Dubletten in SAP MM beheben und vorbeugen
SAP MM ist perfekt, um Ihre Materialwirtschaft übersichtlich abzubilden. Aber was, wenn der Übersichtlichkeit etwas im Weg steht? Was, wenn daraus ein Chaos entsteht, mit der Gefahr, dem Unternehmen zu schaden? Genau das können Dubletten bewirken und diese gilt es zu verhindern. Hier erfahren Sie alles Wichtige über die sogenannten Stammdatendopplungen und wie Sie ihnen den Kampf ansagen.
Was sind Dubletten und wie entstehen sie überhaupt?
Einfach und allgemein ausgedrückt handelt es sich bei Dubletten um Dopplungen eines Datensatzes in einer Datenbank. Diese entstehen immer dann, wenn ein Material einer Datenbank neu angelegt wird, anstatt den bereits vorhandenen Datensatz zu nutzen. Bei SAP MM kann es so zum Beispiel durch Fehleingaben dazu kommen, dass ein Produkt mehrfach unter verschiedenen Bezeichnungen aufgeführt ist. Auch unterschiedliche Materialnummern für ein und dasselbe Produkt führen zu Dubletten.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Lieferant hat einen Datensatz namens „Schraubenset A“ aufgelistet. Mitarbeiter A, der für den Einkauf zuständig ist, legt einen neuen Datensatz namens „Schraubenset A (Lieferant X)“ an. Mitarbeiter B, der dann die Lieferung überprüft, erstellt wiederum einen Datensatz namens „Schraubenset Typ A (Lieferant X). Und so schnell stehen Sie jetzt vor dem Problem der Dubletten.
Dubletten in SAP MM als Gefahr für die Effizienz des Unternehmens
Diese Mehrfachaufführungen von Stammdatensätzen klingen in der Theorie vielleicht erstmal nicht so schlimm. Jedoch steckt ein Problem dahinter, welches Sie nicht unterschätzen dürfen. Die Datenbanken sind dadurch bei weitem nicht mehr so genau und verlässlich: sie zu sortieren fällt schwerer und die Sichtung einzelner Materialien in der Beschaffungskette wird jedes Mal zum Kraftakt.
Da die Materialwirtschaft eines Unternehmens unabdinglich ist, kann die Dublettenbildung in SAP MM für Probleme in der Bestandsaufnahme, Beschaffung, Lieferung und Lagerung führen und sich in alle Zweige des Unternehmens ausbreiten.
Denken Sie an das Beispiel vom Anfang zurück. Als Mitarbeiter A den Bestand überprüfte, berücksichtigte er vielleicht nur den Datensatz „Schraubenset Typ A (Lieferant X)“. Sobald der zuständige Mitarbeiter B nun die Lieferung überprüft, schaut er auf alle drei Datensätze und stellt fest, dass viel zu wenige Schraubensets geliefert wurden. Beheben betroffene Abteilungen so etwas nicht, können Sie sich vorstellen, wie viele Probleme dieser Art in Zukunft auftreten werden.
Auf lange Sicht wird dies für das gesamte Unternehmen kosten- und zeitintensiv. Seien Sie sich gewiss, dass das Unternehmen in unserem Beispiel auf jeden Fall die ein oder andere Schraube zu viel oder zu wenig haben wird.
Das zeigt also: Wollen Sie ein effizientes Unternehmen, dann sollten Sie Dubletten aktiv vermeiden. Das Ergebnis sind übersichtliche Datenbanken, schnelle und klare Kommunikation in der Materialwirtschaft und ein wirksam ablaufender Beschaffungsprozess.
Kurzfristige sowie nachhaltige Lösungen
Sie fragen Sich jetzt wahrscheinlich, wie Sie diesem Problem entgegenwirken können. Die gute Nachricht ist, dass es definitiv mehrere Lösungsmöglichkeiten gibt. Sie sollten jedoch wissen, dass diese Lösungsansätze Zeit und gewissenhafte Planung benötigen. Ein Unternehmen sollte neben kurzfristigen Lösungen langfristige Strategien entwickeln, um die Produktivität im Logistikbereich zu wahren.
