SAP Angebot

Bevor Unternehmen einen Auftrag verbuchen können, sind mehrere Vorverkaufsschritte zu durchlaufen. In der Regel stellen interessierte Kunden eine Anfrage und holen ein schriftliches Angebot ein. Um Vertriebschancen zu überblicken und die spätere Vertragsabwicklung zu vereinfachen, werden die Schritte in der Vorverkaufsphase im Idealfall digital im ERP-System abgebildet. SAP bietet umfangreiche Optionen Anfragen und Angebote komfortabel zu verwalten.

Was ist ein Angebot in SAP?

Ein SAP Angebot ist eine Offerte, die ein Lieferant an eine Einkaufsorganisation macht, um Materialien oder Dienstleistungen unter festgelegten Bedingungen anzubieten. Dabei ist das Angebot für einen bestimmten Zeitraum verbindlich für den Lieferanten.

Wenn die Einkaufsorganisation eine Anfrage stellt, antwortet der Lieferant mit einem Angebot. Ein Angebot besteht aus verschiedenen Positionen. Darin sind die Gesamtmenge und der Liefertermin der angebotenen Materialien oder Leistungen angegeben. Manchmal kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit verschiedenen Lieferterminen aufgeteilt sein.

Wenn es sich um Dienstleistungen handelt, enthält eine Position ein Leistungsverzeichnis, die durch Gliederungsstufen strukturiert ist. Sie enthält zudem Leistungszeilen, um die angebotene Menge festzulegen. Falls Sie bestimmte Leistungen nicht definieren können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben. Diese Wertlimits können Sie für bestimmte Verträge festlegen.

Die Konditionen des Angebots können auf verschiedenen Ebenen gelten. Beispielsweise für das gesamte Angebot auf Ebene einer einzelnen Leistungszeile.

Einordnung in den Vertriebsprozess

Eine Anfrage steht im Verkaufsprozess chronologisch vor dem Angebot. Dabei kann sich eine Anfrage auf verschiedene Elemente eines Auftrags beziehen, z. B. darauf, ob eine bestimmte Ware zu einem definierten Termin geliefert werden kann, welche Preise für eine Dienstleistung berechnet werden, ob eine bestimmte Dienstleistung überhaupt erbracht wird.

Eine Anfrage ist gleichzeitig als Aufforderung an ein Unternehmen zu verstehen, ein Angebot zu unterbreiten. Das Vertriebsteam ist dafür verantwortlich, ein solches auszuarbeiten und dem Kunden zukommen zu lassen. Das Angebot ist im Gegensatz zur Anfrage – zumindest für einen gewissen Zeitraum – eine rechtlich verbindliche Auskunft, zu welchen Konditionen bestimmte Leistungen an den Kunden erbracht werden können.

Vorteile der digitalen Angebotserfassung

Vorverkaufsaktivitäten digital zu managen, ist vor allem für Unternehmen im B2B-Kontext vielfach Standard. Doch je leistungsstärker die verwendete Software ist, desto mehr Business Insights können Unternehmen aus den in diesem Zug generierten Daten gewinnen und desto positiver wirkt sich dies auf ihre weiteren Vertriebsaktivitäten aus.

Entstehen aus Anfragen und Angeboten im späteren Verlauf Kundenaufträge, greift das IT-System auf die bereits eingegebenen Daten zurück, um die Arbeit von Mitarbeitern zu beschleunigen und Fehler bei der Übertragung der Daten zu vermeiden.

Auch für Unternehmen, deren Angebote zu einem großen Teil wiederkehrend einen identischen Kern aufweisen, lohnt sich ein digitales Vorverkaufsmanagement. Liefert ein Unternehmen beispielsweise Sicherheitstechnik für OP-Säle, variiert die Ausstattung je nach OP-Saal und Klinik, doch z. B. 40 % der Ausstattung sind immer gleich. In dem Fall können Mitarbeiter Standardkomponenten (z. B. Standardklauseln, Basisprodukte) mit wenigen Klicks in ihr Angebot kopieren und wo immer möglich, aus ähnlichen existierenden Angeboten weitere Komponenten übernehmen.

