E-Procurement-Systeme im Vergleich – das richtige System für Sie
E-Procurement ist die Antwort auf fast alle Fragen in der Beschaffung. Ein E-Procurement-System steigert die Effizienz im Einkauf, senkt Kosten und beugt Maverick Buying vor. Die meisten Unternehmen sind sich darüber im Klaren. Trotzdem fragen sich viele: Welches E-Procurement-System ist das richtige für mich?
Damit Sie diese Frage für sich beantworten können, stelle ich Ihnen in diesem Beitrag drei E-Procurement-Systeme vor: E-Procurement mit SAP MM/SRM, SAP Ariba und den von uns entwickelten SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen.
E-Procurement mit SAP MM/SRM
SAP Material Management (SAP MM) bzw. Supplier Relationship Management (SAP SRM) sind in SAP integrierte Module, über die Sie Ihr E-Procurement verwalten können. Das System verfügt über eine Standard-Eingabe-Maske und kann auch Kataloge integrieren.
So erfassen Sie eine Bestellanforderung in MM/SRM:
Möchten Sie beispielsweise eine neue Laptoptasche bestellen, rufen Sie in der SAP GUI “Bestellanforderungen anlegen” auf. Hier füllen Sie manuell die einzelnen Felder der Tabelle aus.
Abbildung 1: Maske für Bestellanforderungen im SAP GUI.
Im nächsten Schritt erteilt ein Verantwortlicher seine Genehmigung für die Bestellung des Mitarbeiters. Dazu geht der Genehmiger in die Maske “Bestellanforderung 10000080” freigeben. Hier prüft er die Bestellungen der Mitarbeiter und gibt sie in dem (zugegeben etwas versteckten) Kasten weiter unten frei.
Abbildung 2: Maske für die Freigabe von Bestellanforderungen im SAP GUI.
Die letzte Anforderung, die Ihr E-Procurement-System leisten sollte, ist die Statusübersicht einzelner Bestellungen:
Abbildung 3: In der Listanzeige Bestellanforderungen verfolgen Sie Ihre Bestellung.
Auch dafür bietet SAP MM/SRM eine Lösung: Über die “Listanzeige Bestellanforderungen” können Sie die Status Ihrer Bestellungen einsehen.
SAP MM/SRM mit S/4HANA und Fiori
In S/4HANA können Sie für die einzelnen Schritte auch Fiori-Apps verwenden, deren übersichtlicheres Design etwas eingängiger ist.
So erfassen Sie eine Anforderung in S/4HANA:
Wie im SAP GUI füllen Sie auch hier die einzelnen Felder manuell aus, allerdings in einer intuitiveren Oberfläche:
Abbildung 4: Maske für Bestellanforderungen im Fiori-Design.
Auch die Genehmigungen im Fiori-Design dürften den meisten Anwendern deutlich nutzerfreundlicher erscheinen als in der GUI.
Abbildung 5: Maske für Genehmigungen im Fiori-Design.
Um Ihre Bestellungen verfolgen zu können, bietet Fiori Ihnen ebenfalls eine eigene Anwendung. Dieser entnehmen Sie alle Details zu Ihrer Bestellung sowie einen aktuellen Sendungsstatus.
Abbildung 6: Fiori-Anwendung für die Statusauskunft.
E-Procurement mit SAP MM bzw. S/4HANA – Stärken und Schwächen
Stärken
- Gehört zum SAP-Standard
- Mit S/4HANA nutzen Sie vereinfachte Oberflächen
- Sie können verschiedene Kataloge integrieren
- Es entstehen keine Zusatzkosten
Schwächen
- In SAP MM haben Sie „nur“ SAP GUI als Nutzeroberfläche
- Sie haben nicht die Option, Felder automatisch füllen zu lassen
- Sie können die Eingabemasken nicht individuell anpassen
- Der Support für SAP SRM läuft 2027/2030 aus – früher oder später benötigen Sie eine Alternative
E-Procurement mit SAP Ariba Guided Buying
SAP Ariba Guided Buying ist eines der Module von Ariba für die Beschaffung. Es besticht durch seine intuitive, moderne und flexible Oberfläche und anpassbare Custom Forms (flexible Eingabemasken). Kataloge sind direkt über das Ariba-Netzwerk integriert.
So erfassen Sie eine Anforderung in Ariba:
Der Startbildschirm bei Ariba Guided Buying erinnert an die Startseite von Amazon – sie ist übersichtlich und intuitiv. Custom Forms können auf verschiedene Nutzergruppen und Prozesse zugeschnitten werden. Über die Suchleiste kann der Nutzer – wie bei Amazon – sein gewünschtes Produkt eingeben und es mit einem Klick bestellen.
Abbildung 7: Intuitiver Startbildschirm in SAP Ariba.
Als Genehmiger sehen Sie auf der Seite „Your Approvals“ eine Liste aller Anfragen, die Ihre Mitarbeiter in letzter Zeit gestellt haben. Mit einem Klick können Sie diese genehmigen oder ablehnen.
Abbildung 8: Genehmigungen in SAP Ariba.