Kurzfristige Hilfe gegen Dubletten in SAP MM
Kurzfristige Lösungen sind immer gut, um schnell Probleme zu beheben. SAP MM bietet dafür einige Methoden, wie zum Beispiel die Transaktionen, Materialsuche oder Datenvalidierung.
Die Transaktion MD04
Die Transaktion MD04 bietet einen Überblick über die Bestands- und Lieferantenlage eines bestimmten Materials und hilft bei der Analyse und Verwaltung.
Advanced MD04
Als Add-On für SAP ermöglicht die Advanced MD04, erweiterte Funktionen zu nutzen, um Datenbanken nachzubearbeiten oder auf Fehler zu prüfen.
Materialsuche
Sie können auch konkret die Materialsuche nutzen. So können Sie optimalerweise schon bei der Erstellung eines neuen Materials überprüfen, ob dieses bereits in irgendeiner Form in der Datenbank vorhanden ist.
Sie sollten aber beachten, dass es bei dieser Variante Schreibfehler oder alternative Formulierungen ggf. unentdeckt bleiben.
Datenvalidierung
Bei einer Datenvalidierung werden bereits vorhandene Datensätze mit den eingegebenen Datensätzen abgeglichen. Ist ein Datensatz mit denselben Informationen bereits vorhanden, wird der neu eingegebene Datensatz gelöscht. Dieser Prozess kann aber langfristig sehr zeitaufwändig werden.
Langfristige Strategien zur Dublettenvermeidung
Dubletten zu vermeiden, bleibt auch trotz kurzfristiger Lösungen eine langfristige Aufgabe. Am wichtigsten für ein nachhaltiges Konzept ist es, die Datenqualität sicherzustellen.
Datenkategorien einführen
Nachhaltig ist es, standardisierte Datenkategorien einzuführen, um die Stammdaten übersichtlich und einheitlich zu halten.
Datenbanken pflegen
Alle Abteilungen eines Unternehmens sollten auch immer wieder ihre Datenbanken überprüfen und pflegen. So können fortlaufend die Datenqualität gesichert werden und Dubletten können so auch manuell ausfindig gemacht und entfernt werden.
Datenkonsolidierung
Auch eine Datenkonsolidierung ist sinnvoll. Diese hilft dabei, Daten leichter und einheitlicher zu erfassen. So führt das Unternehmen einfach Daten aus verschiedenen Systemen zusammen und verwaltet diese dann zentral, z. B. in SAP MDG. Dieses Modul bietet Ihnen eine patente Lösung, da es hilft, Stammdaten des Unternehmens, wie Lieferanten oder Materialien, zu verwalten und zu überwachen.
Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie SAP MM und SAP MDG zusammen funktionieren, kann ich Ihnen unseren Blogbeitrag zu diesem Thema empfehlen.
Bedenken Sie aber: Materialstammdatenpflege geht weit über Tools wie SAP MM oder SAP MDG hinaus. Es ist ebenso wichtig, dass Unternehmen in erster Linie ihre Prozesse anpassen und vereinheitlichen. Und nicht nur der technische Teil ist wichtig, sondern auch die Kommunikation. Jeder Mitarbeiter muss über Neuregelungen in Kenntnis gesetzt und in Standardisierungsprozesse eingearbeitet werden. Häufig auftretende Fehler sollten offen kommuniziert werden und gemeinsames lösungsorientiertes Arbeiten gefördert werden. Denn nur das Personal in Kombination mit sauberen Prozessen kann bewirken, dass auf Dauer Dubletten vermieden werden und der Effizienz des Unternehmens nichts im Weg steht.
Fazit
Dubletten in SAP MM sind weitaus problematischer als meist angenommen. Anfangs als kleine, einmalige Fehler wahrgenommen, können sie schnell ein großes Ausmaß annehmen. Werden kurzfristige und langfristige Lösungen kombiniert, um der Dublettenbildung vorzubeugen, kann ein Unternehmen die Logistik aber effektiv vor Ineffizienz schützen.
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