Gefahren bei Bonusabrechnungen mit Excel – Darauf sollten Sie achten
Für viele Unternehmen ist Excel nach wie vor erste Wahl für die unterschiedlichsten betrieblichen Abläufe. So verwenden manche Lieferanten das Tool beispielsweise für Nebenrechnungen, um die zu zahlenden Boni, die Sie an Ihre Kunden zahlen müssen, zu ermitteln und dokumentieren. Doch das birgt viele böse Stolperfallen, in die Sie hineintappen können. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, welche Gefahren Excel bei der Bonusabwicklung birgt und wie Sie diese umgehen können.
Excel – Mächtiges Werkzeug mit einigen Haken
Von einfachen Formeln über Zeiterfassung bis zum komplexen Ermitteln von statistischen Werten: Excel ist ein vielseitiges Programm, welches sowohl für kleinere als auch für komplexere Aufgaben genutzt wird. Auch für das Abrechnen von Bonuszahlungen wird Excel heutzutage von vielen Unternehmen genutzt.
Excel birgt jedoch, gerade bei komplexen Aufgaben wie Bonusabrechnungen, große Gefahren. Folgende Tücken bringt Excel mit sich, wenn es für die Bonusabwicklung verwendet wird:
- Hohe Fehleranfälligkeit: Da Excel für etwas Spezielles wie Bonusabrechnungen nicht ausgelegt ist, kann es schnell zu verheerenden Fehlern kommen. Ist beispielsweise nur ein Wert in einer Formel falsch eingetragen oder ein Verweis falsch gesetzt, stimmt die komplette Berechnung nicht mehr. Es kann z. B. passieren, dass Sie als Lieferant zu viel Bonus ausschütten. Im schlimmsten Fall belaufen sich diese Beträge im sechsstelligen Bereich.
- Komplexität: Da Excel eine Vielzahl an Funktionen bietet, wird es schnell unübersichtlich. Excel ist ein Tool, welches zwar eine Reihe von Szenarien abdeckt, doch auf spezielle Fälle wie Bonusabrechnungen gar nicht zugeschnitten ist. So verlieren Sie schnell den Über- und Durchblick. Da Bonusvereinbarungen generell schon schnell komplex werden, ist es schwer den Überblick zu behalten.
- Zeitintensiv: Zeit ist Geld. Das Erstellen von komplexen Abläufen in einer Excel-Vorlage nimmt viel Zeit in Anspruch. Sollte sich der Mitarbeiter zudem mit Excel nicht gut auskennen, steigt der Zeitaufwand noch einmal enorm an. Es geht wertvolle Zeit verloren, die Sie ansonsten in andere Unternehmensaktivitäten investieren könnten.
- Der Durchblick fehlt: Das Eingeben von Daten in eine Excel-Vorlage kann häufig nur schwer nachvollzogen werden. Es besteht die Gefahr von Misstrauen zwischen den beteiligten Personen wegen mangelnder Transparenz, ggf. entsteht doppelte Arbeit.
- Excel ist keine Datenbank: Da Excel nicht die Funktionalität einer komplexen Datenbankanwendung bietet, resultieren daraus viele Einschränkungen. Bei Datenbanken werden Daten und die Darstellung dieser getrennt. Excel verbindet Daten und Layout miteinander. Es sind daher keine komplexen Abfragen und Filter mit Excel möglich.
- Reklamationen drohen: Es passiert häufig, dass Sie als Lieferant Reklamationen bekommen, da Boni falsch oder gar nicht ausgezahlt wurden. Da die Rechnungen im Nachhinein schwer nachvollziehbar sind, kann es hier schnell zu unangenehmen Gesprächen mit dem Kunden kommen.
- Archivierung von Rechenwegen problematisch: Das Archivieren von Rechenwegen lässt sich mit Excel nur schwer umsetzen. Sollten Sie Rechnungen suchen, müssen Sie mühevoll zahlreiche Excel-Tabellen durchsuchen.
- Hohe Anzahl an Medienbrüchen: Da Excel alles dezentral erstellt, kommt es zu Medienbrüchen. Informationen gehen bei der Übertragung der Daten in andere Systeme verloren und die Verarbeitungsprozesse der Daten verlangsamen sich enorm.
SAP CCM als smarte Excel-Alternative nutzen – so klappt es mit der Bonusabrechnung
Die aufgeführten Tücken im Excel-Alltag können Sie mit der cleveren Lösung SAP CCM vermeiden. SAP CCM legt die zugrunde liegenden Rechnungen klar nachvollziehbar an einem zentralen Platz ab. Damit ist Schluss mit Nebenrechnungen sowie massenhaften und unübersichtlichen Excel-Tabellen.
Das Modul SAP CCM erleichtert Ihren Arbeitsalltag im Bereich der Bonusabrechnungen enorm. Selbst komplex verflochtene Kontrakte sind schnell nachvollziehbar und lassen sich dank einer ausgeklügelten Benutzererfahrung leicht administrieren. Schon in der Standardversion kann SAP CCM Listen zu Kontakten intuitiv erstellen. Mit verschiedenen Filterkriterien haben Sie in kürzester Zeit alles übersichtlich dargestellt, was Sie zu Ihren Abrechnungen wissen möchten.
Moderne Features wie Abrechnungssperre, Genehmigungsprozess, Umsatzauflistung bis ins kleineste Detail sowie Rückstellauflösungen und Konditionsverwendungen eröffnen Ihnen neue Horizonte im Bereich Abrechnungen und Bonusvereinbarungen.
Schluss mit unübersichtlichen Excel-Tabellen
Excel kann für kleinere Aufgaben eine gute Wahl sein. Sobald jedoch der Komplexitätsgrad steigt, was bei Bonusabrechnungen schnell der Fall ist, geht Excel rasch die Puste aus. SAP CCM ist die perfekte Lösung, wenn es um Ihre Bonusvereinbarungen geht. Mit dem Tool gehören Ihre Excel-Sorgen der Vergangenheit an. Stattdessen können Sie SAP CCM dank automatisierter Bonusabrechnungen die Arbeit erledigen, wodurch Ihr administrativer Aufwand enorm sinkt.
Sie haben Fragen zu SAP CCM oder möchten mehr erfahren? Treten Sie gerne mit mir im Rahmen eines unverbindliches Einzelgesprächs in Verbindung. Ich freue mich, von Ihnen zu hören.
