Qualifiziertes Vertriebsreporting fürs Controlling in SAP SD
Damit das Controlling eine Übersicht über Vertriebsdaten wie z. B. Kosten und Erlöse hat, benötigt es ein effizientes Reporting. Wie das in SAP SD (SD-IS-REP) umsetzbar ist und Ihre Mitarbeiter benötigte Informationen übersichtlich darstellen sowie die aktuelle betriebliche Situation verstehen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist Reporting in SAP?
Reporting gehört in SAP zu den wichtigsten Funktionen, weshalb SAP selbst einige Standard-Berichte für alle wesentlichen Module wie SAP SD, MM und FI entwickelt hat. Vereinfacht gesagt sind Berichte ausführbare Programme, die eine geordnete Darstellung von Informationen ermöglichen. Sie lesen diese Informationen aus den Datenbanken und geben je nach voreingestellten Kriterien einen Output an den Nutzer.
SAP stellt Ihnen für den Vertrieb eine breite Palette an Informations- und Analysewerkzeugen zur Verfügung. Die Standard-Berichte für SD lassen sich grundsätzlich in 4 Auswertungsfunktionen einteilen:
- Listen und Auswertungen
- Arbeitsvorräte
- Funktionale Analysen
- Informationen zu einzelnen Vertriebsbelegen
Prinzipiell können die Standard-Berichte sämtliche Bedürfnisse erfüllen. Bei besonders komplizierten Geschäftsprozesse bieten sich aber durchaus Custom-Berichte an.
Jedoch ist es anzuraten, sich zunächst umfassende Kenntnisse der Standard-Berichte anzueignen. Dies ist besonders nützlich, falls es Probleme mit Custom-Berichten gibt, da man dann einen Vergleich ziehen kann, um z. B. Werte in Tabellen zu verifizieren.
Reporting in SAP SD
Im Folgenden werden wir die 4 verschiedenen Auswertungsfunktionen einmal durchgehen und veranschaulichen. Dabei sind die Auswertungsfunktionen als eine Art von Kategorie zu betrachten, sie alle enthalten einzelne ausführbare Berichte.
Listen und Auswertungen
Diese Funktion verwenden Sie, um beispielsweise alle Aufträge und Fakturen zu einem Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufzulisten oder um festzustellen, welche Aufträge im Rückstand liegen, oder welche Fakturen für die Finanzbuchhaltung gesperrt sind.
Sie können Listen vor der Erstellung genau auf Ihre Informationsbedürfnisse zuschneiden, Selektionskriterien sind z. B. Partner- und Materialdaten, Gültigkeitsdatum, Belegdatum, offene/alle Belege, Organisationsdaten, Partnerrolle.
Ein Anwendungsbeispiel wäre die Ermittlung der Anzahl von Aufträgen des Kunden XY im vergangenen Zeitraum XY. Die Ausführung des Berichtes “Liste Aufträge” gibt Ihnen als Ergebnis eine Liste dieser Aufträge, welche auch Auskünfte über die Positionen, den Auftragswert, etc. enthält.
Arbeitsvorräte
Arbeitsvorräte sind Auflistungen von Belegen, die noch weiter bearbeitet werden müssen, z. B. Lieferungen, die noch nicht fakturiert wurden.
Während Listen nur für Anzeigezwecke nutzbar sind, können die Belege in Arbeitsvorräten auch gleich verarbeitet werden. Der erste Schritt ist aber ähnlich: Man gibt erst bestimmte Suchkriterien ein und wählt aus der Liste dann den zu bearbeitenden Beleg.
Sie können daraus die entsprechende Folgefunktion für alle Belege auf einmal oder für einige ausgewählte Belege anstoßen. Dies ist besonders nützlich für diejenigen, die täglich mit mehreren Liefer- und Rechnungstransaktionen zu tun haben.
Funktionale Analysen
Analyseberichte sind besonders bei der Fehlerbehandlung nützlich. Beispielsweise können Sie sich die Schritte anzeigen lassen, die das System durchläuft, um z.B. einen Preis oder ein Konto zu ermitteln.
Eine der wichtigsten Funktionen ist hierbei die Preisanalyse von Verkaufsbelegen oder Fakturen. Wenn sich z. B. ein Geschäftskunde über einen angeblich falschen Preis in einem Kundenauftrag beschwert, können Sie mithilfe der Preisanalyse das grundsätzliche Problem ermitteln. Dabei kann es sich um einen falschen Konditionssatz, eine falsche Zugriffsfolge oder ein falsches Kalkulationsschema handeln.
Informationen zu einzelnen Vertriebsbelegen
Sie können sich hier Informationen zu einem Vertriebsbeleg anzeigen lassen, z. B. den Belegfluss und -status.
Die meisten der SD-Belege können in einem Anzeigemodus geöffnet werden. Diese einzelnen Belege im Anzeige- (oder teilweise auch Änderungsmodus) enthalten verschiedene Funktionalitäten, die auch als Bericht angesehen werden können.
Dazu gehören u. a. Belege für die Finanzbuchhaltung (FI) und das Reporting zur Bestandsübersicht, auch wenn Letzteres nicht direkt zum SD-Modul gehört.
Fazit
Diese Beispiele sind nur ein sehr kleiner Auszug aus den zahlreichen möglichen Transaktionen in SAP und hier speziell dem SD-Modul. Letztendlich lassen sich mit ihnen nahezu alle Vertriebsinformationen abbilden und ordnen.
Durch die lückenlose Dokumentation sind die jeweiligen Informationen jederzeit abrufbar, was auch das Nachvollziehen und Beheben von eventuellen Problemen möglich macht.
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