Bonusabwicklung
Inhaltsverzeichnis
Bonuszahlungen ermöglichen es Lieferanten also, treue und umsatzstarke Kunden rückwirkend für den Verkauf der eigenen Produktpalette zu belohnen, indem sie Einkaufspreise durch eine nachträgliche Vergütung indirekt reduzieren. Da solche Bonusabsprachen einen großen Einfluss auf Produktpreise und Gewinnspannen haben können, ist es für Unternehmen von großer Wichtigkeit, jederzeit einen genauen Überblick über vereinbarte und ausstehende Bonuszahlungen zu haben.
Nachvollziehbarkeit von Bonusabrechnungen
Da nachträgliche Vergütungen oftmals an komplexe Vereinbarungen mit zahlreichen Nebenrechnungen gebunden sind, kann es schnell zu Fehlern bei der Bonusabwicklung kommen. Schlimmstenfalls führt dies dazu, dass ganze Zahlungen vergessen oder zumindest falsche Beträge überwiesen werden, z. B. wenn der Abgleich zwischen den Parteien über angegebene Verkaufszahlen unstimmig ist. Um Probleme wie diese zu vermeiden, bietet es sich an, ein digitales System zur Dokumentation und Abwicklung von Bonusvereinbarungen zu nutzen.
Fehlerhafte Bonuszahlungen führen zu Verlusten auf Seiten der Händler und können das Verhältnis zum Lieferanten negativ beeinflussen. Außerdem verursachen sie für beide Parteien einen unnötigen Mehraufwand, da Rechnungen im Zuge der Reklamation noch einmal neu kalkuliert und abgeglichen werden müssen.
Sowohl für Händler als auch Lieferanten ist es daher wichtig, ihre Bonusprozesse im Blick zu behalten und nachvollziehbar abzubilden. So sind Händler stets informiert, mit welchen Bonuszahlungen sie rechnen können, was die Preiskalkulation von Produkten und die Organisation von Werbemaßnahmen vereinfacht. Auf der anderen Seite erhalten Lieferanten dadurch mehr Kontrolle über ihre Bonusbedingungen und sind in der Lage, passende Rückstellungen für bevorstehende Auszahlungen zu bilden.
Möglichkeiten zur (digitalen) Bonusabwicklung
Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten zur Abbildung und Verwaltung ihrer Bonusabrechnungen. Im Folgenden stellen wir gängige Anwendungen und Prozesse vor.
Papiergebundene Prozesse
In manchen Unternehmen ist es auch heute noch der Fall, dass Bonuszahlungen auf Papier erfasst, bearbeitet und archiviert werden. Diese Methode weist jedoch deutliche Nachteile auf, welche das Management von Konditionskontrakten erheblich erschweren können:
Zum einen ist die Bonusabwicklung auf diesem Wege besonders aufwendig und fehleranfällig. So kann es schnell passieren, dass Zahlungen übersehen und vergessen werden. Zum anderen sind Papierprozesse oftmals kaum nachvollziehbar, was eine nachträgliche Analyse von Bonuszahlungen erschwert. Wenn es also zu einem Fehler kommt, lässt sich der Grund dafür nur sehr mühsam ermitteln.
MM-/SD-Bonus
Bei MM-Bonus und SD-Bonus handelt es sich um die traditionellen Standardlösungen zur digitalen Abbildung von Bonusvereinbarungen, Werbekostenzuschüssen und nachträglichen Vergütungen im SAP ERP.
Obwohl diese Module für die Pflege von Konditionskontrakten ausgelegt sind, gestaltet sich die Verwaltung von Bonusvereinbarungen mit ihnen dennoch als aufwendig, intransparent und fehleranfällig. Gründe dafür sind u. a. die starre Umsatzdatenermittlung ohne externe Datenquellen, die limitierten aber komplexen Abrechnungsszenarien mit eingeschränkten Buchungsmöglichkeiten sowie Limitationen in der Preisfindung. Dies kann dazu führen, dass es trotz sorgsamer Bearbeitung zu Fehlern kommt, die umständliche Korrekturen bzw. Reklamationen nach sich ziehen.
Zusätzlich wird im Zuge der Ablösung von SAP ERP durch SAP S/4HANA der Support für zentrale SAP-Anwendungen Ende 2027 (bzw. 2030 mit Extended Maintenance) eingestellt. Darunter fallen auch die MM-/SD-Bonuslösungen, welche in S/4HANA folglich nicht mehr unterstützt werden. Stattdessen bietet S/4HANA das neue Modul Settlement Management, welches SAP CCM für die Verwaltung und Abbildung von Konditionskontrakten nutzt.
Excel-Tabellen
Die Abrechnung von Bonuszahlungen mithilfe von Excel-Tabellen stellt eine Alternative dar, die von Unternehmen oftmals genutzt wird, wenn sich die Bonusfunktionen der MM-/SD-Lösungen als unzureichend oder zu kompliziert für die Abbildung der eigenen Geschäftsprozesse erweisen.