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SAP Angebot – Anwendungsbereich

Das digitale Managen von Anfragen und Angeboten ist vor allem in folgenden Fällen sinnvoll:

Vertriebsanalyse

Unternehmen wollen ihre Vorverkaufsaktivitäten gezielt auswerten und ihre Erfolgsquote steigern. Wie steht es um den Wert eines Angebots im Vergleich zum daraus resultierenden Auftrag? Wie effektiv sind bisherige Planungsprozesse? Professionelle Anwendungen wie SAP bieten detaillierte Auswertungsmöglichkeiten, zum Beispiel die Darstellung von Erfolgsraten nach Verkäufern oder Verkäufergruppen.

Öffentliche Ausschreibungen

Nehmen Unternehmen häufig oder regelmäßig an Ausschreibungen von Behörden, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen teil, lohnt sich ein digitales Vorverkaufsmanagement. Gerade bei langwierigen und mehrschrittigen Angebotsprozessen stellt professionelle Software den Überblick sicher.

Hoher Umschlag

Für Unternehmen, die niedrigpreisige Produkte in hohem Umfang vertreiben, ist ein digitales Vorverkaufsmanagement sinnvoll, wenn sie größere Vertragsvolumen aushandeln.

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Angebotsmanagement mit SAP

Nutzer geben einfache Anfragen und Angebote im SAP-System über eine Maske ein. Sie können ein solches Einstiegsbild auch aus einer vorhandenen Anfrage oder einem existierenden Angebot kopieren, zum Beispiel, wenn der Kunde mit seinen Stammdaten bereits im System existiert. Mit dem Ausfüllen des Einstiegsbilds sind alle wichtigen verkaufsrelevanten Informationen zum Vorgang im System eingetragen.

Im SAP-System können sich Anwender eine Liste mit allen im System erfassten Anfragen und Angeboten anzeigen lassen und diese auswerten. Anwender können über individuelle Suchkriterien nach spezifischen Anfragen/Angeboten suchen oder die Auswertung eingrenzen. Zum Beispiel ist es möglich, sich die Anfragen herausfiltern zu lassen, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, um in einer weitergehenden Analyse die Gründe für das Scheitern der Vertriebsaktivitäten herauszufinden.

Voraussetzungen, um SAP-Belege der Vorverkaufsphase zu nutzen

Bevor Anwender mit SAP Anfragen und SAP Aufträgen arbeiten, müssen sie sicherstellen, dass folgende Parameter im System einpflegt sind:

  • Stammdaten für die Auftragswahrscheinlichkeit (nach Kunde und Belegart)
  • Relevante Belegarten
  • Gruppenbedingungen für den Belegfluss
  • Stammdaten für Alternativpositionen (Material)

Besondere Elemente der Dateneingabe in Anfrage und Angebot

Gültigkeitsdatum

In jeder Anfrage und jedem Beleg wird ein Gültigkeitsdatum eingetragen, bis zu dem der Vorgang zu beantworten ist. Belege können in Abhängigkeit vom Gültigkeitsdatum überwacht und analysiert werden. So ist sichergestellt, dass keine Anfragen untergehen und eine termingerechte Bearbeitung erfolgt. Auch Folgeaktivitäten lassen sich so bequem planen.

Produktbeschreibung

Alternativ zu einer Materialnummer kann in Anfragen und Angeboten auch eine textuelle Beschreibung des Materials oder der Dienstleistung eingefügt werden.

Alternativposition

In Angeboten kann es vorkommen, dass Materialien in unterschiedlichen Varianten zu unterschiedlichen Konditionen angeboten werden. Dies kann über Alternativpositionen abgebildet werden. Kommt es zum Kundenauftrag, wird im System eine der angebotenen Alternativpositionen gemäß Kundenwunsch ausgewählt.

