Wie Sie Ihre Rechnungsprozesse durch SAP SD optimieren
Der Umgang mit Rechnungen kann ohne entsprechende Software-Unterstützung schnell für unnötig schwere und umständliche Prozessschritte sorgen, die letztendlich die Arbeitseffizienz negativ beeinflussen. SAP SD (Sales and Distribution) hilft Ihnen dabei, ihre Rechnungsprozesse übersichtlich digital darzustellen. Über zahlreiche Schnittstellen zu anderen SAP Modulen lässt sich so der gesamte Ablauf wesentlich effizienter gestalten.
Probleme bei Rechnungsprozessen
Wer in seinem Unternehmen mit Rechnungsprozessen zu tun hat, wurde wahrscheinlich schon mit diversen Herausforderungen konfrontiert. Beispielsweise wenn es um das Thema „offene Posten von Rechnungen und Lieferungen“ geht, welche häufig schwer einsehbar und schon gar nicht digital vorhanden sind.
Zudem fehlen teilweise richtige Prozesse zur Rechnungsprüfung und -freigabe. Auch eingeschränkte Zugriffe auf Ausgangsrechnungen und Mahnverfahren sowie fehlende Informationen über Zahlungseingänge bei der Auftragsbearbeitung machen die Arbeit umständlich.
Insgesamt fehlt einfach eine generelle Rechnungsautomatisierung, durch die wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten effizienter gelöst werden können.
In Anbetracht dieser Herausforderungen stellen sich nun viele Unternehmen die Frage, wie man den Rechnungsprozess langfristig optimiert ausrichten kann.
Wie man den Rechnungsprozess in SAP optimiert
Die grundlegende Aufgabe von SAP SD ist die Abbildung des gesamten Vertriebsprozesses. Die lückenlose Dokumentation aller Schritte sorgt für eine hohe Transparenz und Übersicht.
Ein wesentlicher Vorgang ist dabei die automatische Erstellung von Rechnungen auf Basis von Lieferbelegen (bei physischen Produkten) und Kundenaufträgen (bei Dienstleistungen) aus dem Verkaufsprozess. SAP SD leitet diese Rechnungen direkt ans Rechnungswesen und Controlling weiter.
Speziell über die SD-Fakturierung lassen sich Transaktionen von Rechnungen automatisieren und digitalisieren. Hier können Fakturen jederzeit angelegt, verwaltet und zeitlich geplant werden. Dies gilt für die Erstellung, Ausgabe und Freigabe. In Form von einzelnen Jobs lassen sich Fakturen individuell planen und einrichten, beispielsweise in einem gewissen Rhythmus, an bestimmten Tagen oder für unterschiedliche Zeitzonen.
Darüber können Sie den Rechnungsprozess über Schnittstellen zu anderen SAP-Modulen kontrollieren. Besonders SAP FICO bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Steuerung und Optimierung, wie z. B.:
- Kontrolle von Buchungsposten und den verbundenen Zahlungsfreigaben
- Offene-Posten-Verwaltung
- Automatisches Zahlen von Rechnungen
- Erstellung und Pflege von Mahnverfahren
- Verbindung zur Auftragsbearbeitung durch Echtzeit-Integration mit SAP PM
Warum sich die Automatisierung des Rechnungsprozesses lohnt
Eine Automatisierung Ihrer Rechnungsprozesse bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Reduzierung von Prozesskosten
- Fehlervermeidung durch standardisierte Abläufe
- hohe Transparenz durch lückenlose Protokollierung
- intuitive Bedienung und effiziente Koordination
Sie sehen also, dass sich optimierte Prozesse rund um Ihre Finanzen und Rechnungsabläufe langfristig bezahlt machen. Aber nicht nur, wenn es um Kosteneinsparungen geht. SAP SD und die integrierten Module bieten viele Möglichkeiten, um am Ende einen strukturierten und transparenten Überblick über den gesamten Ablauf zu haben. Davon profitieren letztendlich auch maßgeblich Ihre Mitarbeiter.
Haben Sie weitere Fragen?
Sie haben Fragen zum Thema Rechnungsprozesse und benötigen Hilfe bei der Integration von Systemen? Sie wollen Ihre Vertriebsprozesse nachhaltig optimieren und effizienter gestalten? Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Herausforderungen. Wir haben Best Practices entwickelt, um SAP SD möglichst nah am Standard zu optimieren und finden auch für komplexe Anforderungen maßgeschneiderte Lösungen.
SAP SD Beratung
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