Tim Lutz
21. November 2022

Robotic Process Automation in SAP SD

RPA

Robotic Process Automation (RPA) bietet Unternehmen intelligente Lösungen zur robotergestützten Prozessoptimierung. Sie ermöglicht die Automatisierung von manuellen und oftmals aufwendigen Arbeiten einzelner Mitarbeiter. Wie RPA Ihnen in Ihren Vertriebsprozessen mit SAP SD helfen kann, Kosten und Zeit zu sparen, erklären wir in diesem Beitrag.

Was ist RPA?

RPA funktioniert im Grunde über vorkonfigurierte, digitale Bots, die einfache menschliche Handlungen simulieren. Sie werden deshalb besonders bei manuellen, wiederkehrenden Aufgaben eingesetzt, um den Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten zu ermöglichen. Gleichzeitig werden so aber auch menschliche Fehler minimiert.

Typische Einsatzbereiche und Anwendungsszenarien sind z. B.:

  • Bearbeitung von Meldungen, Aufträgen und Bestellungen
  • Kundendatenpflege im Servicegeschäft
  • Statusmeldungen und Benachrichtigungen
  • Bearbeitung von Anträgen und Formularen
  • Daten aus strukturierten Dokumenten lesen und verarbeiten
  • Daten prüfen, kopieren, einfügen und verschieben
  • Informationen aus mehreren unterschiedlichen Systemen lesen und verarbeiten
  • und viele mehr…

RPA in Vertriebsprozessen

Prinzipiell kann RPA in vielen Geschäftsprozessen eingesetzt werden, überall wo viele Standard-Prozesse vorkommen. Im Folgenden werden wir aber einmal genauer auf den Vertrieb in SAP SD eingehen und Ihnen später ein Beispiel aus unserer Praxis vorstellen.

Zum einen kann RPA die Verarbeitung von Verkaufsdaten aus Angeboten übernehmen. Die Bots lesen die Verkaufsaufträge aus Excel-Anhängen, die per E-Mail gesendet wurden, und führen diese Aufträge zusammen. Zum Schluss werden sie dem zuständigen Personal zugewiesen.

Bei Rechnungsprozessen reduzieren Bots Fehler, indem sie einen Großteil der menschlichen Interaktionen bei der Sammlung und Verarbeitung von Rechnungsdaten ersetzen.

Des Weiteren ist die Optimierung von Prozessen im Bereich Produktmanagement zu nennen, von der Preisgestaltung über das Supply-Chain-Management bis zur endgültigen Markteinführungsphase. Bots können dabei so programmiert werden, dass sie die Aktivitäten von Wettbewerbern verfolgen und Daten zur Wettbewerbslandschaft zusammenstellen. Auf Grundlage des vom Vertriebsteam gesammelten Kundenfeedbacks kann RPA außerdem die Lagerbestände und Produktpreise anpassen.

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RPA in der Praxis – ein Kundenbeispiel

Was war das Problem?

Der Kunde war ein größerer IT-Dienstleister, welcher in den letzten Jahren ein starkes Wachstum, besonders über den Vertrieb, erzielen konnte. Deshalb hatte das Unternehmen eine starke Nutzung des CRM-Systems vorzuweisen, während Rechnungsstellung, Einkauf und logistische Abwicklung in SAP stattgefunden haben.

Es war insgesamt keine Automatisierung vorhanden und SAP-Prozesse wurden mit einer E-Mail ans Backoffice gestartet. Das Resultat war viel manueller Arbeitsaufwand.

Wie sind wir vorgegangen?

Zunächst wurden Workshops durchgeführt, welche das einfache Ziel hatten, die verschiedenen Prozesse nachzuvollziehen.

Zusätzlich haben wir innerhalb des Unternehmens Wünsche und Meinungen gesammelt, was zu dem Ergebnis führte, dass eine Schnittstelle zwischen SAP und Salesforce zu empfehlen war.

Aufgrund von langen Systemupdates und damit verbundenen Systemfreezes war eine Realisierung der Schnittstelle aber vorerst nicht möglich. Hier konnten wir nun RPA als optimale Übergangslösung nutzen.

Was war das Ergebnis?

Das Ergebnis war dann ein automatisierter Prozess, denn die eben angesprochene E-Mail zum Anstoß des SAP-Prozesses wurde nun durch Bots automatisch im CRM generiert und versendet. Dieses Schnittstellen-Postfach wurde vom Bot überwacht. Aus der standardisierten E-Mail hat er dann einen Kundenauftrag in SAP angelegt. Somit musste kein Mitarbeiter im Backoffice aktiv werden.

Die RPA-Lösung konnte in diesem Fall sehr schnell die Arbeit von 3 Vollzeit-Mitarbeitern und Prozesskosten im niedrigen fünfstelligen Bereich einsparen. Zwar ist eine Schnittstelle langfristig die bessere Option, jedoch konnten wir durch RPA sehr schnell eine Lösung für ein spezielles Problem umsetzen und gleichzeitig für effizientere Prozesse sorgen.

In diesem Webinar erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Customizing, Entwicklung, RPA und Apps Ihre Herausforderungen in der Abbildung von Vertriebsprozessen meistern.

Fazit

RPA ist die optimale Lösung, um zeitaufwendige manuelle Prozesse zu automatisieren. Ihre Mitarbeiter werden entlastet und Prozesskosten gespart. Geschäftsprozesse werden somit wesentlich effizienter gestaltet, wodurch Ihr Unternehmen genauer und flexibler handeln kann.

Wie unser Kundenbeispiel zeigt, kann RPA aufgrund der schnellen Umsetzung auch sehr gut für Übergangszeiträume oder als Lösung für spezifischere Probleme genutzt werden.

Um nicht unnötige zusätzliche Komplexität zu erschaffen, sollte vor einer Implementierung eine Analyse der Unternehmensstrategie und -beschaffenheit durchgeführt werden. So können die Bereiche, die Optimierung benötigen, genauer bestimmt werden.

Haben Sie weitere Fragen?

Sie haben Fragen zum Thema RPA in SAP SD? Sie suchen Entwickler mit Expertise im SAP SD-Modul? Sie wollen ihre Vertriebsprozesse mit RPA optimieren? Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Herausforderungen. Wir haben Best Practices entwickelt, um Eigenentwicklungen so effizient wie möglich umzusetzen und finden auch für komplexe Anforderungen maßgeschneiderte Lösungen.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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