Effiziente Katalogbeschaffung: Praxistipps für die Tool-Auswahl und Implementierung

Die Digitalisierung verändert den Einkauf grundlegend. Unternehmen stehen damit immer mehr vor der Herausforderung, ihre Beschaffungsprozesse effizient zu gestalten, um Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen. Dabei bietet besonders die Automatisierung im Katalog-Einkauf große Einsparpotenziale. Doch wie können Unternehmen diese effizient umsetzen? Wir teilen unsere Empfehlungen zur Toolauswahl und Best Practices zur Implementierung.

Was ist Katalog-Einkauf und warum ist er wichtig?

Aktuellen Marktanalysen zufolge werden bereits heute rund 65 % der B2B-Einkäufe über digitale Plattformen abgewickelt und dieser Anteil wird in den kommenden Jahren weiter steigen. Besonders standardisierte Produkte und Dienstleistungen werden zunehmend über E-Procurement-Lösungen beschafft – schnell, effizient und regelkonform.

Beim Katalog-Einkauf handelt es sich um die systemgestützte Beschaffung solcher Produkte aus digitalen Lieferantenkatalogen.

• Kostenkontrolle durch vordefinierte Preise und Bedingungen
• Transparenz bei Bestellprozessen und Budgetverwaltung
• Zeitersparnis durch automatisierte Workflows
• Compliance-Sicherheit durch Genehmigungsprozesse und hinterlegte Einkaufsrichtlinien

Ein gut durchdachter Katalog-Einkauf reduziert dabei nicht nur Maverick Buying, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten: Die klaren Rahmenbedingungen machen Nachverhandlungen obsolet. Gleichzeitig gewinnen beide Seiten Planungssicherheit. Lieferanten können sich besser auf die Bedarfe einstellen, Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen und verlässlichen Konditionen profitieren.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines Katalog-Einkaufstools wichtig?

Die Wahl des richtigen Tools hängt von verschiedenen Faktoren ab. Folgende Aspekte sollten Sie insbesondere bedenken:

• Lässt sich das Tool nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System integrieren? Ein Katalog-Einkaufssystem sollte sich in bestehende ERP-Systeme, wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics, integrieren lassen, um durchgängige digitale Prozesse zu ermöglichen.
• Werden verschiedene Katalogtypen unterstützt? Das Tool sollte sowohl im eigenen System hinterlegte Kataloge als auch Punchout-Kataloge, d.h. externe Lieferanten-Webshops, unterstützen.
• Wie ist die Benutzerfreundlichkeit? Ein intuitives Interface erleichtert die Nutzung für Einkäufer und Bedarfsträger. Eine suchoptimierte Oberfläche und Filtermöglichkeiten sind essenziell.
• Ist die Compliance gewährleistet? Das Tool sollte Bestellgenehmigungen, Freigabeprozesse und Budgetkontrollen ermöglichen, um Compliance-Richtlinien einzuhalten.
• Wird das Lieferantenmanagement unterstützt? Ein effektives Katalog-Tool bietet eine einfache Anbindung und Verwaltung von Lieferanten, inklusive Preis- und Vertragsmanagement.
• Welche Reporting- und Analytics-Optionen sind integriert? Das Tool sollte umfassende Analysen zum Einkauf in Dashboards und Berichten anbieten, damit Anwender Optimierungspotenziale identifizieren können.

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Tool-Empfehlung: SAP Ariba als Lösung für den Katalog-Einkauf

SAP Ariba ist eine der führenden Lösungen für die digitale Beschaffung und bietet eine umfassende Plattform für den Katalog-Einkauf. Unternehmen können ihre Beschaffungsprozesse mit SAP Ariba zentral steuern, die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten verbessern und nachhaltig Kosten senken. Wichtige Funktionen sind:

• Katalogmanagement: Mit SAP Ariba lassen sich sowohl gehostete als auch Punchout-Kataloge nutzen. So können Unternehmen sowohl standardisierte Artikel als auch komplexe Sortimente einfach und strukturiert beschaffen. Unterschiedliche Katalogformate wie CIF, XLSX, cXML oder BMEcat werden nativ unterstützt.
• Prozessautomatisierung: Von der Bestellung über die Genehmigung bis zum Rechnungsabgleich – SAP Ariba digitalisiert und automatisiert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess. Das reduziert manuellen Aufwand, beschleunigt Durchlaufzeiten und minimiert Fehlerquellen.
• Ariba Network: Unternehmen können über das globale Ariba-Lieferantennetzwerk mit Millionen von B2B-Lieferanten einfach mit passenden Partnern in Kontakt treten und reibungslos mit ihnen zusammenarbeiten.
• Compliance und Kostenkontrolle: Durch die Priorisierung genehmigter Lieferanten, die automatische Anwendung von Vertragspreisen sowie Echtzeit-Preise und -Bestände können Unternehmen ihre Beschaffungskosten wirksam reduzieren.
• Integration mit SAP ERP: SAP Ariba lässt sich nahtlos in das klassische SAP ERP und in S/4HANA integrieren, sodass durchgängige Datenflüsse vom Einkauf bis zur Finanzbuchhaltung sichergestellt sind.
• Benutzerfreundlichkeit und intelligente Suche: Die intuitive Oberfläche ermöglicht eine Einkaufserfahrung ähnlich dem privaten Online-Shopping und mit der katalogübergreifenden Suchfunktion finden Anwender schnell die passenden Produkte.
• Cloud-basierte Bereitstellung und API-Integration: Kataloginhalte und Preise werden automatisch aktualisiert. Zudem lässt sich die Anwendung leicht mit weiterer Unternehmenssoftware verknüpften – für Echtzeit-Informationen zu Produkten und Beständen.

