Tim Lutz
 - 23. Dezember 2020

Desktop Purchasing System (DPS)

Folgendes Szenario erkennen Sie sicherlich wieder: Nach längerer Nutzung funktioniert die Maus nicht mehr, weswegen natürlich eine neue bestellt werden muss. Damit Mitarbeiter „keine Zeit verlieren“ und nicht lange warten müssen, bestellen viele Mitarbeiter eine neue Maus einfach selbst und leiten die Rechnung an die Verwaltung weiter. Warum das aber eine Herausforderung für das Unternehmen darstellt und wie ein Desktop Purchasing System Abhilfe schaffen kann, erläutere ich Ihnen im Folgenden. 

Was ist ein Desktop Purchasing System?

Desktop Purchasing Systeme sind Anwendungsprogramme im Unternehmenskontext, mit dem Mitarbeiter Verbrauchsmaterialien bestellen können. Das DPS wird in der Einkaufsabteilung eines Unternehmens eingesetzt und gehört zum Supply Chain Management (SCM). Ein DPS unterstützt Mitarbeiter beim gesamten Bestellungsablauf: von der Bestellung über die Lieferung bis hin zur Abrechnung.

Welche Produkte werden im DPS bestellt?

In einem Unternehmen wird zwischen folgenden Produkten unterschieden:

  • Produkte für den Vertrieb sowie die Produktion
  • Maintenance-Repair-Operating-Produkte (MRO-Produkten). MRO-Produkte (oder auch: geringwertige bzw. C-Güter) sind Produkte, die nicht direkt in das Endprodukt eingehen.

In einem DP-System finden Mitarbeiter hauptsächlich C- bzw. MRO-Güter, die in übersichtlichen Katalogen dargestellt werden. Dabei werden die Bestellungen von MRO-Gütern automatisiert abgewickelt, da das System Schritte wie „Angebotsanalyse“ übernimmt. Zudem zeichnet sich ein DPS durch eine intuitive Benutzeroberfläche aus, mit der Mitarbeiter schneller Bestellungen aufgeben können.

Welche Produkte werden im Desktop Purchasing System (DPS) bestellt?

Abbildung 1: So sieht der Ablauf eines manuellen Beschaffungsprozesses aus.

Wie aus der Abbildung 1 herauszulesen ist, stellt sich der manuelle Besorgungsvorgang aufwendig dar. Im Gegensatz zu einer Bestellung mit einem DPS muss der Mitarbeiter alle Schritte einzeln abarbeiten, wodurch eine Bestellung viel Zeit in Anspruch nimmt. Es wäre aber viel sinnvoller, diese Zeit für die eigentlichen, wertschöpfenden Tätigkeiten der Mitarbeiter zu nutzen.

Warum ist ein DPS so wichtig?

Bei einer regulären Bestellung treten viele unterschiedliche Probleme auf, die mit der Nutzung eines DPS umgangen werden. Zunächst nimmt ein operativer Einkauf viel Zeit in Anspruch und kann auch teuer sein: Schließlich beschaffen Mitarbeiter zahlreiche Produkte außerhalb der bereits durch die Einkaufsabteilung verhandelten Kontrakte. Sie haben bspw. bereits einen Vertrag mit einem Laptoptaschenhersteller erstellt, doch da Mitarbeiter den Vertrag bei einer manuellen Bestellung nicht einsehen können, bestellen sie die nächstbeste Laptoptasche, die zudem viel teurer ist als die Vertragstasche.

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Am System „vorbei“ bestellen

Das größte Problem ist jedoch, dass am System vorbei bestellt wird – das bedeutet, dass die Bestellung nicht korrekt abgeschlossen wird und dadurch Folgeprobleme bspw. in der Verwaltung bei der Abrechnung auftreten, da die Bestellung fehlerhaft abgewickelt wurde. Ein DP-System gestaltet Bestellungen transparent, wodurch jeder Schritt des Beschaffungsvorgangs nachvollziehbar ist. Dadurch kann es auch nicht mehr zu unvollständigen Beschreibungen oder auch Falschlieferungen kommen.

Manuelle Bestellungen führen meist zu hohen Kosten und Zeitverlust. Lange und unsichere Lieferzeiten verursachen zudem hohe Lagerbestände, wodurch u. a. wichtigeren Gütern Platz fehlt.

