Desktop-Purchasing-Systeme für mehr Effizienz in der Beschaffung
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und auch im Unternehmenskontext gibt es nur wenige Bereiche, in die sie noch keinen Einzug gehalten hat. Aber es gibt sie eben noch. Einer davon ist häufig die Beschaffung. Mithilfe von Desktop-Purchasing-Systemen (DPS) können Sie Ihren Einkauf digitalisieren und bisher ungenutzte Einsparungs- und Effizienzpotenziale realisieren. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Häufige Probleme in der analogen Beschaffung
In der herkömmlichen Beschaffung, die Unternehmen ohne digitales System betreiben, sind kleinere und größere Herausforderungen an der Tagesordnung.
Dazu gehört:
- Es geht viel Zeit für administrative Routinearbeit drauf, die dann für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung fehlen.
- Oft beschaffen Mitarbeiter Objekte außerhalb bestehender Verträge und versäumen so u. a. Kostenvorteile (Maverick Buying).
- Häufig wird mit Freitextbestellungen gearbeitet. Unvollständige Beschreibungen, falsche Produktnummern oder veraltete Informationen führen zu Falschlieferungen und damit zu hohen Kosten und Zeitaufwand.
- Manuelle Abklärungen und Genehmigungen treiben die Prozesskosten in die Höhe.
Vor allem bei C-Gütern (Waren des täglichen Bedarfs wie Papier oder USB-Kabel) sind Aufwand und Beschaffungskosten in Relation zu den zu beschaffenden Werten bei herkömmlicher Beschaffung hoch. C-Güter sind Waren des alltäglichen Bedarfs, die ständig verbraucht werden, aber nicht unmittelbar in die vom Unternehmen hergestellten Produkte eingehen.
Die Lösung: Desktop-Purchasing-Systeme
So ziemlich alle oben beschriebenen Herausforderungen oder „Bremsklötze“ in der Beschaffung lassen sich durch einen wesentlichen Schritt beheben: Durch elektronische Beschaffung (E-Procurement) in Form eines DPS.
Ein DPS ist ein Programm, mit dem Mitarbeiter eines Unternehmens Verbrauchsmaterialien bestellen können. Aufgrund einfacher Benutzeroberflächen sind auch Mitarbeiter, die in anderen Abteilungen arbeiten, in der Lage, das System effizient zu nutzen.
Damit wird Ihre Beschaffung insgesamt effizienter und weniger kostenintensiv. C-Teile lassen sich mit einem DPS professionell managen, damit die Prozesskosten für deren Bestellung ihren Nutzen nicht übersteigen.
Im Folgenden stelle ich Ihnen zwei Systeme vor, mit denen Sie Ihren Beschaffungsprozess auch in Bezug auf C-Teile optimieren können:
SAP Ariba
SAP Ariba gilt als Nachfolger von SAP SRM, dem E-Procurement-System der SAP Business Suite, die nur noch bis 2027/30 unterstützt wird. Ariba bietet Ihnen eine Vielzahl an Modulen, mit denen Sie Ihre Beschaffung verbessern können, eins davon ist das DPS Ariba Guided Buying. Dieser interne Webshop vermittelt Nutzern durch seine intuitive und flexible Oberfläche sowie Custom Forms (benutzerdefinierte Formulare) ein Einkaufserlebnis wie bei Amazon. Über das Ariba-Netzwerk sind Kataloge direkt integriert. Guided Buying ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, schnell und einfach Bestellanforderungen zu erstellen, zu genehmigen und deren aktuellen Status zu überprüfen – und das ohne großartige Einarbeitung.
Besonders Unternehmen, deren Beschaffung auf sehr komplexen Prozessen basiert, sind mit SAP Ariba gut beraten. Für alle anderen gibt es eine Alternative:
SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen
Unternehmen, die mit nicht so umfangreichen Prozessen arbeiten und sich die hohen Lizenzkosten für Ariba sparen möchten, bieten wir unseren SAP-Webshop für Material- und Dienstleistungsanforderungen als Alternative. Der Webshop basiert auf intuitiven Fiori-Apps, sodass Sie auch hier keine langen Einarbeitungszeiten investieren müssen. Die Lösung lässt sich zudem vollständig in Ihr SAP-System integrieren – und das sogar bevor Ihre Systeme auf S/4HANA umziehen. Auch der SAP-Webshop ermöglicht es Ihnen, die drei grundlegenden Schritte der Beschaffung effizient und digital auszuführen:
- Erstellen einer Bestellanforderung
- Genehmigen einer Bestellanforderung
- Nachverfolgen einer Bestellung
Fazit
Wie sehen Ihre Prozesse in der Beschaffung aus? Möchten Sie sich in Sachen Prozess- und Kosteneffizienz weiter verbessern und Ihre Abläufe digitalisieren? Dann empfehle ich Ihnen, Desktop-Purchasing-Systeme wie SAP Ariba oder unseren SAP-Webshop in Erwägung zu ziehen. Wenn Sie sich unsicher sind, welches der beiden Systeme besser zu Ihnen passt, oder wie Sie Ihr E-Procurement generell realisieren können, sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen in jedem Fall gerne weiter.
