SAP Angebot

Bevor Unternehmen einen Auftrag verbuchen können, sind mehrere Vorverkaufsschritte zu durchlaufen. In der Regel stellen interessierte Kunden eine Anfrage und holen ein schriftliches Angebot ein. Um Vertriebschancen zu überblicken und die spätere Vertragsabwicklung zu vereinfachen, werden die Schritte in der Vorverkaufsphase im Idealfall digital im ERP-System abgebildet. SAP bietet umfangreiche Optionen Anfragen und Angebote komfortabel zu verwalten.

Einordnung in den Vertriebsprozess

Eine Anfrage steht im Verkaufsprozess chronologisch vor dem Angebot. Dabei kann sich eine Anfrage auf verschiedene Elemente eines Auftrags beziehen, z. B. darauf, ob eine bestimmte Ware zu einem definierten Termin geliefert werden kann, welche Preise für eine Dienstleistung berechnet werden, ob eine bestimmte Dienstleistung überhaupt erbracht wird. Eine Anfrage ist gleichzeitig als Aufforderung an ein Unternehmen zu verstehen, ein Angebot zu unterbreiten. Das Vertriebsteam ist dafür verantwortlich, ein solches auszuarbeiten und dem Kunden zukommen zu lassen. Das Angebot ist im Gegensatz zur Anfrage – zumindest für einen gewissen Zeitraum – eine rechtlich verbindliche Auskunft, zu welchen Konditionen bestimmte Leistungen an den Kunden erbracht werden können.

Vorteile der digitalen Angebotserfassung

Vorverkaufsaktivitäten digital zu managen, ist vor allem für Unternehmen im B2B-Kontext vielfach Standard. Doch je leistungsstärker die verwendete Software ist, desto mehr Business Insights können Unternehmen aus den in diesem Zug generierten Daten gewinnen und desto positiver wirkt sich dies auf ihre weiteren Vertriebsaktivitäten aus.

Entstehen aus Anfragen und Angeboten im späteren Verlauf Kundenaufträge, greift das IT-System auf die bereits eingegebenen Daten zurück, um die Arbeit von Mitarbeitern zu beschleunigen und Fehler bei der Übertragung der Daten zu vermeiden.

Auch für Unternehmen, deren Angebote zu einem großen Teil wiederkehrend einen identischen Kern aufweisen, lohnt sich ein digitales Vorverkaufsmanagement. Liefert ein Unternehmen beispielsweise Sicherheitstechnik für OP-Säle, variiert die Ausstattung je nach OP-Saal und Klinik, doch z. B. 40 % der Ausstattung sind immer gleich. In dem Fall können Mitarbeiter Standardkomponenten (z. B. Standardklauseln, Basisprodukte) mit wenigen Klicks in ihr Angebot kopieren und wo immer möglich, aus ähnlichen existierenden Angeboten weitere Komponenten übernehmen.

Das digitale Managen von Anfragen und Angeboten ist vor allem in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Vertriebsanalyse: Unternehmen wollen ihre Vorverkaufsaktivitäten gezielt auswerten und ihre Erfolgsquote steigern. Wie steht es um den Wert eines Angebots im Vergleich zum daraus resultierenden Auftrag? Wie effektiv sind bisherige Planungsprozesse? Professionelle Anwendungen wie SAP bieten detaillierte Auswertungsmöglichkeiten, zum Beispiel die Darstellung von Erfolgsraten nach Verkäufern oder Verkäufergruppen.
  • Öffentliche Ausschreibungen: Nehmen Unternehmen häufig oder regelmäßig an Ausschreibungen von Behörden, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen teil, lohnt sich ein digitales Vorverkaufsmanagement. Gerade bei langwierigen und mehrschrittigen Angebotsprozessen stellt professionelle Software den Überblick sicher.
  • Hoher Umschlag: Für Unternehmen, die niedrigpreisige Produkte in hohem Umfang vertreiben, ist ein digitales Vorverkaufsmanagement sinnvoll, wenn sie größere Vertragsvolumen aushandeln.

Angebotsmanagement mit SAP

Nutzer geben einfache Anfragen und Angebote im SAP-System über eine Maske ein. Sie können ein solches Einstiegsbild auch aus einer vorhandenen Anfrage oder einem existierenden Angebot kopieren, zum Beispiel, wenn der Kunde mit seinen Stammdaten bereits im System existiert. Mit dem Ausfüllen des Einstiegsbilds sind alle wichtigen verkaufsrelevanten Informationen zum Vorgang im System eingetragen.

Im SAP-System können sich Anwender eine Liste mit allen im System erfassten Anfragen und Angeboten anzeigen lassen und diese auswerten. Anwender können über individuelle Suchkriterien nach spezifischen Anfragen/Angeboten suchen oder die Auswertung eingrenzen. Zum Beispiel ist es möglich, sich die Anfragen herausfiltern zu lassen, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, um in einer weitergehenden Analyse die Gründe für das Scheitern der Vertriebsaktivitäten herauszufinden.

