Wie integriere ich den Vertrieb mit SAP SD in meine Unternehmensprozesse?
Wie in jedem profitorientierten Unternehmen hat der Vertrieb das Ziel, Produkte und Dienstleistungen möglichst schnell zu verkaufen. Damit aber alle Unternehmensprozesse darüber hinaus korrekt laufen, benötigen die anderen Fachabteilungen entsprechende Dokumentationen und Daten zur Pflege im System. Wie SAP SD den Vertriebsprozess vollständig abbildet und so für eine hohe Transparenz sorgt, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Typische Herausforderungen im Vertriebsumfeld
Ziel und Wunsch des Vertriebs ist es, den Verkaufsprozess möglichst schnell und einfach abzuwickeln. Wer selbst im Vertrieb arbeitet, wird dieser Aussage sicherlich zustimmen. Gleichzeitig hat aber natürlich auch das Unternehmen gewisse Interessen, vor allem wenn es um Folgeprozesse geht, besonders hinsichtlich Finanzbuchhaltung/Controlling, Produktionsplanung und Logistik.
Werden nun wichtige Daten wie Kundenstammdaten, Produkte, Preise und Aufträge nicht genügend gepflegt, können die genannten Folgeprozesse auch nicht richtig funktionieren. Diese Forderung nach lückenloser Dokumentation und digitaler Abbildung steht somit durchaus erstmal im Widerspruch zu einer schnellen und einfachen Abwicklung.
Mit SAP SD und seinen 8 Submodulen ist es aber möglich den gesamten Vertriebsprozess abzubilden, zu dokumentieren und sogar weitestgehend zu automatisieren. Wesentliche Aufgaben sind:
- Außenhandel & Zoll
- Kreditmanagement
- Fakturierung
- Transport und Versand
- Verwaltung von Aufträgen
Um es etwas anschaulicher darzustellen und wie andere Fachbereiche genau mit Informationen und Daten versorgt werden, zeigen wir Ihnen im Folgenden anhand der wichtigsten Vorgänge im Vertrieb.
Verkauf und Kundenkontakt
Bereits vor dem eigentlichen Verkauf werden mit dem ersten Kundenkontakt wichtige Informationen dokumentiert. Denn über eine Schnittstelle kann das Marketing diese Daten auswerten und später für Kundenanalysen und Werbekampagnen nutzen.
Um auch kundenspezifische Angebote erstellen zu können, bietet SAP SD die Stammdatenpflege. Mit ihr ist es möglich verschiedene Konditionsarten und Konditionssätze für jeden Kunden zu hinterlegen, die bei der Erstellung eines Angebots berücksichtigt werden.
Versand und Lagerlogistik
Sobald ein Verkauf erfolgt ist, muss die Ware termingerecht an den Kunden geliefert werden. Deshalb ist SAP SD eng mit der Lager-/Materialwirtschaft verzahnt. Alle Warenbewegungen werden automatisch erfasst und sind so lückenlos nachvollziehbar. Nach Fertigstellung einer Lieferung werden automatisch Lieferbelege erstellt, der Warenausgang vermerkt und die Materialbestände aktualisiert.
Rechnungsprozesse und Retourenabwicklung
Daraufhin wird die erbrachte Leistung bzw. Lieferung in Rechnung gestellt, bei physischen Produkten anhand des Lieferbelegs, bei Dienstleistungen auf Basis des Kundenauftrags. Die Rechnungen leitet SAP SD automatisch an die Finanzbuchhaltung und das Controlling weiter. Der letzte Schritt im Vertriebsprozess ist dann die Überwachung der Zahlungsaufträge und die Bearbeitung eventueller Retouren und Reklamationen. Diese können ebenfalls über SAP SD abgewickelt werden.
Integration im SAP-System
SAP SD gehört zu den Kernmodulen und wird im Standard als Teil des Logistikmoduls mit ausgeliefert. Wie eben schon veranschaulicht, ist es eng mit anderen Fachbereichen verzahnt. Dies spiegelt sich auch in den Integrationsmöglichkeiten weiterer SAP Module wider. Die wichtigsten sind:
- Materialwirtschaft (SAP MM)
- Produktionsplanung (SAP PP)
- Qualitätsmanagement (SAP QM)
- Finanzwesen/Controlling (SAP FI/CO)
So ermöglicht SAP SD in Verbindung mit den anderen Modulen einen Order-to-Cash-Zyklus, also den gesamten Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang.
Die Finanzbuchhaltung mit SAP FI/CO ist zudem ein gutes Beispiel, um zu zeigen, dass es wechselseitige Beziehungen zwischen den Modulen gibt. So übergibt SD nicht nur Informationen an die Finanzbuchhaltung, es erhält auch wichtige Informationen zurück, die den Vertriebsablauf beeinflussen und ggf. stoppen können. Bei einer negativen Prüfung des Kreditlimits eines Kunden kann beispielsweise definiert sein, dass dieser nicht beliefert wird oder erst gar kein Verkaufsauftrag angelegt werden kann.
Fazit und Vorteile für Ihr Unternehmen
SAP SD gestattet Ihnen eine komplette und nachvollziehbare Abbildung des gesamten Vertriebsprozesses und sorgt damit für eine hohe Transparenz und Dokumentation. Durch die Integration mit anderen SAP Modulen lässt sich dieser Prozess zudem in weiten Teilen automatisieren und somit wesentlich effizienter gestalten. So werden unnötiger Arbeitsaufwand und anfallende Prozesskosten stark reduziert.
Außerdem ermöglichen diese Schnittstellen einen optimalen Datenaustausch zwischen den Fachbereichen, was am Ende dafür sorgt, dass Ihr Vertrieb ideal in die Folgeprozesse und das Unternehmen integriert ist.
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