SAP Auftrag

Ohne Aufträge kein erfolgreiches Geschäft: Kundenaufträge stehen daher im Zentrum des Vertriebsprozesses. Damit das Kundenauftragsmanagement reibungslos abläuft, kommt spezialisierte Software zum Einsatz. Im SAP-Umfeld werden Kundenaufträge über das Modul SAP SD abgebildet. Über das Element SAP Auftrag können sowohl einfache als auch komplexe Kundenauftragsprozesse gemanaged werden.

Definition Auftrag

Bevor wir uns der Abbildung von Aufträgen im SAP-System widmen, gilt es zu klären, was überhaupt unter einem Auftrag zu verstehen ist. Definieren lässt sich ein solcher Kundenauftrag als vertragliche Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem Auftraggeber über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu definierten Preisen, Mengen und Zeitpunkten. Ein Auftrag ist ein Prozessschritt innerhalb der Vertriebsaktivitäten. Bis zur Auftragsschließung werden üblicherweise verschiedene Schritte durchlaufen: Preisfindung, Verfügbarkeit von Material sicherstellen, Versandtermine fixieren.

Arten von Kundenaufträgen

Die Auftragsart kann variieren. Spezielle Arten von Kundenaufträgen sind beispielsweise Sofortverkauf, bei dem die Ware sofort abgeholt wird, die Rechnung jedoch später beglichen werden kann oder der Barverkauf, bei dem die gekaufte Ware bar bezahlt wird.

Um alle Faktoren in der Auftragsplanung berücksichtigen zu können, läuft die Auftragsplanung und Bearbeitung in jedem größeren Unternehmen über eine zentrale Software ab. In der Regel ist die Abwicklung von Aufträgen als ein Modul im ERP-System integriert. Im SAP-System ist die Auftragsbearbeitung ein Prozess im Modul SD.

Die Auftragsbearbeitung SAP Auftrag erfolgt durch das Modul SAP SD.

Abbildung von Kundenaufträgen im SAP-System (Transaktionen)

Kundenaufträge werden in SAP als eine Art von Beleg abgebildet. Zum Anlegen, Ändern und Anzeigen dieser Belege gibt es eine Reihe von Transaktionen.

Kundenaufträge werden in SAP mithilfe des Moduls SAP Auftrag abgebildet. Darin enthalten sind eine Reihe von Transaktionen, u.a. zum Anlegen, Ändern und Anzeigen von Kundenaufträgen.

Für den SAP-Kundenauftrag relevante Transaktionen

  • VA01  Kundenauftrag anlegen
  • VA02  Kundenauftrag ändern
  • VA03  Kundenauftrag anzeigen
  • VA05  Liste mit Kundenaufträgen
  • VA06  Kundenauftragsmonitor

Kundenaufträge in SAP bearbeiten

Kundenaufträge können im SAP-System auf unterschiedliche Weise bearbeitet werden. Im einfachsten Fall kann der Anwender über eine Maske alle verschiedenen für den Auftrag notwendigen Parameter eingeben. Es gibt aber auch Möglichkeiten zur Massenänderung, wenn viele verschiedene Aufträge auf einmal geändert werden sollen.

Ein Kundenauftrag kann aus einer oder mehreren Positionen bestehen. Positionen legen die verschiedenen Mengen oder Leistungen mit zugehörigem Liefertermin fest. Sie können hierarchisch gegliedert sein, um die Erstellung von Stücklisten oder eine Differenzierung von Chargen zu ermöglichen. Die Position kann für Teilpositionen verschiedene Fakturierungstermine ausweisen, an denen ein definierter Betrag der Position zu fakturieren ist.

SAP Auftrag managed einfache und komplexere Kundenaufträge.

Das System schlägt jeweils vorhandene Stammdaten für die einzelnen Parameter vor: Aus dem Kundendatenstammsatz werden automatisch Vorschläge für Verkaufs-, Versand-, Preisfindungs- und Fakturierungsdaten generiert. Auch werden kundenspezifische Stammdaten zu Texten, Partnern und Ansprechpartnern beim Kunden automatisch eingefügt. Für benötigtes Material schlägt das System Daten aus den jeweiligen Materialstammsätzen vor zu Preis, möglichem Versandtermin, Gewicht und Volumen.

