So optimieren Sie Ihre Papierprozesse
In der Logistik und in der Produktion wird oftmals noch viel mit Stift und Papier gearbeitet, um Prozesse zu dokumentieren. Dabei gibt es inzwischen viele mobile Apps, die deutlich schneller und einfacher zu bedienen sind. Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag einmal zeigen, wie Sie Ihre Papierprozesse mit digitalen Möglichkeiten optimieren.
Datenerfassung mit Papier birgt Probleme
In vielen Unternehmen werden Prozesse noch mit Papier abgewickelt, die mit der Hilfe von digitalen Lösungen deutlich schneller durchgeführt werden könnten. Wenn beispielsweise Material umgelagert werden muss, wird das oftmals schriftlich mit Stift und Papier festgehalten. Genauso ist es bei der Inventur: Vielleicht kennen Sie es ja, dass Inventurbelege an die Mitarbeiter ausgeteilt werden, diese müssen den aufgefüllten Bericht dann zurückbringen und die Daten werden dann ins System übertragen. Das ergibt viele doppelte Arbeitsschritte, bei denen Fehler unterlaufen können.
Generell sind die Papierprozesse erstmal nichts „langsames“. Es hat sogar Vorteile: Das Papier ist greifbar und Sie haben Ihre Daten noch schwarz auf weiß. Das führt oftmals dazu, dass sich die Mitarbeiter sehr wohl dabei fühlen, wenn etwas schriftlich auf Papier festgehalten wird. Das liegt daran, dass die meisten gar nicht mit den Bereichen zu tun haben, bei denen Probleme auftreten können. Diese sind nämlich meist in den vor- und nachgelagerten Prozessen zu finden.
Es ist beispielsweise schwierig, Dokumente an einer zentralen Stelle festzuhalten, da das Papier immer irgendwo im Umlauf ist. Diese müssen dann zentral abgetippt und so in das System überführt werden. Bei diesem Prozess können schnell Fehler entstehen, da z. B. Tippfehler sehr schnell passieren können, ohne dass es jemand merkt. Dazu kommt noch die Herausforderung, dass die Daten im System oft veraltet und nicht aktuell sind. Das liegt daran, dass es sehr lange dauert, bis die Daten nach der Erfassung vom Zettel ins System übertragen werden können. Außerdem kann Papier schnell verloren gehen, womit natürlich auch die Daten weg sind, die darauf festgehalten wurden.
So sieht die mobile Lösung aus
Die Lösung dafür bieten verschiedene mobile Apps. Es gibt dabei vielfältige Möglichkeiten, diese einzusetzen, sodass Sie jeden Ihrer Prozesse damit optimieren und das Papier ersetzen können. Sie können damit beispielsweise Umlagerungen mit nur wenigen Klicks dokumentieren. Auch wenn Monteure Material für einen Auftrag entnehmen, lässt sich das per App nachvollziehen. Von Materialinformation bis Rückgabe – das Portfolio der Apps ist breit gefächert.
Unsere Standard-Apps von Mindlogistik sind dabei simpel und direkt auf den Prozess zugeschnitten. Das erleichtert die Bedienung für alle Beteiligten und es sind keine ausgiebigen Schulungen dafür nötig. Das steigert die Akzeptanz der Apps bei den Mitarbeitern. Das gilt auch für ältere Mitarbeiter, die möglicherweise technisch nicht so versiert sind und dem Papier eher vertrauen. Für das Design verwenden wir den Fiori-Standard der SAP, wodurch die Benutzeroberfläche übersichtlich und intuitiv bedienbar ist. Dadurch sind die Apps auch S/4HANA-kompatibel.
Damit Sie sich besser vorstellen können, wie das dann im System aussieht, finden Sie hier Screenshots aus den Apps für Materialbelege und Materialbuchung:
So sieht ein typischer Papierprozess aus
Ein Beispiel für einen typischen Prozess, der über Papier abgewickelt wird, ist die Quittierung von Abholungen. In Lagern mit einer Theke für Selbstabholer wird häufig eine Quittierung auf dem ausgedruckten Entnahmeschein vorgenommen. Der Abholer unterschreibt dabei auf dem Warenbegleitschein. Dieser wird dann eingescannt oder zentral abgeheftet.
Die Lösung, um diesen Papierkram zu umgehen, ist eine App zur Unterschriftenerfassung. Die App zeigt mithilfe von Volltextsuche und speicherbarem Filter alle letzten Materialbelege des Lagers an. Außerdem sehen Sie direkt alle nötigen Details, die hinterlegt sind (Was wurde gebucht? Wieviel wurde gebucht?). Auf Wunsch können Sie auch weitere Informationen hinzufügen, wie beispielsweise Fotos.
SAP MM App: Entnahme auf Auftrag
Material Management für SAP - Optimieren Sie Ihre Logistik mit mobilen Flexus Apps für SAP MM. | Gratis Demo.
Der Abholer kann direkt auf dem Tablet, Scanner oder Smartphone unterschreiben und dadurch quittieren, welche Ware er abgeholt hat. Die Unterschrift wird dabei direkt im SAP-System hinterlegt. Auf Wunsch kann zusätzlich der Empfänger per Mail (oder ausgedruckt, wenn es sein muss) eine Belegkopie erhalten. Eine weitere Funktion der mobilen App sind Fotos, auf denen Beschädigungen oder ähnliches festgehalten werden können.
Noch Fragen?
Möchten Sie noch mehr über die Potenziale der einzelnen Apps für Ihr Unternehmen erfahren? Melden Sie sich gerne bei uns und wir schauen einmal darauf, wie Sie Ihre Papierprozesse optimieren können.
