So schaffen Sie mit RPA ein effektives Finanzwesen
Lästige und repetitive Aufgaben bremsen die Produktivität in vielen Unternehmen aus. Mit der Integration von Robotic Process Automation (RPA) können Sie diesem Problem in Ihrem Unternehmen entgegenwirken. Wie Sie mit RPA bspw. im Finanzwesen Zeit sparen und Ihre Prozesse optimieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist RPA?
RPA oder Robotic Process Automation ist eine Art der (Teil-)Automatisierung von Unternehmensprozessen. Hier kommen sogenannte Bots zum Einsatz. Das sind Programme oder „Softwareroboter“, die Sie für verschiedene Aufgaben am PC programmieren können. Die Aufgaben, die die Roboter übernehmen können, fallen verschieden aus, da dazu alle Tätigkeiten gehören, die sich wiederholen und auf einfachen bzw. standardisierten Regeln basieren. Dadurch können Sie beispielsweise administrative Aufgaben fehlerfrei und automatisiert im Hintergrund laufen lassen, während sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
RPA im Finanzwesen
Das Finanzwesen ist von vielen Aufgaben geprägt, die den genannten Bedingungen unterliegen, sodass sie Bots erledigen können. Darunter fällt beispielsweise das Erstellen von Lastschriften, Mahnungen oder Zahlungen. Außerdem zählen dazu die Durchführung von Dauerbelegen, die Verbuchung von immer gleichen Zahlungen und die Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten.
Mithilfe der RPA-Technologie können Sie nicht nur Aufgaben schneller und zuverlässiger erledigen, sondern auch dem Fachkräftemangel entgegenwirken. Ihr Personal kann sich durch den Einsatz von Bots auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren und wird von lästigen Daueraufgaben befreit. So bleiben Sie und Ihr Unternehmen trotz des Fachkräftemangels produktiv.
Um Ihnen die praktische Anwendung von Bots im Rechnungswesen darzustellen, zeige ich Ihnen hier zwei Beispiele:
1. Beispiel: Rechnungsabwicklung
Das Familienunternehmen Schmidt ist schon in der fünften Generation im Baugewerbe tätig. Das Unternehmen ist hinsichtlich der Rechnungsbearbeitung mit vielen Herausforderungen konfrontiert, da die Branche von Preisschwankungen geprägt ist. Deshalb muss das Unternehmen sicherstellen, dass es die Rechnungen schnell bezahlt. Zu den Prozessschritten in der Rechnungsbearbeitung gehören unter anderem die Auswahl des Zahlungsformats, die Absenderbank und die des Kreditors.
An der Stelle setzt das Unternehmen Bots ein. Das IT-Team und Partner konzipieren die Bots so, dass sie die Schritte der Rechnung abarbeiten und Rechnungen täglich abwickeln. Innerhalb des Prozesses geben die Programme eine Statusmeldung ab, sobald sie eine Tätigkeit erledigen. So kann sich das Finanzteam der Firma Schmidt auf andere Aufgaben konzentrieren und den Prozess jederzeit einsehen.
2. Beispiel: Reporting
Das Personal der Speditionsfirma Müller soll jede Woche einen Bericht über Vertragspartner erstellen, die die Rechnungen erst nach der Deadline bezahlen. Dafür bekommt die Abteilung wöchentlich eine Excel-Tabelle mit allen Vertragspartnern, die sie von den zuverlässigen Unternehmen bereinigt. Außerdem soll die Abteilung zu der bereinigten Liste eine Grafik erstellen, die alle unzuverlässigen Unternehmen nach Region darstellt.
Neben regelmäßigen Flüchtigkeitsfehlern kommt es in der händischen Übertragung ins Tabellenformat zu häufigen Übertragungsfehlern und weiteren Problemen.
Der manuelle Aufwand in Verbindung mit den unerwünschten Ergebnissen ist so hoch, dass das Unternehmen beschließt, Bots für die Tätigkeit einzusetzen. Diese programmieren IT-Experten so, dass sie die Tabellen bereinigen, neue Grafiken erstellen und stets Statusmeldungen senden. So muss das Personal nur noch gelegentlich Anpassungen in den Grafiken vornehmen.
Vorteile und Herausforderungen der RPA
Neben den quantitativen Vorteilen wie der Ressourcen-, Zeit- und Geldeinsparung können Sie durch den Einsatz von Bots bzw. RPA viele qualitative Vorteile erzielen: Dazu zählen eine Verschiebung der Wertschöpfung, die Eindämmung von Knowhow-Verlust im Zuge des Fachkräftemangels und der Schutz vor einem „Burn-Out“ Ihrer Mitarbeiter. Des Weiteren können Sie die Bots und ihre Aufgaben sehr gut skalieren, Ausfälle vermeiden und eine höhere Produktivität bzw. zuverlässige Abwicklung der Aufgaben erreichen.
Um RPA in möglichst vielen Abteilungen Ihres Unternehmens einzusetzen, müssen Sie Ihr Personal mit dem Umgang der Bots vertraut machen. Sie können sich dabei nicht nur auf das IT-Team verlassen, da Sie damit die Produktivität in diesem Bereich Ihres Unternehmens senken. Darum sollten die Anwender in den jeweiligen Abteilungen im besten Fall IT-affin sein und umfassende Kenntnisse über die Abläufe mit RPA haben. Andernfalls müssen Sie für den Einsatz von RPA externe Unterstützung hinzuziehen.
SAP und RPA im Rechnungswesen
Im Rahmen des Einsatzes von RPA können Sie auch auf SAP-Lösungen zugreifen. SAP Leonardo ist ein neues, digitales Innovationssystem, mit dem Unternehmen moderne Technologien wie die Blockchain und Big Data sinnvoll einsetzen können. Hinsichtlich des Machine Learnings setzt sich SAP Leonardo aus Predictive Analytics, der HANA Predictive Analytics Library und der Leonardo Machine Learning Foundation zusammen.
SAP Leonardo bietet Ihnen u. a. RPA-Anwendungsmöglichkeiten wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. So können Sie die manuelle Verarbeitung großer Mengen von Lieferantenrechnungen reduzieren.
Fazit
Die Nutzung von Robotic Process Automation (RPA) im Finanzwesen hilft Unternehmen dabei, Zeit zu sparen und Abläufe zu optimieren. RPA automatisiert wiederholende Aufgaben, die klaren Regeln folgen, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren können. Der Einsatz von RPA bringt sowohl messbare quantitative als auch qualitative Vorteile mit sich, wie bspw. die Einsparungen von Ressourcen, Zeit und Kosten.
Wenn Sie weitere Fragen zu RPA im Finanzwesen haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
