Standard-Workflows für Vertriebsprozesse in SAP SD
Um wiederkehrende, simple Arbeitsabläufe so gut es geht zu automatisieren und standardisieren, bietet sich mit SAP Business Workflows eine hervorragende Möglichkeit. Mit Workflows können viele Geschäftsprozesse wesentlich effizienter gestaltet und optimiert werden. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen den Nutzen dieses Werkzeuges und stellen die von SAP vorkonfigurierten Workflow-Szenarien für Vertriebsprozesse vor.
Was sind Workflows?
SAP Workflow ist ein Framework, mit dem Unternehmen ihre individuellen Prozesse definieren und koordinieren können. Abgebildet werden können sowohl einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren als auch komplexere Geschäftsprozesse, bei denen verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten.
Workflows werden besonders da eingesetzt, wo Arbeitsabläufe sich oft wiederholen oder wo der Geschäftsprozess eine Vielzahl von Bearbeitern in einer genau definierten Reihenfolge benötigt. Des Weiteren kann man mit ihnen auf Fehler und Ausnahmesituationen in anderen Geschäftsprozessen reagieren, indem ein Workflow gestartet wird, wenn ein zuvor festgelegtes Ereignis eintritt.
Grundsätzlich lösen Sie aber die grundlegenden Probleme im Bereich der Bürokommunikation und papiergebundenen Prozesse, wie z. B. hohe Kosten, mangelnde Transparenz, ineffektive und langsame Kommunikation sowie Archive ohne sicheren und schnellen Zugriff auf Dokumente. Somit stehen Effizienz und Prozessoptimierung an erster Stelle.
Standard-Workflow-Szenarien für SAP SD
Um Ihnen das Prinzip der Workflows einmal näher zu bringen, veranschaulichen wir die Funktionsweise hier einmal anhand der Standard-Szenarios. Diese stellt SAP seinen Nutzern bereits vorkonfiguriert zur Verfügung. Man kann sie unverändert einsetzen, aber auch auf die eigenen betrieblichen Prozesse zugeschnitten konfigurieren. Für SD werden wir diese im Folgenden einmal kurz vorstellen und den Ablauf veranschaulichen:
Abwicklung von Gutschriftsanforderungen (SD-SLS-RE)
Für die Genehmigung von Gutschriftsanforderungen benötigt es in der Regel der Prüfung durch den erfassenden Sachbearbeiter und mindestens einem weiteren Entscheidungsträger. Wer diese Genehmigung erteilt, ist zudem meist vom Wert der Anforderung abhängig.
Beim Anlegen der Gutschriftsanforderung ist normalerweise eine sogenannte Fakturasperre gesetzt, welche das Fakturieren verhindert und nur von bestimmten Personen mit einer Berechtigung aufgehoben werden kann.
Durch einen Workflow lässt sich die Gutschriftsabwicklung mit sämtlichen beteiligten Personen (firmeninterne Genehmigungsverfahren) im System abbilden, ohne sie organisatorisch lösen zu müssen. Ohne einen Workflow besteht keine Prozesssteuerung seitens des Systems.
Den Ablauf werden wir nun einmal stichpunktartig darstellen:
- Wert der Gutschriftsanforderung liegt unter einem bestimmten Wert -> automatische Freigabe und Entfernung der Fakturasperre
- Wert der Gutschriftsanforderung liegt über einem bestimmten Wert -> automatische Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters
- Mitarbeiter erhält ein Workitem in seinem integrierten Eingangskorb -> Mitarbeiter kann die Gutschriftsanforderung absagen, freigeben oder bearbeiten
- bei Absage: System setzt automatisch einen Absagegrund und beendet die Bearbeitung
- bei Freigabe: Fakturasperre wird automatisch entfernt und GA zur Fakturierung freigegeben
- bei Bearbeitung: Mitarbeiter bekommt vollen Funktionsumfang zur Änderung der GA zur Verfügung
Ändern eines Gruppenkontrakts (SD-SLS-OA)
In einem Unternehmen können Kontrakte mit gleichen betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen als Unterkontrakte mit einem Gruppenkontrakt verknüpft werden. Wenn nun im Gruppenkontrakt Felder geändert werden sollen, für die festgelegt wurde, dass sie im Unterkontrakt identisch sein sollen, dann müssen sie eben auch in sämtlichen dieser zugeordneten Unterkontrakte geändert werden.
Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, bietet SAP auch hier einen Workflow. Diesen werden wir einmal anhand eines Beispiels veranschaulichen:
Ein Unternehmen hat mit einem Kunden mehrere Wartungsverträge für diverse Geräte abgeschlossen. Die Wartungsverträge sind einem Gruppenkontrakt zugeordnet, in welchem die Zahlungsbedingungen festgelegt sind. Möchte der Kunde diese ändern, kann die/der zuständige Sachbearbeiter/-in ganz einfach die Einstellung im Gruppenkontrakt bearbeiten und die Änderung wird für alle untergeordneten Wartungsverträge übernommen.
Im Falle eines Fehlers erhält die/der Sachbearbeiter/-in für jeden fehlerhaften Vertrag, der nicht verändert werden konnte, ein Workitem im integrierten Eingangskorb zur manuellen Nachbearbeitung. Sollten zu ändernde Unterkontrakte von anderen Sachbearbeitern gesperrt worden sein, führt das System die Änderung im Hintergrund durch.
Beseitigung von Fehlern in Internet-Kundenaufträgen (SD-SLS)
In der Internet-Anwendungskomponente Online Store können Kunden aus dem Internet heraus Angebote für sich erstellen und Aufträge erfassen lassen. Kommt es nun aufgrund von fehlerhaften bzw. fehlenden Stammdaten oder Einstellungen im Customizing zu keinem Angebot oder Auftrag, wird die jeweilige Transaktion abgebrochen und der Kunde bekommt im Browser eine Fehlermeldung angezeigt.
Dieser Workflow ermöglicht es nun, dass zuständige Sachbearbeiter automatisch über solche Fehler benachrichtigt werden und sie schnellstmöglich beheben können. Das Ereignis, welches den Workflow auslöst, wird automatisch erzeugt, wenn bei einem Kundenauftrag bzw. Angebot in einem Online-Store im Internet ein Fehler auftritt.
Die im Verkauf für den Online-Store zuständigen Mitarbeiter, finden dann in ihrem Eingangskorb ein Workitem, welches sie über den aufgetretenen Fehler informiert und alle Angaben enthält, die zu seiner Behebung nötig sind.
Behandlung von Ausnahmesituationen beim Filialwareneingang (SD-POS)
Ausnahmesituationen sind in diesem Fall Situationen, in denen die automatische Verarbeitung durch das System versagt, da Informationen über die jeweilige Warenbewegungsposition fehlen. Beispielsweise wenn die offene Wareneingangsmenge ungenügend ist, bei der Wareneingangskontrolle Mengenabweichungen festgestellt werden, oder keine eindeutige Bestellung oder Lieferung zum Filialwareneingang gefunden wird
Bei solchen Fällen wird eine Ausnahmebearbeitung erforderlich. Den folgenden Workflow stellt SAP Ihnen zur Behandlung dieser Ausnahmesituationen zur Verfügung:
Zunächst erfasst ein Mitarbeiter die Wareneingänge und sonstige Warenbewegungen in einem Filial-Warenwirtschaftssystem. Daraufhin werden IDocs (Intermediate Documents, Behälter für den Austausch von Daten) erzeugt, mit welchen die Informationen zum Wareneingang automatisch an das zentrale SAP-System weitergegeben werden können. Der Workflow wird nun für eine Position angestoßen, wenn bei der IDoc-Eingangsverarbeitung eine Ausnahmesituation aufgetreten ist.
Ein Workitem wird erzeugt und einem zuständigen Sachbearbeiter zur Bearbeitung in seinen integrierten Eingangskorb gelegt. Der Workflow wird beendet, sobald die Warenbewegungsposition keine Fehler mehr enthält und die Daten erfolgreich im zentralen SAP-System verbucht werden konnten.
Fazit
Wir haben Ihnen nun die vier vorkonfigurierten SD-Workflow-Szenarien von SAP vorgestellt, die Sie, wie angesprochen, eins zu eins übernehmen oder erweitern und anpassen können. Sofern dies nicht eh schon durch das jeweilige Modul abgedeckt wird, können Sie einfache Prozesse und wiederkehrende Aufgaben in SAP Business Workflow relativ einfach abbilden und automatisieren, was Ihnen langfristig Prozesskosten spart und die Effizienz erheblich steigert.
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