Es können viele weitere Herausforderungen bei einer manuellen Bestellung von C-Gütern auftreten und da prinzipiell jeder Mitarbeiter einen Bedarf an diesen Produkten hat, treten die Probleme in allen Abteilungen der ganzen Firma auf.

Vorteile eines DPS

Transparente Bestellprozesse

Ein DP-System schafft bei den Herausforderungen Abhilfe. Ein Vorzug ist die höhere Transparenz: Da ein DPS an das ERP-System eines Unternehmens geschlossen ist, bestellen Mitarbeiter nicht mehr am System vorbei und alle Bestellungen können nachverfolgt werden, so dass nichts in Vergessenheit geht. Somit werden auch fehlerhafte Bestellungen umgangen.

Vorteile eines Desktop Purchasing System (DPS)

Abbildung 2: Mithilfe des DPS fallen viele Schritte weg, wodurch ein Bestellvorgang weniger zeitintensiv ist.

Optimierte Rahmenverträge

In der Abbildung 2 ist der optimierte Bestellprozess mithilfe eines DPS zu sehen. Da viele Schritte des manuellen Bestellvorgangs wegfallen, sparen Sie Zeit ein und der Prozess gestaltet sich allgemein effizienter. Weil das DPS Teil des SCM ist und zur Produktherstellung sowie zu Dienstleistungsangeboten gehört, greift das System in die gesamte Wertschöpfungskette ein. Dadurch unterstützt es den Workflow bei der Beschaffung, Überprüfung der Bestellungen und der Lieferanten. Letztere erhalten zudem Vorteile, wodurch Sie bessere Rahmenverträge mit ihnen schließen können.

Nutzung der besten Konditionen

Da ein DPS das gesamte Beschaffungssystem unterstützt, werden Nutzer über Preisangebote, Mengenstaffeln und Lieferkonditionen informiert. Damit können Mitarbeiter alle Produktverträge einsehen und kaufen somit nicht mehr teurere Güter ein, wodurch Sie Kosten einsparen. Auch durch die Automatisierung und Vereinfachung der Prozesse erreichen Sie eine Kosteneinsparung, da u. a. nicht mehr so viel Zeit in eine Bestellung investiert werden muss. Eine verkürzte Beschaffungszeit und höhere Transparenz des Besorgungsprozess führen zu geringeren Lagerbeständen und somit zu geringeren Kapitalbindungskosten.

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Durch die intuitive Benutzeroberfläche nehmen Bestellungen weniger Zeit in Anspruch. Diese gewonnene Zeit können Sie wiederum in strategische Aufgaben investieren. Allgemein kann durch die Automatisierung und Prozessoptimierung schneller bestellt werden. Und da der operative Beschaffungsvorgang zum Bedarfsträger verlagert wird, wird der Einkauf entlastet.

Das gesamte Wertschöpfungsnetz in einer Lösung

Die Einführung eines DP-Systems lohnt sich für Ihr Unternehmen in mehreren Punkten: Sie sparen nicht nur Kosten und Zeit ein – auch verkürzte Lieferzeiten und -bedingungen zählen zu den Vorteilen eines DPS. Ihre Mitarbeiter bestellen nicht mehr an Ihrem ERP-System vorbei, wodurch Sie alle Bestellungen nachverfolgen können und es entstehen dadurch keine Übertragungsfehler, die sonst bei einer manuellen Bestellung passieren können. Die Bestellung erfolgt digital in Produktkatalogen, in denen Artikel von mehreren Herstellern enthalten sind. Die Automatisierung der Bestellungsprozesse und intuitive Benutzeroberfläche eines DPS gestalten die Bestellung von C-Gütern einfacher und effizienter.

Haben Sie Fragen, die wir in diesem Beitrag nicht beantworten? Dann stellen Sie mir diese gerne!

Unverbindliche Websession: Desktop Purchasing System

Sie haben Fragen zum Desktop Purchasing System oder möchten sich einen Einblick in die Lösung verschaffen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen Termin für eine Websession. Gerne können wir auch auf Ihre aktuelle Situation schauen und Ihre individuellen Möglichkeiten besprechen.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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