Effiziente Beschaffung mit einem Warenwirtschaftssystem
Die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens ist im Konkurrenzkampf das A und O. Dabei spielt die Beschaffungsstrategie eine wichtige Rolle. Sie stellt sicher, dass das Unternehmen optimal mit Ware versorgt wird und verfolgt dabei das Ziel, Prozesskosten zu reduzieren. Wie Sie in Ihrem Unternehmen eine optimierte Beschaffung mit einem Warenwirtschaftssystem realisieren können, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.
Was sind die Aufgaben der Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft (oder auch Materialwirtschaft) befasst sich mit der Verwaltung, Planung und Steuerung von Materialbewegungen. Dabei spezialisiert sie sich nicht nur auf die Warenbewegungen innerhalb eines Unternehmens, sondern auch auf Bewegungen zwischen dem Unternehmen und dessen Umwelt. Außerdem kümmert sich die Warenwirtschaft um den Materialverkehr zu den Zulieferern, Kunden, Lagern und der Produktion.
So erzielt die Warenwirtschaft eine optimierte Beschaffung
Für produzierende Unternehmen stellt die Warenwirtschaft eine wichtige Komponente dar, da sie für die Versorgung von Produktionsfaktoren wie Rohstoffen oder Zulieferteilen und von indirekten Gütern wie Bürobedarf oder Ersatzteilen zuständig ist. Schließlich stellt ein reibungsloser Materialfluss einen essenziellen Punkt in der Beschaffung dar. Doch wie genau bewältigt es eine Warenwirtschaft, das richtige Produkt an den richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt zu besorgen?
Abbildung 1: Mit einem Warenwirtschaftssystem sind Sie in der Lage, den Materialfluss in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Die Beschaffung zählt zur sogenannten integrierten Materialwirtschaft – hier kommen die Punkte Lagerung, Transport und Entsorgung zusammen.
Wie automatisiert ein Warenwirtschaftssystem Prozesse?
Letztendlich hängt eine optimierte Beschaffung vom verwendeten Warenwirtschaftssystem (WaWi oder WWS) ab. Ein Warenwirtschaftssystem digitalisiert die Kernprozesse der Warenbeschaffung, damit Sie eine optimierte Beschaffung erzielen können.
U. a. automatisiert ein WWS Bestellvorschläge mithilfe der sogenannten „Renner-Penner-Liste“. Die Liste stellt Umsatzdaten innerhalb eines gewissen Zeitraums grafisch dar. Dabei stellen die am meisten verkauften Artikel die „Renner“ dar, während die am wenigsten verkauften Artikel als „Penner“ dargestellt werden. Diese Liste ist wichtig für die Sortimentsoptimierung, da Sie somit genau wissen, welche Artikel Sie mehr auf Lager halten müssen. Das System analysiert die Liste und nimmt das Bestellverhalten unter die Lupe, damit es Ihnen passende Bestellvorschläge anzeigen kann. Mit den automatisierten Bestellvorschlägen sind Sie in der Lage, stets rechtzeitig für Nachschub zu sorgen und einen ununterbrochenen Produktionsfluss zu schaffen.
Diese Beschaffungsprozesse optimiert ein Warenwirtschaftssystem
Neben der Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen enthält ein WaWi unterschiedliche Funktionen, die folgende Beschaffungsabläufe unterstützen und optimieren:
- Einkauf: Hier finden Sie alle Einkaufsprozesse, wie bspw. Bestellungen, Bestellstornos oder Lieferterminüberwachung gesammelt an einem Ort.
- Lieferantenbeziehungsmanagement: Ein WWS speichert alle Daten, die für den Einkauf relevant sind, digital in einer Lieferantenakte ab. Somit können Sie alle Einkaufsinformationen nachvollziehbar verwalten.
- Disposition: Ein WaWi unterstützt die Disposition durch die bereits erwähnten automatisierten Bestellvorschläge. So gelingt Ihnen eine bedarfs- bzw. verbrauchsorientierte Optimierung der Liefermengen und -terminen. Mit dieser Optimierung vermeiden Sie wiederum Lieferengpässe und reduzieren zudem Lagerbestände.
- Wareneingangsverwaltung: Mit der Wareneingangsverwaltung sind Sie in der Lage, alle Wareneingänge zu buchen, Bestellungen richtig zuzuordnen und Teillieferungen zu verwalten. Zudem führen Sie Warenkontrollen mithilfe von Qualitätssicherungen durch.
- Anfragewesen: Ein WWS vergleicht Preise für Sie, damit Sie unterschiedliche Lieferangebote vergleichen und verwalten können. So sind Sie in der Lage, die besten Bezugsquellen zu finden. Außerdem liefert Ihnen ein WWS Analysen zur Liefertreue und -qualität Ihrer Lieferanten.
- Rechnungsprüfung: Das System gleicht Rechnungsdaten mit Bestellungen, Lieferscheinen und weiteren Daten aus dem Wareneingang ab, damit alle Eingangsrechnungen kontrolliert werden können und korrekt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden.
Beschaffung weiter optimieren: mit E-Procurement
Ein Warenwirtschaftssystem ist also eine sinnvolle Anschaffung, um u. a. auch Ihre Beschaffung effizienter zu gestalten. In der Regel ermöglicht ein WaWi elektronische Beschaffung bereits. Wenn nicht, empfehle ich Ihnen darüber hinaus, ein E-Procurement-System einzuführen. E-Procurement löst papierbasierte Prozesse ab und wandelt sie in einen weitgehend automatisierten Ablauf um. So stellen Sie sicher, dass Beschaffung und Warenwirtschaft nahtlos ineinandergreifen und es nicht zu Verzögerungen durch Prozessbrüche kommt.
Fazit
Mit einem WWS sind Sie in der Lage, optimierte Beschaffungen in Ihrem Unternehmen durchzuführen. Hier werden all Ihre Beschaffungsprozesse digital an einem Ort zusammengefasst. Das System automatisiert Prozesse und optimiert dadurch u. a. Bestellvorgänge und den Materialfluss. Sie erhalten einen vollständigen Blick auf Ihre Beschaffungsplanung und senken zudem Kosten in unterschiedlichen Bereichen.
Haben Sie Fragen zu Beschaffungen in der Warenwirtschaft? Dann treten Sie gerne in Kontakt mit mir, ob telefonisch oder per E-Mail.
