5 Gründe, wieso Sie sich mit E-Procurement beschäftigen sollten
Ein E-Procurement System automatisiert und beschleunigt den Beschaffungsprozess in Unternehmen und ermöglicht Ihnen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse. Trotzdem ist die Einführung eines E-Procurement-Systems, wie die meisten Digitalisierungsprojekte, mit anfänglichen Investitionen und Aufwand verbunden. Vielleicht stellen auch Sie sich daher die Frage: Lohnt sich der Aufwand, brauche ich ein E-Procurement-System wirklich, oder ist es einfach nur ein „Nice-to-have“? In diesem Beitrag möchte ich Ihnen fünf Gründe dafür vorstellen, warum sich die elektronische Beschaffung für Sie lohnt.
#1: Niedrigere Material- und Prozesskosten durch E-Procurement
Wenn Sie eine E-Procurement-Lösung nutzen, erhalten Sie Zugriff auf einheitliche, geprüfte Online-Kataloge mit eindeutigen und transparenten Angeboten. Hier können Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Angebote vergleichen und so das für Ihr Unternehmen beste und günstigste identifizieren. So verhindern Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter weiter bei dem altbekannten Lieferanten bestellen, bloß weil „sie das schon immer so gemacht haben“ – obwohl der Stammlieferant vielleicht nicht die günstigsten Konditionen bietet. Je nach Warengruppe eröffnen sich Ihnen damit Einsparungspotenziale von 2–4 %.
Ein E-Procurement-System senkt auch den Aufwand und die Kosten für jede einzelne Bestellung. Lange Recherchen im Internet oder in Printkatalogen fallen weg. Das Ausfüllen, Mailen, Faxen oder Durchgeben per Telefon von Aufträgen, Genehmigungen und Bestellungen (sog. Freitextbestellungen) gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen bestellen Ihre Mitarbeiter per Mausklick aus einheitlichen Online-Katalogen. Der Bestellprozess läuft automatisch und elektronisch ab.
#2: E-Procurement macht Schluss mit Maverick Buying
Durch E-Procurement machen Sie zudem Schluss mit Maverick Buying: Durch einfache und intuitive Prozesse, automatische Genehmigungen und ausgewählte Lieferanten, vereinfachen Sie Ihren Mitarbeitern den Bestellprozess deutlich. So stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen über ein zentrales Verfahren vorgenommen werden und nichts am System vorbeiläuft. Nicht zuordenbare Bestellungen, die unnötig Zeit und Kosten verursachen, gehören damit der Vergangenheit an.
#3: Automatische Dokumentation mit E-Procurement
Ein E-Procurement-System automatisiert den Bestellvorgang nicht nur, sondern dokumentiert ihn gleichzeitig auch. Es zeichnet alle wichtigen Informationen und Daten (wie Anforderungen, Genehmigungen, Bestelldaten) auf und speichert diese. So können Sie Ihre Einkäufe jederzeit lückenlos und unkompliziert nachvollziehen und optimieren. Zudem optimieren Sie Ihre Logistik- und Einkaufskonditionen, weil Sie alle Bestellungen auf einen Blick einsehen können.
#4: E-Procurement schafft Zeit für Wesentliches
Eine E-Procurement-Lösung macht Routineaufgaben, mit denen sich Ihre Mitarbeiter im Einkauf normalerweise herumschlagen müssten, überflüssig. Im E-Procurement-System sorgen einfache und verständliche Prozesse dafür, dass alle Bestellungen zentral erfasst werden können. Simple und intuitive Oberflächen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die Plattform ohne lange Einarbeitung oder IT-Vorkenntnisse zu verwenden. So haben sie mehr Zeit für wesentliche Aufgaben wie die Lieferantenauswahl oder die Verhandlung von Angeboten.
#5: Einfache Integration in Ihr ERP-System
Die meisten E-Procurement-Systeme verfügen über vorkonfigurierte Schnittstellen, über die sich das System in Ihr ERP-System integrieren lässt. Über diese Schnittstellen können Sie Ihre E-Procurement-Lösung mit Ihrer Lösung für die Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung verknüpfen und so auch die finanzielle Abwicklung Ihrer Bestellungen zentral an einem Ort erledigen.
Fazit
Wie würden Sie die Frage „E-Procurement – notwendig oder nur Nice-to-have?“ nach Lektüre dieses Beitrags für sich beantworten?
Letztendlich müssen Sie die Entscheidung für oder gegen ein E-Procurement-System natürlich selbst treffen. Ich kann Ihnen eine elektronische Lösung für Ihren Einkauf aber sehr empfehlen. Natürlich müssen Sie anfangs Zeit und Geld in die Implementierung investieren. Aber in wie vielen Situationen werden eben diese Ressourcen dann täglich wieder einsparen? Da wird der ROI nicht lange auf sich warten lassen.
Haben Sie noch Fragen zum Thema E-Procurement? Melden Sie sich einfach bei mir. Ich stehe Ihnen gerne jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung.
