verarbeitung, -abrechnung und -zahlung. Somit wird der Erhalt von Einnahmen beschleunigt und die Produktivität im Unternehmen steigt. Die Zeitersparnis spielt dabei eine besonders große Rolle, da die Auftragsverwaltung nicht vom Personal ausgeführt werden muss. Folglich wird das Umsatzwachstum im Unternehmen gesteigert.

Fazit

Der Order-to-Cash-Prozess ist in den Bereichen Kundenauftragsmanagement, Auftragserfüllung, Fakturierung, Kreditmanagement und Inkasso sehr wichtig. Der Einsatz von SAP kann Unternehmen helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Das effektiviere Management der Abläufe stellt sicher, dass Aufträge pünktlich geliefert und Zahlungen schnell eingezogen werden. In vielerlei Hinsicht ist die Art und Weise, wie Unternehmen den Order-to-Cash-Prozess abwickeln, der wichtigste Aspekt in der Beziehung eines Unternehmens zu seinen Kunden. Wollen Sie diese Automatisierung auch zum Teil Ihres Prozessmanagementplans machen? Dann können wir Ihnen weiterhelfen. Unsere Mitarbeiter des Fachbereiches Mindlogistik sind Experten auf dem Gebiet und können Ihnen bei der Einführung eines automatisierten Order-to-Cash-Prozesses helfen. Kontaktieren Sie uns einfach.

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