Stammdatendubletten in SAP SD vermeiden und auflösen
Dubletten sind mehrfache Datensätze zum selben Objekt, welche aber unterschiedliche Informationen enthalten und so für fehlerhafte Stammdaten und Datenbanken sorgen. Werden diese nicht bereinigt, können langfristig unnötige Kosten entstehen, während zusätzlich Qualität und Effizienz diverser Unternehmensprozesse leiden.
Was sind Stammdatendubletten und wie entstehen sie?
Als Dubletten werden Mehrfach-Einträge in Datenbanken bezeichnet. Diese entstehen oftmals bei der manuellen Eingabe von Daten, wenn Mitarbeiter neue Datensätze für Kunden oder Produkte anlegen, obwohl es bereits nahezu identische Datensätze gibt, welche jedoch kleine Unterschiede in bestimmten Feldern aufweisen. Die Ursache kann z. B. eine andere Schreibweise sein, weshalb der erste Datensatz nicht aufgefallen ist.
Oftmals sollten aber auch einfach nur bestimmte Felder, bzw. Informationen wie Name, Telefonnummer oder Standort eines Unternehmens aktualisiert werden, versehentlich wurde dann aber ein neuer Datensatz und somit eine Dublette erstellt. Auch Importe aus Alt-Systemen oder Unternehmensfusionen können oft für doppelte Datensätze sorgen.
Durch eine hohe Zahl von Dubletten leidet allgemein die Qualität von Stammdaten – besonders wenn Unternehmen ihre Datenbanken nicht stetig pflegen, kann die Menge an Dubletten schnell steigen. Die Etablierung einer regelmäßigen Dubletten-Prüfung ist also sehr empfehlenswert.
Welche Probleme bereiten Dubletten?
Besonders in der heutigen Zeit, in der viele Prozesse bereits automatisiert werden, ist es wichtig, dass die Daten stimmen. Wenn beispielsweise Benachrichtigungen zu neuen Produkten über E-Mail oder postalisch an Kunden geschickt werden sollen, müssen Namen und Adressen korrekt sein. Sind z. B., aufgrund von Dubletten, für einen Kunden mehrere Namen eingetragen, kann es passieren, dass Falschzuweisungen entstehen und Mailings an falsche Adressen gehen oder nicht den richtigen Ansprechpartner enthalten. So können Ihre Online-Marketing-Abteilung und das Customer Relationship Management nicht effizient arbeiten und die damit verbundene Kundenzufriedenheit wird negativ beeinflusst.
Sie sorgen außerdem für einen höheren Bearbeitungs- und Zeitaufwand und letztendlich auch für verfälschte Auswertungen und Berichte. Zusätzlich leidet der Automatisierungsgrad, vor allem bei Prozessen, die auf den Stammdaten basieren, was vor allem in SAP-Systemen der Fall ist.
Dubletten in der Produktion können dafür sorgen, dass mit veralteten oder falschen Informationen über Maschinen, Ersatzteile und Prozesse gearbeitet wird, z. B., wenn es um Bestände geht. Darunter leiden dann wiederum der Beschaffungsprozess und das gesamte Produktionsmanagement, da eine fehlerhafte Stammdaten-Basis zu schlechten Entscheidungen über Produktionsprozesse führt.
Wie können Dubletten nachhaltig vermieden werden?
Zum einen bieten SAP-Tools wie die Dublettenprüfung in S/4HANA und diverse externe Add-Ons die Möglichkeit, doppelte Datensätze zu erkennen. Jedoch sollte man grundsätzlich eine längerfristige Lösung für einen effizienten Umgang mit Datenbanken entwickeln. Dazu bietet sich Folgendes an:
Zunächst sollten Sie ein sauberes Konzept etablieren, welches folgende Fragen klärt:
- Wer ist für welches Feld verantwortlich?
- Wie wird das Feld aktualisiert?
- Welche Werte werden wirklich benötigt?
- Wo wird dieses Feld benötigt / Was steuert bzw. macht es?
So kann schon erkannt werden, welche Felder man wirklich braucht und was sie enthalten müssten. Daraufhin können Sie mit der Bereinigung bestehender Dubletten beginnen. Diese kann zwar durch technische Tools unterstützt werden, ist aber meist noch mit viel manueller Arbeit verbunden.
Folglich ist es dann wichtig, das neue Konzept und die Prozesse nachhaltig im Unternehmen und bei den zuständigen Mitarbeitern zu etablieren, um letztendlich eine langfristig hohe Qualität der Stammdatenqualität sicherzustellen. Dabei können Schulungen und Unterlagen helfen, welche den Mitarbeitern beibringen, Sinn und Zweck von Feldern zu verstehen, um so bessere Entscheidungen zu treffen. Zusätzlich erhalten sie aber auch eine generelle Sensibilisierung für die Wichtigkeit einer gepflegten Stammdatenbank.
Das Ergebnis ist eine saubere Datenbank ohne Dubletten, welche die korrekte Nutzung der Stammdaten und die Automatisierung von Prozessen ermöglicht. Somit werden Arbeitsaufwand und Prozesskosten erheblich verringert und ein effizienteres Arbeiten gewährleistet.
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