Die Sendungsverfolgung ist bei Ariba in den Startbildschirm integriert. In dem weißen Kasten rechts neben den Kacheln finden Sie eine Auflistung Ihrer Bestellungen sowie deren jeweiligen Status.
Abbildung 9: Bestellung verfolgen über den Startbildschirm.
Das kann SAP Ariba Guided Buying: Stärken und Schwächen
Stärken
• Nutzt die SAP-Standard-Technologie
• Hohe Flexibilität durch anpassbare Eingabemasken
• Der modulbasierte Ansatz erlaubt die Integration weiterer Prozesse
• Digitalisierung des kompletten Einkaufsprozesses
• Intuitive, einfache Anwendung
Schwächen
• Kostenintensiv
• Keine Garantie, dass Ihre Lieferanten über Ariba verfügbar sind
• Zusätzliches System in der Systemlandschaft
E-Procurement mit dem SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen
Unser SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen bietet Ihnen eine Fiori-basierte, moderne und flexible Web-Oberfläche. Die Eingabemasken sind individuell anpassbar und Kataloge integrierbar. Das Besondere ist hierbei: Sie können die Lösung bereits nutzen, bevor Sie auf S/4HANA umsteigen.
Um eine Bestellanforderung zu erfassen, gehen Sie zunächst wie gewohnt in das Fiori Launchpad.
Abbildung 10: einfacher Zugang für Nutzer: das Fiori Launchpad.
Darüber gelangen Sie in die Bestellmaske. In der Bestellmaske können Sie Ihr gewünschtes Produkt suchen und bestellen, ohne jedes einzelne Feld einzeln ausfüllen zu müssen – die Felder sind durch vorher festgelegte Standardparameter automatisch befüllbar.
Abbildung 11: Bestellmaske des SAP-Webshops.
Für die Genehmigung von Bestellanforderungen nutzt unsere Lösung die Standard-Fiori-App von SAP. Hier müssen Sie sich also nicht umstellen:
Abbildung 12: Bestellanforderung genehmigen mit der Fiori-App.
Über die Fiori-App können Sie auch Ihre Bestellungen nachverfolgen:
Abbildung 13: Bestellungen nachverfolgen.
Das kann der SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen
Stärken
• Nutzt die SAP-Standard-Technologie
• Nutzt vereinfachte Oberflächen (Fiori)
• Hochgradig flexibel durch einfache Anpassung von Formularen
• Automatisches Vorbefüllen von Feldern
• Optimale Integration in Folgeprozesse durch stringente Nutzung von SAP Standard Fiori Apps
• Günstiger als z. B. Ariba
Schwächen
• Begrenzter Funktionsumfang im Vergleich zu Ariba
Das richtige E-Procurement-System für Sie
Sie haben jetzt drei verschiedene E-Procurement-Systeme kennengelernt. Aber welches ist nun das richtige für Ihre individuelle Situation? Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, stelle ich Ihnen im Folgenden 3 mögliche Ausgangssituationen vor.
1. Sie nutzen derzeit SAP SRM (für weniger komplexe Prozesse) und haben S/4HANA noch nicht eingeführt
Sind Ihre Prozesse eher simpel und nicht super umfangreich, empfehle ich Ihnen, den SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen einzuführen – vor allem in Hinblick auf das Support-Ende des SAP SRM ab 2027/2030. Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen – schon vor der Einführung von S/4HANA – Bestellungen vereinfacht zu erfassen. Sie können die Lösung dann natürlich in S/4HANA „mitnehmen“ und Sie langfristig verwenden.
2. Sie nutzen derzeit SAP SRM (für komplexe Prozesse) und haben S/4HANA noch nicht eingeführt
Würden Sie Ihre Prozesse hingegen als eher komplex bezeichnen, ergibt es vielleicht Sinn, SAP Ariba in Erwägung zu ziehen. Dort bilden Sie auch die Prozesse ab, die bei Ihnen aktuell im SRM ablaufen. In einem Zwischenschritt können Sie Fiori und das Ariba Guided Buying einführen, um dem S/4HANA-Projekt etwas Komplexität zu nehmen.
3. Sie nutzen bereits S/4HANA oder führen es gerade ein
In diesem Fall hängt die Wahl der E-Procurement-Lösung rein vom Umfang Ihrer Prozesse ab. Bei komplexeren Systemen empfiehlt sich Ariba Guided Buying, bei simpleren Prozessen z. B. den SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen.
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Gerne zeige ich Ihnen in einer unverbindlichen Websession die Features unserer Lösung und beantworte all Ihre Fragen.
Fazit
Ein E-Procurement-System muss her – das ist klar. Aber welches? Sie haben nun drei Systeme kennengelernt, mit denen Sie auf digitalem Weg Bestellungen erfassen, genehmigen und überwachen können. Welches System am besten für Sie geeignet ist, hängt von Ihrer individuellen Situation und Systemlandschaft ab.
Gerne stellen wir Ihnen auch in Demos die drei Systeme vor und beraten Sie darüber hinaus. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