Alternativen zu SAP Ariba

Zu den am Markt verfügbaren Alternativen zu SAP Ariba zählen verschiedene Lösungen, die sich je nach Unternehmensgröße und Anforderungen unterscheiden. Besonders beliebt ist Coupa, eine cloudbasierte Plattform, die sich durch ihre schnelle Implementierung und umfassende Funktionen für Ausgabenanalyse und Budgetkontrolle auszeichnet. Unternehmen profitieren hier von hoher Transparenz und Echtzeit-Überblick über ihre Einkaufsdaten.

Für Organisationen mit komplexen oder branchenspezifischen Anforderungen eignet sich Jaggaer, eine flexible und anpassbare Lösung, die mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten punktet. Sie unterstützt differenzierte Einkaufsprozesse und bietet eine skalierbare Architektur für wachsende Strukturen.

Im Mittelstand hat sich Proactis etabliert. Die Plattform gilt als kosteneffizient und funktional ausgewogen, also ideal für Unternehmen, die eine solide Lösung für ihre Beschaffungsprozesse suchen, ohne in ein komplexes Großsystem zu investieren. Dank guter Integrationsfähigkeit lässt sich Proactis unkompliziert in bestehende IT-Landschaften einfügen.

GEP Smart schließlich richtet sich an Unternehmen, die besonders stark auf Automatisierung und datenbasierte Steuerung setzen. Die cloudbasierte Lösung kombiniert künstliche Intelligenz mit umfassenden Analysefunktionen, um Einkaufsentscheidungen zu unterstützen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Implementierung: Erfolgsfaktoren für den Katalog-Einkauf

Die Einführung eines Katalog-Einkaufstools sollte nicht nur als IT-Projekt verstanden werden, sondern als ganzheitlicher Veränderungsprozess im Unternehmen. Damit die Lösung nicht nur technisch funktioniert, sondern auch organisatorisch greift, sind folgende Schritte entscheidend:

Anforderungsanalyse: Zu Beginn gilt es, die eigenen Anforderungen klar zu definieren. Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Funktionen sind unverzichtbar,  z. B. hinsichtlich Genehmigungsworkflows, Katalogarten oder Schnittstellen zum ERP-System? Eine sorgfältige Analyse schafft die Grundlage für eine fundierte Toolauswahl und eine passgenaue Systemeinführung.

Lieferantenintegration: Ein Katalogsystem entfaltet erst dann seinen vollen Nutzen, wenn auch die Lieferanten gut angebunden sind. Dazu gehört die technische Integration über Punchout oder gehostete Kataloge ebenso wie die inhaltliche Abstimmung zu Sortiment, Preisen und Aktualisierungshäufigkeit. Eine offene Kommunikation und klare Erwartungen sind hier entscheidend für den gemeinsamen Erfolg.

Schulung der Mitarbeiter: Damit das neue System im Alltag funktioniert, müssen alle relevanten Nutzergruppen, d.h. vom strategischen Einkauf über operative Einkäufer bis zu Bedarfsträgern in den Fachbereichen, gezielt geschult werden. Dabei sollte nicht nur die Bedienung, sondern auch der Zweck und Nutzen des neuen Prozesses vermittelt werden. So lässt sich Akzeptanz schaffen und die Fehleranfälligkeit im Live-Betrieb reduzieren.

Testphase & Optimierung: Vor dem unternehmensweiten Rollout empfiehlt sich eine Pilotphase mit ausgewählten Warengruppen, Standorten oder Abteilungen. So lassen sich Prozesse unter realen Bedingungen prüfen und Verbesserungspotenziale identifizieren ohne unternehmensweite Auswirkungen. Fehler können behoben, Abläufe angepasst und Nutzerfeedback integriert werden.

Rollout & Monitoring: Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt erfolgt der flächendeckende Rollout. Doch auch danach endet der Prozess nicht: Regelmäßige Erfolgskontrollen anhand von KPIs (z. B. Systemnutzung, Prozesslaufzeiten, Maverick-Buying-Quote) helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierlich nachzusteuern. Zusätzlich sorgen interne Feedbackschleifen und Lieferanten-Reviews dafür, dass das System langfristig lebendig und leistungsfähig bleibt.

Erfolgreicher B2B-Einkauf braucht die richtige Software

Die Beschaffung befindet sich in einem massiven Wandel. Digitale Katalogsysteme sind längst kein „Nice to have“ mehr, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Wer mit veralteten Anwendungen arbeitet, verliert an Effizienz und erhöht seine Kosten unnötig in die Höhe.

 SAP Ariba bietet eine umfassende Lösung, um die unternehmerischen Beschaffungsprozesse zeitgemäß und zukunftsfähig aufzustellen. Doch auch andere Tools können je nach Unternehmensgröße und Anforderungen eine sinnvolle Wahl sein. Entscheidend ist, dass Unternehmen ein System wählen, das sich gut in ihre bestehenden Prozesse integrieren lässt, benutzerfreundlich ist und weitreichende Automatisierung unterstützt. Eingebettet in eine effektive Strategie holen Unternehmen so das Maximum für ihre Prozesse aus der Technologie heraus.

 Fest steht: Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, kommt an der Digitalisierung des Katalog-Einkaufs nicht mehr vorbei.

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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