Ähnlich wie bei Papierprozessen bedeutet die Bearbeitung nachträglicher Vergütungen mithilfe von Excel-Dateien einen aufwendigen, manuellen Prozess, der zusätzlich noch mit vielen Medienbrüchen verbunden ist. Zudem liefern Excel-Tabellen eine geringe Nachvollziehbarkeit, da ihr direkter Bezug zu Geschäftsvorfällen nicht unmittelbar ersichtlich ist und ihre Archivierungsmöglichkeiten begrenzt sind.
Eigenentwicklungen
Manche Unternehmen nutzen selbstentwickelte und an die eigenen Geschäftsprozesse angepasste Software zur Bearbeitung ihrer Bonuszahlungen. Dies stellt eine sinnvolle Alternative zu anderen Lösungen dar, die besonders bei komplexen und unübersichtlichen Konditionskonstrukten Probleme bereiten können.
Die Nutzung derartiger Eigenentwicklungen ist allerdings immer mit besonderen Herausforderungen verbunden: Zum einen muss eine solche Anwendung zunächst konzipiert und programmiert werden, was je nach Umfang einen erheblichen Arbeitsaufwand für die IT-Abteilung bedeutet. Zum anderen sind solche Systeme tendenziell fehleranfällig, wodurch ein hoher Wartungsbedarf entsteht. Der administrative Aufwand für die Bonusverwaltung wird somit also nicht unbedingt gesenkt, sondern womöglich lediglich in den IT-Bereich verschoben.
Zusätzlich muss beachtet werden, dass die Migration von Eigenentwicklung in neue Systeme wie z. B. SAP S/4HANA besonders schwierig ist oder sich ggf. gar nicht umsetzen lässt. Anstatt also Energie in die Entwicklung einer eigenen Lösung zu investieren, nur um sie bei einem zukünftigen Systemwechsel aufzugeben zu müssen, lohnt sich die Suche nach einer zukunftsorientierten Lösung für die Bonusabwicklung.
SAP CCS & SAP CCM
Die Programme SAP CCS (Condition Contract Settlement) bzw. SAP CCM (Condition Contract Management) stellen moderne und flexibel einsetzbare Anwendungen für die nachträgliche Vergütung dar. Die beiden Lösungen unterscheiden sich hauptsächlich darin, in welchem SAP-System sie einsetzbar sind: Das ältere SAP CCS wird in On-Premise SAP ERP-Versionen genutzt, während SAP CCM der neue Standard in SAP S/4HANA ist und über Funktionen verfügt, welche über das einfache Abrechnungsgeschäft hinausgehen. Die zugrundeliegenden Einstellungen von CCS und CCM sind sehr ähnlich und CCM kann als eine zusätzlich optimierte Version von CCS betrachtet werden, weshalb wir der Einfachheit halber nachfolgend nur noch den Begriff CCM verwenden.
SAP CCM ist darauf ausgelegt, Probleme der oben genannten Alternativen zur nachträglichen Vergütung wie mangelnde Transparenz und unzureichende Archivierung zu beseitigen: Die Software erlaubt die pragmatische Abbildung und Verwaltung aller Bonusprozesse in einem digitalen System, das die Integration von SAP-Standardmodulen wie SD, MM, FICO und LO unterstützt.
Vorteile von SAP CCS & SAP CCM
SAP CCS/CCM erlaubt ein umfassendes Konditionsmanagement durch die digitale Bearbeitung und Abbildung aller Bonusvereinbarungen an einem Ort. Die Anwendung ist auch bei komplexen Konditionskonstrukten kaum fehleranfällig und sorgt für eine erhebliche Senkung von Prozesskosten, indem administrative Aufgaben und Laufzeiten auf ein Minimum reduziert werden.
Der Einsatz von CCM verspricht Unternehmen eine bessere Integration ihrer Bonusvereinbarungen in Order-to-Cash-Prozesse: Die Anwendung ist darauf ausgelegt, Abrechnungsprozesse für umsatz- oder mengenbasierte Kundenboni zu vereinfachen, Abrechnungsszenarien durch Automatisierung zu unterstützen und deren Bearbeitungsaufwand durch eine bessere Integration in Standardprozesse zu reduzieren.
Dafür setzt CCM auf eine Reihe von Funktionen, welche die Flexibilität, Transparenz und Effizienz von Bonusprozessen maßgeblich erhöhen.
Flexibilität
SAP CCM bietet eine Reihe von Features zur flexiblen Bearbeitung von Bonusprozessen, sodass sich auch komplexe Konditionskontrakte komfortabel verwalten lassen. Dazu zählen u. a. freie Umsatzdatenbeschaffung, individuelle Konditionseinstellungen und variables Customizing.
