Bonusabwicklung: SAP CCM vs. Excel
Beim Thema Bonusabwicklung entstehen oftmals viele Rechnungen und der Prozess kann schnell komplex werden. Manche Unternehmen greifen noch zu Excel, um bspw. Nebenrechnungen zu dokumentieren oder sogar Umsatzauswertungen durchzuführen. Die SAP bietet mit dem Modul CCM eine neue Lösung mit umfangreichen Funktionen und hoher Transparenz. Doch welche Option ist die bessere und lohnt sich ein Umstieg? Die Antwort darauf finden Sie in diesem Beitrag.
Vor- und Nachteile der Bonusabrechnung mit Excel
Wenn zu leistende Bonuszahlungen ermittelt werden müssen, nutzen viele Unternehmen Microsoft Excel, um diese zu berechnen und zu dokumentieren. Das wirkt auf den ersten Blick wie eine sinnvolle Lösung und bringt auch Vorteile mit sich. Nicht nur, dass das Tool überall bekannt und daher für die meisten Mitarbeiter leicht zu bedienen ist – es ist zudem auch noch sehr flexibel. Da Excel nicht an ein anderes System angeschlossen ist, sind die Vereinbarungen auch an keine Form gebunden. Es fällt also leichter, neue Bonusvereinbarungen zu treffen und schnell abzubilden. Ein weiterer Vorteil ist der Preis, da das Office-Paket günstiger ist als die Einführung einer neuen Software.
Excel ist also für kleinere Unternehmen, die nur wenige Bonusvereinbarungen haben sehr gut geeignet. Dort überzeugt das Tool mit großer Flexibilität und schnellen Anpassungsmöglichkeiten. Außerdem ist keine Einführung in die Bedienung für die Mitarbeiter nötig.
Das Problem ist allerdings, dass ein hoher manueller Aufwand mit der Nutzung von Excel als Software zur Bonusabwicklung einhergeht. Denn: gerade bei einer hohen Anzahl oder bei besonders komplexen Bonusvereinbarungen entsteht eine Vielzahl an Tabellen – diese müssen manuell dokumentiert und ausgewertet werden. Wenn bspw. eine spezielle Rechnung gesucht wird, kann das zu langen Suchaktionen führen. Durch die hohe Komplexität der einzelnen Vereinbarungen entstehen darüber hinaus komplizierte Bezüge, die nur schwer nachvollziehbar sind.
Außerdem ist die Datenqualität bei Excel nicht immer gut, da es verschiedene Datenquellen für die einzelnen Tabellen geben kann und diese nicht transparent sind.
Darüber hinaus ist es schwer nachvollziehbar, wie aktuell die Zahlen in den jeweiligen Tabellen sind und wie aktuell das Dokument selbst ist. Es fehlt nämlich eine zentrale Datenablage, die ständig aktualisiert wird. Ein Mitarbeiter weiß dadurch teilweise nicht, ob ein anderer Mitarbeiter eine Tabelle schon überarbeitet hat und auf welchem Stand die Zahlen sind. All das führt zu hohen Fehlerpotenzial, da es oftmals komplizierte Bezüge und Abhängigkeiten gibt, die mit Excel nur schwer abzubilden sind.
Bonus mit SAP CCM: Transparenz und Flexibilität vereint
Die SAP bietet mit dem Modul CCM (Condition Contract Management) eine Möglichkeit, Bonusabrechnungen und andere Prozesse in der nachträglichen Vergütung zentral abzubilden. Ein großer Vorteil ist hier die Transparenz: jeder Mitarbeiter kann zu jeder Zeit mithilfe von übersichtlichen Filterkriterien den benötigten Vertrag oder die benötigte Rechnung finden. Die Umsatzdaten sind dadurch sehr gut nachvollziehbar.
Außerdem sind die Prozesse hoch automatisiert und es sind keine Übertragungen von Tabellen mehr nötig, wie es bei Excel der Fall ist. Dadurch sparen Sie viel administrativen Aufwand. All das führt zu einer Verringerung der Fehlerquote und somit auch zu weniger Reklamationen von Kunden.
Auch in Sachen Flexibilität steht CCM Excel in nichts nach: Durch ein umfangreiches Customizing können Sie das Modul auf Ihre Prozesse anpassen. Außerdem ermöglicht das Modul eine flexible Datenbasis. Sie entscheiden also, woher das System die Daten nehmen soll. Dazu kommt ein Erweiterungskonzept, wodurch Sie Funktionen ergänzen und das Modul noch mehr auf Ihr Unternehmen zuschneiden können.
Der Nachteil von SAP CCM sind hingegen die Kosten, die bei Excel geringer ausfallen. Das Positive: CCM gehört unter S/4HANA zum SAP-Standard und verursacht somit keine zusätzlichen Lizenzkosten. Die Basis ist also bei jedem SAP-Nutzer bereits im System vorhanden. Allerdings müssen meist die vorherrschenden Prozesse angepasst werden, sodass es ein Einführungsprojekt braucht. Das kann zwar durchaus mit einigermaßen hohen Kosten verbunden sein, allerdings erreichen Sie durch die Prozessoptimierung und die Minimierung von Fehlern schnell den Return-on-Invest (ROI), wodurch sich ein solches Projekt auf jeden Fall rentiert.
Welche Alternative ist die bessere?
Nun stellt sich die Frage, welche Lösung die bessere ist. Die Antwort: Das hängt von Ihrer Situation ab. Wenn Sie Bonusvereinbarungen nur in einem kleinen Rahmen abbilden und es nur wenige Dokumente gibt, wird Excel vermutlich reichen. In diesem Fall ist es einfacher, die gängige Lösung zu nutzen und ein großes Projekt zu vermeiden.
Je höher allerdings der Umfang und die Anzahl der Bonusvereinbarungen wird, desto eher sollten Sie über ein zentrales System wie SAP CCM nachdenken. Sie können dadurch nämlich Fehler minimieren und einen Teil Ihres Bonusvolumens sparen, da Sie keine falschen Boni mehr auszahlen. Außerdem sinkt der administrative Aufwand enorm und Ihre Mitarbeiter können sich wertschöpfenden Tätigkeiten widmen. Zwar ist meist ein Einführungsprojekt nötig, der ROI ist allerdings schnell erreicht.
Bonusprozesse optimieren: So können Sie starten
Möchten Sie Ihre Bonusprozesse optimieren und wollen herausfinden, welche Lösung die beste für Ihr Unternehmen ist? Gerne können wir gemeinsam auf Ihre Situation schauen und die nächsten Schritte erarbeiten. Ich freue mich auf den Austausch!