Die vorgeschlagenen Daten können dem Anwender als Grundlage dienen, die er individuell anpassen kann. Dies kann sinnvoll sein, um zum Beispiel Spielraum der Vertriebsmitarbeiter in der Preisfindung unkompliziert in der Software abzubilden. Das Formular kann auch um neue, individuelle Angaben ergänzt werden.

Optional können Aufträge auch in mehreren Bildern verzweigt werden, um Daten zu Zahlungsbedingungen, Liefermodalitäten o.ä. übersichtlicher dazustellen und abzuändern.

Standardfunktionen eines SAP Auftrags

Bei der Abwicklung eines Standardauftrags werden im SAP Auftrag folgende Funktionen durchgeführt bzw. Variablen abgefragt:

  • Preisfindung
  • Verfügbarkeitsprüfung, sofern gemäß Materialstammsatz gewünscht
  • Bedarfsübergabe
  • Versandterminierung
  • Versandstellen- und Routenermittlung
  • Kreditlimitprüfung

Ergeben sich Kundenaufträgen aus zuvor ausgeführten und belegten Aktivitäten wie beispielsweise einem Angebot, kann das SAP-System alle relevanten Stammdaten beim Anlegen des Auftrags übernehmen.

Im Standard vorhandene SAP Auftragsarten

In SAP sind einige Auftragsarten im Standard vorkonfiguriert. Entwickler können diese Auftragsarten kopieren und an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, Einstellungen in ihren eigenen Auftragsarten abzugleichen und zu erweitern.

VerkaufsbelegartBezeichnung
AAAktionsauftrag
AEBOTerminauftrag
BINDIndir.Verkauf Bonus
BVBarverkauf
CHVertragsverwaltung
CMDMTerminauftrag
CMRTerminauftrag
CMRCTerminauftrag
CMRPTerminauftrag
CRMCCRM Reklamation
CRMRCRM Retoure
DHUAuart LF HU-Bewegung
DLAuftragsart Liefer.
DLRAuftragsart Ret.Lief
DMRBTerminauftrag
DMRPTerminauftrag
DMRRTerminauftrag
DZLAuftragsart LF dez.
EDEDL-Entnahme
EDKOEDL-Korrektur
GCTATerminauftrag
KAKonsi.abholung
KAZUKonsi.abhol. Zulie.
KBKonsi.beschickung
KEKonsi.entnahme
LALeihgutabholung
LNLeihgutnachbelastung
MAKOAuslieferungsauftrag Korrektur
NLNachschublieferung
OR1Terminauftrag
PLPAPendellisten Anf.
PLPRPendellisten Rück.
RAReparaturauftrag
RASReparatur-Service
RTTCSPE Retoure zu Kunde
RTTRSPE Retoure Überhol.
SOSofortauftrag
TATerminauftrag
TAFTerminauftrag (FPl)
TAMAusliefungsauftrag
TAVTerminauftrag (VMI)
TSATelefonverkauf
TSCCRM Verkauf/Reklamation
WAAbruf zum Wertkontr.
WMPPWM-Prodversorgung

Besondere Funktionen im SAP Auftrag implementieren

Lieferzeiten in Angebot und Kontrakt ausweisen

Lieferzeiten können sowohl in Angeboten als auch in Kontrakten dezidiert ausgewiesen werden. Die Lieferzeit können Anwender auf Kopfebene oder für einzelne Positionen eintragen. Auf Kopfebene beeinflusst die Lieferzeit die Zeit aller anderen Angebots- oder Kontraktpositionen.

Lieferzeit auf Kopfebene ändern: Im Übersichtsbild in der Registerkarte Verkauf im Feld Lieferzeit

Soll mit unabhängigen Lieferzeiten gearbeitet werden, ist die Zeit auf Positionsebene einzutragen.