- Umsatzdatenbeschaffung: CCM erlaubt es, die Herkunft von Umsatzdaten in jedem Kontrakt komplett frei zu definieren. Dementsprechend können verschiedene Quellen wie Excel-Tabellen, externe Verkaufsdatenbanken und das SAP Business Warehouse für die Umsatzermittlung genutzt und als Berechnungsgrundlage festgelegt werden. Mithilfe von Selektionsbedingungen lässt sich zudem eine Vorauswahl treffen, sodass irrelevante Einträge nicht die Übersichtlichkeit erschweren.
- Konditionseinstellungen: Die Festlegung von Gebühren, Vergütungen und anderen Konditionen ist in CCM für jeden Kontrakt individuell einstellbar. Einerseits können so Konditionen angelegt werden, die bspw. nur für einzelne Materialien gültig sind. Andererseits lassen sich Konditionen aber auch auf Kontraktebene festlegen, sodass sie für alle relevanten Einträge der Umsatzbasis gelten.
- Customizing: Mithilfe von Customizing und einer Vielzahl an Erweiterungsmöglichkeiten wie BAdIs lässt sich CCM gezielt an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. So lässt sich die Benutzerfreundlichkeit erhöhen, während gleichzeitig das volle Potenzial der Anwendung ausgeschöpft wird.
Transparenz
Die Abbildung aller Bonusprozesse in einem zentralen System wirkt sich positiv auf deren Nachvollziehbarkeit aus und gewährleistet eine unmissverständliche Kommunikation mit Handelspartnern. Gleichzeitig unterstützen integrierte Analysefunktionen von CCM das Treffen strategischer Entscheidungen.
- Nachvollziehbarkeit & Kommunikation: Alle Abrechnungsprozesse werden im zentralen CCM-System übersichtlich abgebildet. So lässt sich leicht erkennen, welche Zahlungen bereits getätigt wurden oder noch ausstehen. Außerdem sind Verkaufszahlen durch die automatische Archivierung von Umsatzdaten jederzeit belegbar, sodass Unternehmen nachvollziehbare Rechnungsbelege für ihre Kunden erstellen können.
- Strategische Entscheidungen: CCM erlaubt mithilfe von Informationen auf Konditionskontraktebene eine genaue Analyse von Umsatzdaten und liefert mögliche Prognosen. So behalten Sie Ihre Margen stets im Blick und können die Preiskalkulation von Produkten entsprechend anpassen. Außerdem unterstützt Sie dies bei der Konditionsvereinbarung, sodass Sie durch geschickte Bonusabsprechen Umsatzsteigerungen erzielen können.
Effizienz
SAP CCM gewährleistet eine hohe Effizienz bei der Abwicklung von Bonusprozessen, indem es eine gut strukturierte Benutzeroberfläche bietet und zudem für die Automatisierung vieler Arbeitsschritte sorgt.
- Benutzerführung: Die einheitlich gestalteten Oberflächen der Kontraktanlage sorgen für eine benutzerfreundliche Bedienung und intuitive Bearbeitung. Zudem können Prozesse durch Customizing und Erweiterungen individuell angepasst und so zusätzlich erleichtert werden.
- Automatisierung: Eine Vielzahl von Abrechnungsszenarien wird durch automatisiertes Bündeln, Splitten und verschiedene Arten der Abrechnung unterstützt. So werden Vorgänge beschleunigt und die Fehlerquote reduziert. Umständliche Korrekturberechnungen entfallen, wodurch Anwender ihren Fokus auf die Optimierung von Bonusabsprachen richten können.
Websession: Bonusabwicklung
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Fazit
Die Bonusabwicklung ist eine Form der nachträglichen Vergütung. Sie ermöglicht es Unternehmen, treue und umsatzstarke Kunden für den Verkauf ihrer Produkte zu belohnen. Diese Zahlungen sind an Bedingungen geknüpft, wie beispielsweise der Abnahme verschiedener Produkte oder dem Erreichen eines Mindestumsatzes.
Durch Bonuszahlungen können Sie Einkaufspreise indirekt reduzieren und Geschäftsbeziehungen stärken. Es ist von großer Bedeutung, eine genaue und nachvollziehbare Abwicklung der Bonuszahlungen sicherzustellen, um Fehler und Verluste zu vermeiden.
Die Verwendung einer digitalen Lösung wie SAP CCM bietet hierbei zahlreiche Vorteile wie Flexibilität, Transparenz und Effizienz. Das System ermöglicht eine umfassende Verwaltung der Bonusprozesse, eine bessere Integration in die Geschäftsabläufe und eine zuverlässige Kommunikation mit den Handelspartnern.
Die Analysefunktionen von SAP CCM unterstützt Sie bei strategischen Entscheidungen. Sie trägt des Weiteren zur Effizienzsteigerung bei der Bonusabwicklung bei. Insgesamt bietet SAP CCM eine moderne und zukunftsorientierte Lösung, um Bonuszahlungen effektiv und zuverlässig abzuwickeln.
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