Alternative Auftraggeber

Abweichend vom Kunden als Auftraggeber können Geschäftspartner in verschiedenen Partnerrollen, zum Beispiel als Warenempfänger, im System hinterlegt werden.

SAP Anfrage anlegen

Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die nachgefragte Menge eines Materials oder einer Leistung enthalten. Die einzelnen Positionen können in Teilmengen untergliedert und mit unterschiedlichen Lieferterminen versehen werden. Im SAP-System ist auch eine hierarchische Gliederung der Positionen möglich, sodass eine Differenzierung nach Chargen oder eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten) möglich ist. In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt.

Für die Anfrage gibt es im SAP-Standard nur eine Belegart AF, die nach Bedarf angepasst werden kann – zum Beispiel, um über Kopierregeln Daten in Angebote zu übernehmen.

Wichtige Transaktionen für Kundenanfragen

VA11 Kundenanfrage anlegen
VA12 Kundenanfrage ändern
VA13 Kundenanfrage anzeigen
VA15 Liste mit Kundenanfragen

SAP Angebot anlegen

Der Aufbau eines Angebots in SAP entspricht dem Aufbau einer Anfrage. Wie die Anfrage setzt sich auch das Kundenangebot aus einer oder mehreren Positionen zusammen, die die angebotene Menge eines Materials oder einer Leistung beschreiben. Wiederum kann die Gesamtmenge in Teilmengen mit unterschiedlichen Lieferterminen gegliedert werden. Positionen können hierarchisch gegliedert sein, um so nach Chargen zu differenzieren oder Stücklisten aufzulösen. Positionskonditionen können an jeder Position angegeben werden.

Über Schnittstellen kann der Angebotsprozess mit Drittsystemen, zum Beispiel Salesforce, integriert werden. In einer anderen Software als abgeschlossen eingetragene Angebote werden dann automatisch in das SAP-System übertragen und stehen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Wichtige Transaktionen

VA21 Kundenangebot anlegen
VA22 Kundenangebot ändern
VA23 Kundenangebot anzeigen
VA25 Liste mit Kundenangeboten
VA26 Massenfolgebearbeitung Angebote

Standard-Angebotsarten

SAP hat bereits einige Angebotsarten im Standard vorkonfiguriert. Anwender können diese Angebotsarten als Vorlage für ihre eigenen Angebote nehmen, sie kopieren und anpassen. Die Standard-Angebotsarten sind zudem hilfreich, um Einstellungen in eigenen Angebotsarten abzugleichen oder zu erweitern.

Verkaufsbelegart Bezeichnung
AE AG aus Serviceauftr.
AEBQ Angebot
AG Angebot
AP Angebot Projekt
AR Angebot Reparatur
AS Angebot für Service
AU Verkaufsauskunft
AV Angebot für Vertrag

Fazit: Angebote und Anfragen in SAP managen

Die Vorverkaufsphase ist eine oft unterschätzte Phase im Vertriebsprozess. Je nach Geschäftsmodell können Unternehmen hier mithilfe der richtigen IT-Lösung ihren Vertrieb deutlich effizienter gestalten. Mit SAP profitieren Unternehmen von mehreren Möglichkeiten der Datenanalyse, einer niedrigeren Fehlerquote dank automatisierter Datenübernahme, einer lückenlosen Verfolgbarkeit von Anfragen und Angeboten und einer nahtlosen Integration in den weiteren Vertriebsprozess.

Die Einführung und Anpassung von SAP Angeboten und Anfragen ist mit einigen Tücken verbunden, doch die Investition lohnt sich.

Jan-Christian Kaspareit

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Jan-Christian Kaspareit

Jan-Christian Kaspareit

Mein Name ist Jan-Christian Kaspareit und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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