Lieferzeit auf Positionsebene ändern: Tabelle der Positionen im Feld LfZ

Wie Lieferzeiten angegeben werden, kann im Customizing unter Vertrieb –> Verkauf –> Verkaufsbelege –> Vereinbarte Lieferzeiten definiert werden.

Bei Kundenaufträgen, die sich auf einen bereits vorhandenen Kontrakt oder ein erteiltes Angebot beziehen, wird eine vereinbarte Lieferzeit in die Auftragsposition übernommen.

Zusagedaten im Kundenauftrag ausweisen

Im Kundenauftrag kann neben der errechneten und durch die Verfügbarkeitsprüfung bestätigten Menge auch eine zugesagte Menge und ein Zusagedatum ausgewiesen werden, sodass Anwender jederzeit prüfen können, inwieweit vereinbarte Mengen und Termine eingehalten werden. Felder für zugesagte Mengen/Daten finden sich im Einteilungsbild der Kundenauftragspositionen.

Diese Funktion ist insbesondere in Branchen relevant, in denen mit Engpässen zu rechnen ist und verbindlichen Terminvereinbarungen eine besondere Relevanz zukommt, zum Beispiel in der chemischen Industrie oder der High-Tech-Industrie.

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Standarderfassung

Bei der normalen Auftragserfassung ergeben sich die Zusagedaten aus dem Ergebnis der ersten Verfügbarkeitsprüfung. Sobald das Material verfügbar ist, kann frühestens geliefert werden. Bringt eine erneute Verfügbarkeitsprüfung andere Daten, können die neuen Daten mit den vorhergehenden verglichen werden, um so Verbesserungen oder Verschlechterungen in der Verfügbarkeit nachzuvollziehen.

Kontrakt / Auftrag mit Lieferzeit

Bei einem Abruf zu einem Kontrakt mit Lieferzeit oder bei einem Kundenauftrag, der sich auf ein Angebot mit Lieferzeit bezieht, ist die Ausgangssituation etwas komplexer. In diesem Fall berechnet das SAP-System die Zusagedaten (Menge, Termin) unter Berücksichtigung der Lieferzeit. Die zugesagte Menge ergibt sich aus der vereinbarten Lieferzeit bzw. aus der bestätigten Menge, je nach Einstellung im Customizing. Werden Angaben zu Material, Menge, Liefertermin oder Lieferzeit im Auftrag geändert, wirkt sich dies auf die zugesagte Menge, deren Wert aktualisiert wird.

Kennzeichnung von Verzugsaufträgen

Ein Statusfeld kann unbelieferte Auftragsmengen anzeigen bzw. sie mit dem Status „im Verzug“ kennzeichnen. Positionen mit dieser Kennzeichnung sind bisher nicht oder nicht in zugesagten Mengen bestätigt.

Fazit:  SAP Kundenauftrag anlegen und ändern

SAP bietet Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten, das Kundenauftragsmanagement so transparent und einfach wie möglich zu gestalten. Den Standard-SAP-Auftrag können Anwender nicht nur verändern, sondern auch als Basis für eigene Auftragsarten nehmen. Selbst komplexe Prozesse und Vereinbarungen können durch Customizing abgebildet werden, zum Beispiel können Zusagedaten, zeitversetzte Zahlungen, Verzugsaufträge o.ä Berücksichtigung finden.

Ein weiterer Vorteil im SAP: Durch die Integration in das ERP ist das System in der Lage, viele andernorts bereits vorhandene Daten automatisiert in Aufträge zu übernehmen. So wird die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter effizienter und fehlerfreier.

Zu Beginn benötigt es allerdings einige Einarbeitung, um alle mit dem SAP Auftrag verknüpften Funktionen zu beherrschen und die Prozesse so aufzusetzen, dass sie den unternehmensindividuellen Anforderungen bestmöglich entsprechen, optimal integriert und maximal verlässlich sind. Unsere Mitarbeiter des Fachbereiches MindLogistik sind Experten für SAP Kundenauftragsmanagement und können Sie bei allen Fragen rund um die Arbeit mit dem SAP Auftrag unterstützen. Kontaktieren Sie uns einfach.


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