Voraussetzungen, um SAP-Belege der Vorverkaufsphase zu nutzen

Bevor Anwender mit SAP Anfragen und SAP Aufträgen arbeiten, müssen sie sicherstellen, dass folgende Parameter im System einpflegt sind:

  • Stammdaten für die Auftragswahrscheinlichkeit (nach Kunde und Belegart)
  • Relevante Belegarten
  • Gruppenbedingungen für den Belegfluss
  • Stammdaten für Alternativpositionen (Material)

Besondere Elemente der Dateneingabe in Anfrage und Angebot

Gültigkeitsdatum: In jeder Anfrage und jedem Beleg wird ein Gültigkeitsdatum eingetragen, bis zu dem der Vorgang zu beantworten ist. Belege können in Abhängigkeit vom Gültigkeitsdatum überwacht und analysiert werden. So ist sichergestellt, dass keine Anfragen untergehen und eine termingerechte Bearbeitung erfolgt. Auch Folgeaktivitäten lassen sich so bequem planen.

Produktbeschreibung: Alternativ zu einer Materialnummer kann in Anfragen und Angeboten auch eine textuelle Beschreibung des Materials oder der Dienstleistung eingefügt werden.

Alternativposition: In Angeboten kann es vorkommen, dass Materialien in unterschiedlichen Varianten zu unterschiedlichen Konditionen angeboten werden. Dies kann über Alternativpositionen abgebildet werden. Kommt es zum Kundenauftrag, wird im System eine der angebotenen Alternativpositionen gemäß Kundenwunsch ausgewählt.

Alternative Auftraggeber: Abweichend vom Kunden als Auftraggeber können Geschäftspartner in verschiedenen Partnerrollen, zum Beispiel als Warenempfänger, im System hinterlegt werden.

SAP Anfrage anlegen

Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die nachgefragte Menge eines Materials oder einer Leistung enthalten. Die einzelnen Positionen können in Teilmengen untergliedert und mit unterschiedlichen Lieferterminen versehen werden. Im SAP-System ist auch eine hierarchische Gliederung der Positionen möglich, sodass eine Differenzierung nach Chargen oder eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten) möglich ist. In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt.

Für die Anfrage gibt es im SAP-Standard nur eine Belegart AF, die nach Bedarf angepasst werden kann – zum Beispiel, um über Kopierregeln Daten in Angebote zu übernehmen.

Wichtige Transaktionen für Kundenanfragen:

VA11Kundenanfrage anlegen
VA12Kundenanfrage ändern
VA13Kundenanfrage anzeigen
VA15Liste mit Kundenanfragen

SAP Angebot anlegen

Der Aufbau eines Angebots in SAP entspricht dem Aufbau einer Anfrage. Wie die Anfrage setzt sich auch das Kundenangebot aus einer oder mehreren Positionen zusammen, die die angebotene Menge eines Materials oder einer Leistung beschreiben. Wiederum kann die Gesamtmenge in Teilmengen mit unterschiedlichen Lieferterminen gegliedert werden. Positionen können hierarchisch gegliedert sein, um so nach Chargen zu differenzieren oder Stücklisten aufzulösen. Positionskonditionen können an jeder Position angegeben werden.

Über Schnittstellen kann der Angebotsprozess mit Drittsystemen, zum Beispiel Salesforce, integriert werden. In einer anderen Software als abgeschlossen eingetragene Angebote werden dann automatisch in das SAP-System übertragen und stehen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Wichtige Transaktionen

VA21Kundenangebot anlegen
VA22Kundenangebot ändern
VA23Kundenangebot anzeigen
VA25Liste mit Kundenangeboten
VA26Massenfolgebearbeitung Angebote

Standard-Angebotsarten

SAP hat bereits einige Angebotsarten im Standard vorkonfiguriert. Anwender können diese Angebotsarten als Vorlage für ihre eigenen Angebote nehmen, sie kopieren und anpassen. Die Standard-Angebotsarten sind zudem hilfreich, um Einstellungen in eigenen Angebotsarten abzugleichen oder zu erweitern.

VerkaufsbelegartBezeichnung
AEAG aus Serviceauftr.
AEBQAngebot
AGAngebot
APAngebot Projekt
ARAngebot Reparatur
ASAngebot für Service
AUVerkaufsauskunft
AVAngebot für Vertrag

Fazit: Angebote und Anfragen in SAP managen

Die Vorverkaufsphase ist eine oft unterschätzte Phase im Vertriebsprozess. Je nach Geschäftsmodell können Unternehmen hier mithilfe der richtigen IT-Lösung ihren Vertrieb deutlich effizienter gestalten. Mit SAP profitieren Unternehmen von mehreren Möglichkeiten der Datenanalyse, einer niedrigeren Fehlerquote dank automatisierter Datenübernahme, einer lückenlosen Verfolgbarkeit von Anfragen und Angeboten und einer nahtlosen Integration in den weiteren Vertriebsprozess.

Die Einführung und Anpassung von SAP Angeboten und Anfragen ist mit einigen Tücken verbunden, doch die Investition lohnt sich. Unsere Experten von MindLogistik unterstützen Sie gerne bei allen Fragen rund um SAP Angebote und Anfragen. Melden Sie sich einfach bei uns – per E-Mail oder telefonisch.

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